Приемка в фулфилмент-центре: от сложностей к компромиссам

Наиболее ответственный этап – идентификация единичных упаковок товаров, приходящих на склад в заводской упаковке. Такие товары могут не содержать маркировки на каждой индивидуальной упаковке, необходимой для безошибочного подбора и комплектации индивидуальных заказов.

Все операции на складе базируются на сканировании уникального штрихкода, позволяющего получить всю необходимую информацию о товаре: наименование, вес, срок годности и прочее. Таким образом, приемка товаров в рамках процесса фулфилмента обязательно должна предусматривать проверку наличия необходимого идентификатора на каждой упаковке в читаемом формате. В случае если штрихкод отсутствует, важно обеспечить его оперативное нанесение на каждую индивидуальную упаковку. В то же время нужно отметить, что данная операция является частью стандартного процесса работы с товарами, предназначенными для интернет-торговли, и не осложняет его при правильном планировании операционных процессов на складе.

Безусловно, приемка грузов – непростой процесс, во время которого могут случаться разного рода сложности, однако безвыходных ситуаций не бывает, нестандартные решения приходят с опытом, а новые программы и высокотехнологичные сервисы, при правильном использовании, только облегчают рабочие процессы.

Например, если авто приехало на выгрузку, но по каким-то причинам в общей системе нет заявки, наши ИТ-специалисты оперативно связываются с клиентом и на основе данных, полученных от него, создают заявку сами. Отсутствие штрихкодов на товаре тоже не является проблемой, так как их можно сгенерировать/распечатать и самостоятельно оклеить товар.

Важно правильно проводить сортировку груза при приемке: делать это согласно сроку годности и номеру партии товара.

Современные системы учета и хранения товаров, которыми оснащены наши склады, позволяют настроить абсолютно любую полярность. Все зависит от желания клиента.

В последнее время все чаще приходится заниматься маркировкой товаров и этикетированием изделий – что вполне логично, учитывая сроки внедрения обязательной маркировки товаров, определенные законодательством.

 

Работая в сфере логистики скоропортящихся продуктов питания, при приемке товара мы в первую очередь проверяем его срок годности и соответствие количества и ассортимента заказу. Любая ошибка при приемке ведет к прямым убыткам по списанию продукции и дополнительным расходам на ее уничтожение плюс штрафы магазинов за сорванную или неполную поставку. Такие товары нельзя вернуть поставщику, поэтому они физически уничтожаются с составлением фотоотчета: производитель должен быть уверен, что просроченная продукция не всплывет на каком-нибудь рынке по низкой цене.

Также при приемке продукции обязательно проверяется температура товара и запись установленного в машине термографа на предмет соблюдения водителем температурных параметров перевозки. Если выясняется, что холодильное оборудование выключалось, было неисправно или не обеспечивало требуемую температуру, товар не принимается. Следует заметить, что многие производители для дополнительного контроля соблюдения температуры перевозчиком вкладывают в поддоны с товаром свои автономные термодатчики.

В нашей практике существуют три основные проблемы:

• приходит товар без идентификаторов (штрихкода либо артикула). Решение простое: заказчик направляет нам фото либо мы направляем фото заказчику и визуально идентифицируем, какой товар поступил, затем присваиваем артикул и штрихкод;
• заказчик не знает ВГХ товара. Эта проблема тривиальна, т. к. для ее решения у нас установлено оборудование, которое измеряет ВГХ и определяет вес, а затем передает его в систему WMS;
• несоответствие фактического прихода заявленному в товарной накладной от поставщика или склада отгрузки. Проблема, которая беспокоит все три стороны (нас, заказчика, поставщика или склад, осуществивший данную отгрузку). Мы предпочитаем прозрачность в отношениях с заказчиками, поэтому у нас на всех участках склада установлено видеонаблюдение, что позволяет нам проследить, в каком виде и в каком количестве пришел товар. Такой же подход мы используем для решения зон ответственности для проблемных заказов. Все видеоматериалы мы всегда предоставляем заказчику.

Честно говоря, вынуждена всех нас расстроить, нам придется освоить к 2024 году самый сложный «поэкземплярный» учет в связи с внедрением обязательной маркировки потребительских товаров. Поэтому в перспективе двух-трех лет компромисса по учету у нас всех не останется.

Что касается хранения, мы реализовали адресное хранение и гибкую топологию склада в физическом пространстве и в WMS. Это позволяет в рамках одного стеллажа или ячейки объединять или разделять пространства в зависимости от ситуации.

В процессе приемки и обработки заказов наши клиенты предпочитают заказывать:

• услугу «подарочная упаковка»;
• стикировку брендированными бирками;
• создание комплектов, когда из разных товаров мы делаем комплекты, которые у заказчика продаются под 1 SKU;
• доверительную приемку, когда мы не пересчитываем товар в коробах, но комплектуем заказы из содержимого этих коробов, экономим время и деньги заказчикам;
• дополнительные вложения в виде промоматериалов заказчиков.

Приемка – один из важнейших этапов в фулфилменте, так как он подразумевает учет поступившего товара, а уже на основе этой информации будут строиться дальнейшие операции.

Наиболее частые сложности, с которыми ФФ-операторы сталкиваются в процессе приемки, – фактические отклонения от согласованного с клиентом порядка поставки. Как правило, отклонения возникают при повреждении товара, например, во время его транспортировки. Для его приема требуется больше времени, так как появляется необходимость составить акт для клиента, согласовать с ним порядок дальнейших действий и т. д.

Еще одна проблема, которая может возникнуть при приемке, – сложность идентификации, когда в документах указан один товар, а по факту приходит другой или же у него неверная маркировка. На приемку такого товара требуется больше времени, и зачастую, чтобы его идентифицировать, приходится работать совместно с интернет-магазином, который отправил этот товар.

Также могут встречаться товары, которые не имеют ни индивидуальных, ни групповых ШК артикула. В этом случае нет возможности обрабатывать их с использованием терминала сбора данных, а потому скорость приемки снижается. Такие товары мы, как правило, стикируем для оптимизации работы в будущем.

В большинстве случаев фулфилмент--операторы применяют артикульный учет. Использование сложного поэкземплярного учета применяется, как правило, лишь к некоторым категориям товаров и по согласованию с заказчиком. При этом система, используемая в работе СДТ, позволяет проводить оба варианта учета и даже в рамках работы с одним заказчиком, учитывая такие параметры, как особенность поступившей партии товара, срок его годности, дата производства, серийный номер и т. д. Например, сложный поэкземплярный учет мы ведем по клиентским возвратам, что позволяет нам однозначно идентифицировать каждую единицу товара и ее движение.

Пакинг, копакинг, перемаркировка – по сути, перечисленные операции обозначают дополнительные действия по отношению к товару: изменение его внешнего вида, внешнего вида упаковки, переупаковка, компоновка товаров для создания комплектов, нанесение на упаковку или на сам товар дополнительной информации и т. д. Фулфилмент-оператор должен уметь с этим работать, так как сейчас мы наблюдаем стремительный рост маркетплейсов, среди которых подобный вид услуг очень востребован. Как пример – сейчас у СДТ есть ряд клиентов, где перемаркировка, пакинг, копакинг и др. – основные направления нашего с ними сотрудничества.

Начать хотелось бы с вопросов, предшествующих приемке – для того чтобы приемка проходила четко и корректно, необходимо обеспечить наличие в учетной системе фулфилмент-оператора точной и достаточной информации о принимаемом товара. Как правило, при наличии времени это делается через предварительную загрузку в систему данных от владельца товара в формате его выгрузки или типовых файлов (например, из 1С), возможна также загрузка поартикульно через Личный кабинет.

Кроме указанных вариантов мы также рекомендуем использовать наши интеграционные решения – готовые модули для 1С, МойСклад, а также типовой API-обмен для иных учетных систем. В таком варианте данные о товаре для его приемки могут загрузиться одновременно с загрузкой заявок на его комплектацию и отгрузку – это особенно важно для срочных, кроссдокинговых заказов.

Также важно иметь на принимаемом товаре штрих-коды (например, штрих-коды производителя товара), чтобы производить автоматизированную приемку и удешевить ее для клиента.

Конечно, возможна приемка товара и не имеющего штрих-код (ШК), но такая приемка требует сличения и идентификации товара по другим (согласованным с клиентом) характеристикам, что замедляет ее и удорожает, а это не идет на пользу ни клиенту, не фулфилмент-оператору, ни получателю в последующем. Также для приемки важно наличие информации о весогабаритных характеристиках товара – иначе эти характеристики придется снимать отдельно, что также затратно, как по времени, так и по стоимости работ.

Часто при приемке (особенно при поставках товара с других складов или от негарантированных поставщиков) клиентом оговаривается необходимость:

проверки качества товара – не только по внешнему состоянию товарной упаковки, но и по некоторым техническим характеристикам (пример: нами по требованию клиента проверялась работоспособность пауэр-банков), но такие специальные проверки оговариваются и тарифицируются отдельно.

Из сложностей встречается наличие у одного клиента или поставщика различных ШК на один и тот же товар (например, в связи с его изготовлением на разных производственных площадках), поэтому в нашей системе мы поддерживаем возможность чтения разных ШК для одной карточки товара.

Реализация порядка приемки и учета зависит от устанавливаемых клиентом требований, и мы вынуждены в связи с этим поддерживать все типы:

• поартикульный учет, когда в рамках артикула ведется количественный учет числа товаров;
• помодификационный учет, когда в рамках одного артикула приходится поддерживать его модификации (например, размер, цвет, фактура) и уже внутри них обеспечивать учет числа товаров (не самое лучшее, но существующее на рынке учетное решение);
• посерийный учет, когда в рамках артикула требуется учитывать серию или поставку с определенным сроком годности товара, что важно для определенных типов продукции и для отгрузки с учетом этих данных;
• учет по серийным (индивидуальным) номерам, когда каждая единица товара имеет свой уникальный номер и при приемке (а в дальнейшем при подборе и отгрузке) необходимо отслеживать именно серийный номер – у нас это часто встречается для телекоммуникационного оборудования, некоторой электронной техники, товаров, подлежащих предметно-количественному учету и т.п.

Все типы такого учета реализованы у нас, поэтому «компромисс» искать не приходится, но обсуждать их необходимо с клиентом заранее («на берегу»), так как для каждого из них требуется выстраивание процессов еще перед организацией приемки.

Да, многим клиентам требуется для принимаемого товара делать дополнительные операции – так называемые «бантики» – иногда условные, а иногда вполне себе реальные (например, после упаковки товара в коробку одному из клиентов требовалось красиво перевязать товар с настоящим бантом на красивой ленте – представитель клиента не только присылал видеоинструкцию по завязыванию банта, но и приезжал на склад для проведения инструктажа наших упаковщиков).

Какие основные дополнительные операции возникают:

• проверка по качеству;
• доупаковка товара по требованию клиента, иногда в спецупаковку;
• перестикерование товара по требованиям клиента или маркетплейсов;
• формирование комплектов (типовых групп товаров для последующих типовых отгрузок);
• обработка (учет, сканирование, передача клиенту) сопроводительных документов (заявлений, претензий) при обработке возвратных товаров.

Процесс приемки начинается с информирования клиентом своего фулфилмент-оператора о предстоящей поставке, для чего клиент должен загрузить в систему накладную товарной партии, которая ожидается к приемке. Но бывает так, что даже на этом, казалось бы, простом и очевидном процессе, возникают сложности. Для разных товарных категорий степень сложности на этапе приемки может разниться. Например, в категории «Одежда» товар довольно часто просто может не иметь артикульных штрихкодов, и тогда товар нужно распознать по описанию и/или фотографии и промаркировать. Бывает, что штрихкод неуникален, и такое встречается не только с генерированными в учетной системе клиента штрихкодами, бывают клоны на системе кодирования EAN13. Выявленные «клоны» также подлежат перемаркировке. Ну, и к проблемам приемки относятся классические в складской логистике пересорт и расхождение. И это приходится решать в постоянном диалоге с клиентом. Проблемы тем острее, чем меньше времени прошло с момента «входа» клиента. Чем дольше взаимодействие, тем больше понимания «типовых» проблем клиента и больше «автоматизма» в их решении.

Артикулярное хранение позволяет максимально просто и быстро (с учетом озвученных выше проблем) завести товар на склад. Поэкземплярный учет позволяет знать всю историю каждого товара, заведенного на склад – какому клиенту принадлежит, какой поставщик поставил, каков срок годности (если есть), в каком заказе ушел со склада и вернулся. Но вход для поэкземплярного учета товара дольше и затратнее. Компромиссом может быть партионно-артикулярный учет и хранение. Такой подход может сократить время на приемке, но при этом иметь всю необходимую информацию для реализации разных стратегий подбора.

Что же касается пакинга-копакинга – мы сталкиваемся со всем вышеперечисленным и даже немножко больше. Клиенты ставят задачу упаковать одежду или предметы бытовой химии, как просто в пакеты, так и в фирменную упаковку клиента. И хотя мы обрабатываем товары не для офлайновой розницы, но были у нас запросы и на копакинг, когда мы физически объединяли разные товары в новую артикулярную единицу.