Бот на службе HR: кейс Unilever по автоматизации отбора стажеров

А. Никулушкина: Ранее процесс отбора кандидатов для стажировки был в основном ручным, с отдельными элементами автоматизации, и в нем было задействовано большое количество людей. Штатным рекрутерам, работающим в режиме фул-тайм, приходилось, во-первых, вручную собирать заявки от линейных руководителей, во-вторых, размещать их на специализированных сайтах и в соцсетях, в-третьих – опять же вручную обрабатывать поток кандидатов и фильтровать их на основании соответствия требованиям, которые мы предъявляем к стажерам. И на этом ручная работа не заканчивалась – далее кандидатам отправлялись тесты (проверка их была автоматической), и по их результатам назначалось собеседование у линейных руководителей. Как мы видим, процесс был крайне сложным, масштабным и трудоемким. Мы проанализировали загруженность рекрутеров и количество времени, которое требовалось на отработку одного резюме: оказалось, что даже с учетом частичной автоматизации такой процесс мог занимать примерно два месяца. Молодежь, как мы все прекрасно понимаем, так долго ждать не умеет – новому поколению требуется максимально оперативный отклик, иначе они быстро потеряют интерес к вакансии. И мы задумались, каким образом можно оптимизировать процессы рекрутмента. Помимо скорости, нам было важно сделать решение максимально интерактивным и user friendly как для соискателей, так и для рекрутера. В результате мы решили разработать бот и интегрировать его с сетью «ВКонтакте», где у нас функционирует карьерная группа. Запуск решения произошел в 2018 году, еще где-то год ушел на доработку.

А. Никулушкина: Мы рассматривали некоторые пакетные решения, однако было важно запустить пилот собственного бота и протестировать его на соответствие запросам компании. На тот момент мы были единственными в России из FMCG-компаний, кто использовал «ВКонтакте» для отбора кандидатов, – и это обстоятельство также послужило стимулом к разработке собственного решения.

А. Никулушкина: Пока да, но мы изучаем возможности других платформ. Во-первых, платформа «ВКонтакте» очень удобна для интеграции, во-вторых, у нас там очень крупная карьерная группа, в которой состоят около 40 тыс. человек. С этой аудиторией мы очень активно работаем. А с точки зрения состава аудитории большинство студентов пользуются именно «ВКонтакте», Фейсбук у них гораздо менее популярен.

А. Никулушкина: Прежде всего необходимо было не допустить усложнения процесса отбора для соискателей, а еще лучше – внести в него элементы геймификации. Мы постарались максимально очеловечить бота, прописав в скрипте элементы понятного для нашей аудитории языка общения – он ведет разговор с соискателями в привычном для них стиле, при этом не допуская фамильярности, живо реагирует на их сообщения, в т. ч. при помощи смайликов. И сам процесс подачи заявки из скучного заполнения анкеты превращается в увлекательный диалог. Всю рутинную работу бот делает сам – на выходе все равно формируется стандартная анкета, однако для студента весь процесс должен выглядеть простым и дружелюбным, а главное – коротким. У соискателя есть возможность за несколько минут ответить на все вопросы и выбрать интересное направление стажировки.

А. Никулушкина: Прежде всего у решения должен быть удобный интерфейс для рекрутера, одной из задач которого является отслеживание на ежедневной основе статистики по количеству поданных заявок, по ожидающим тестирование кандидатам и прошедшим его, а также оценка нехватки кандидатов на определенные позиции. В последнем случае предусмотрен следующий сценарий: рекрутер подгружает в бот ссылки на тесты, бот, ориентируясь на имена и фамилии, сам принимает решение, кому их нужно разослать, далее подтягивает результаты рекрутеру.

Следующим шагом стало упрощение HR-процессов для линейных руководителей. С этой целью мы начали сотрудничество с компанией VCV и заменили живое первичное интервью на запись видеоинтервью – этот формат тоже привычен для молодого поколения. Конечно, мы тщательно оценивали все возможные расходы на внедрение и использование нового решения – оно однозначно не должно было быть дороже существующей системы. Однако оптимизация костов не являлась самоцелью – важно было в первую очередь сохранить и улучшить опыт кандидатов, опыт рекрутера и опыт линейного менеджера.

А. Никулушкина: Концепция его совершенно точно не менялась. Периодически в систему добавляются новые опции – ведь аппетит, как известно, приходит во время еды. Мы еще раз объективно оценили существующие скрипты и возможность дальнейших интеграций. Не исключено, что в будущем мы решим использовать бот не только в сети «ВКонтакте» – и такая возможность должна быть в нем заложена.

 

А. Никулушкина: Наши соискатели – это студенты, обучающиеся на третьем–пятом курсах. Чтобы начать диалог с ботом, соискатель должен зайти в нашу карьерную группу в «ВКонтакте» и написать в мессенджере хештэг «Стажировка». Далее бот начинает общение с кандидатом, задает ему вопросы, связанные с его биографией, знаниями, навыками, выбранным направлением стажировки. Если кандидат соответствует всем формальным критериям, таким, например, как уровень знания английского языка, бот отправляет ему ссылку на тест на восприятие цифровой и вербальной информации. Если кандидат успешно справляется, он получает ссылку на видеоинтервью – уже именно на том проекте, который он выбрал. Кандидат отвечает на ряд вопросов, после чего видеозапись становится доступна линейному руководителю, т. е. непосредственному заказчику проекта, в его личном кабинете. Просматривать и оценивать видеоматериалы он может в любое удобное для него время на платформе VCV, затем он назначает подходящим кандидатам личное интервью (в текущих условиях его возможно провести онлайн). И если линейный руководитель окончательно убеждается в том, что ценности, опыт, навыки соискателя отвечают нашим требованиям, мы делаем ему предложение о работе.

Отмечу еще одну удобную функцию – менеджер выбирает себе одного кандидата, но если он видит и других достойных студентов, он может внутри системы рекомендовать их своим коллегам. Такой подход одновременно улучшает кандидатский опыт и повышает мобильность внутри компании.

Эксперт портала Cv2you По прогнозу исследовательской и консалтинговой компании Gartner, к 2020 году 85% всех видов взаимодействия между организациями и пользователями будет осуществляться через чат-боты. Чат-боты – действительно яркий тренд последних лет: в 2016-2017 годах наблюдался бум инвестиций в этот сектор. Наиболее широкое применение они получили в банковской и ритейл-сферах. Есть и попытки в HR, например, HeadHunter еще 2 года назад запустил сервис для создания чат-ботов. Наиболее перспективной сферой их применения является массовый подбор сотрудников (по статистике компании iCMS, HR-скрининг и ответы на вопросы занимают 60% времени). Однако кандидаты не так однозначно относятся к этому функционалу: так, 30% из опрошенных порталом создания резюме cv2you.com кандидатов покинули бы страницу, если бы на этапе подачи резюме их попросил бы ответить на вопросы в чат боте. Еще 34% сообщили, что это зависело бы от количества вопросов (они остались бы, если время на ответы не превышало бы 3-4 мин.). Оставшиеся (36%) – готовы были проходить скрининг-интервью с ботом. Важная оговорка: подобные результаты получены без учета HR-бренда компании. Мы полагаем, что для известных работодателей картина была бы намного оптимистичнее.

А. Никулушкина: Конечно – в противном случае мы бы не стали работать по этой схеме третий год. Мы постоянно собираем обратную связь от линейных менеджеров (рекрутер в любом случае часть времени уделяет поддержке программы стажировки и регулярно общается с руководителями) и видим, что при всей своей требовательности они в целом довольны процессом подбора стажеров. Наилучший индикатор их удовлетворенности качеством кадров – пожелания оставить стажеров на следующий сезон. Кроме того, у успешных стажеров есть возможность получить рекомендацию менеджера и в дальнейшем пройти более сложный и комплексный курс развития. Часть студентов при наличии вакансий остается работать в компании, некоторые впоследствии возвращаются к нам уже в качестве специалистов. А значит – процесс отбора кандидатов на стажировки действительно отлично работает.

А. Никулушкина: Для сотрудников, имеющих опыт работы, по моему мнению, пока эффективнее использовать классический рекрутмент. Стажировки у нас проходят два раза в год, и каждый раз на входе мы получаем более двух тысяч заявок. На обычные вакансии такого количества резюме, конечно, не бывает.

Поэтому в данном случае поиск сотрудников ведется стандартно – либо на специализированных сайтах, либо в других открытых источниках.

А. Никулушкина: Значительная часть процессов была оцифрована и ранее, например, планирование отпусков или в целом возможность удаленной работы с доступом ко всем системам компании. В период карантина полностью перешло в онлайн интервьюирование кандидатов, имеющих опыт работы, – и судя по всему, такой подход оказался достаточно эффективным и будет сохранен частично и в будущем. 

Также мы перенесли в онлайн финальный этап отбора – центр оценки – на лидерскую программу Unilever Future Leaders Programme. Цель данной программы – подготовка будущих лидеров бизнеса из вчерашних успешных выпускников. В течение дня 4–6 кандидатов работают и как команда, участвуя в групповых упражнениях и совместно решая бизнес-кейсы, и самостоятельно, презентуя собственные решения представителям бизнес-компании. Такой подход позволяет объективно оценивать умение человека работать с реальными кейсами, максимально приближенными к повседневным бизнес-задачам, а также его способность работать в команде и взаимодействовать с незнакомыми людьми. При этом оцениваются как его профессиональные компетенции, так и soft skills – практические навыки работы в коллективе, умение гибко реагировать на различные обстоятельства и пр.

Ранее финальный отбор в лидерскую программу проводился в офлайн-формате, в нашем офисе. Участие в нем принимали кандидаты из разных регионов, и, конечно, в марте пришлось оперативно переводить центр оценки в онлайн. С тех пор мы провели уже более 10 таких ассесментов в сети без потери качества. Жаль, конечно, что нет возможности продемонстрировать кандидатам наш офис, но, с другой стороны, такой формат связан с меньшим количеством стрессовых ситуаций, особенно для ребят из разных регионов. Полагаю, что даже когда будут окончательно сняты все ограничения, частично такие Центры оценки все равно будут проводиться онлайн.

А. Никулушкина: Мы получаем порядка 2000 заявок на каждую волну стажировок. При этом до карантина мы принимали примерно 70 стажеров, сейчас – около 40, т. е. отбор достаточно интенсивный и конкурентный. В целом же нам удалось сократить общее суммарное время кандидата в отборе с 6–8 недель до 3–4 недель, т. е. почти в два раза.

А. Никулушкина: Поскольку мы уловили правильный тренд и явно движемся в нужном направлении, будем и в дальнейшем придерживаться выбранной тактики. При этом, конечно, продолжим присматриваться к новым механикам и экспериментировать с уже освоенными форматам. Следующим нашим шагом должно стать формирование кандидатского опыта в режиме онлайн – в идеале нужно будет научиться по максимуму передавать будущим стажерам культуру и ценности компании через экран, а также изучить все возможности эффективного использования интерактивных инструментов для более полного погружения кандидатов в атмосферу Unilever.