Анна Бушуева, контент-маркетолог Ареал

Международная сеть гипермаркетов «Глобус» представлена в России 17-ю магазинами в Центральном федеральном округе. Большую часть товаров для продажи компания закупает, а значит - важна эффективная и быстрая коммуникация между закупщиком и поставщиком. Особенно, если речь о частых закупках скоропортящихся продуктов.

Менеджеры отделов закупок «Глобус» ранее использовали сервис ЭТП, электронная торговая площадка, для работы с поставщиками. Однако для более эффективной работы компания приняла решение разработать собственную.

Какие задачи стоят перед системой

1. Оптимизировать работу менеджеров отделов закупок «Глобус».
2. Систематизировать поставщиков и работу с ними.
   Овощи и фрукты — скоропортящийся товар, этот рынок очень изменчив, цены меняются часто, много поставщиков разных категорий. Всю необходимую для принятия решения информацию нужно получать в одном окне и одинакового формата от разных поставщиков.
3. Отразить в диджитал уникальную схему закупок «Глобус».

Процесс закупки через ЭТП

Мы запустили ЭТП, которая автоматизирует создание аукциона, участие в нем и непосредственно торги.

Стандартный аукцион

Он предлагает поставщикам сравнить свои предложения без участия менеджера «Глобус». Этот этап нужен для подтверждения способности поставщиков обеспечить объем продукции и для формирования средней цены товара.

Менеджер «Глобус» создает аукцион, выбирает тип, время, категории аукциона, продукцию, участников аукциона.

Поставщикам приходит уведомление на e-mail о начале торгов, и дальше они самостоятельно включаются в процесс. Организатор торгов устанавливает рамки начала и окончания аукциона, поэтому участники изначально знают, сколько у них времени на формирование предложения и предоставление всей необходимой информации.

Поставщикам зачастую нужно заполнить таблицы с данными по более чем сотней позиций. И делать это полностью в системе не всегда удобно. Мы предусмотрели возможность выгрузки из ЭТП excel-файла, который повторяет все поля из системы. Его можно спокойно заполнить на компьютере и загрузить на площадку.

Система автоматически распределит ставки по полям, а те, что не заполнены или заполнены неверно, подсветит и выведет ошибку. Некорректно заполненные поля можно отфильтровать и работать только непосредственно с ними.

После формирования предложения поставщик видит лучшую цену у каждой товарной позиции — самую низкую среди поставщиков, она подсвечивается зеленым. Таким образом и происходят торги. Поставщик может снизить цену, повысить или оставить.

При формировании аукциона менеджер «Глобус» может отметить чек-бокс - нужно или нет показывать лучшую цену поставщикам.

Параллельные торги

После стандартного аукциона «Глобус» выбирает, с какими поставщиками он хочет проводить непосредственно торги. На этом этапе они происходят по известному принципу: менеджер выставляет свою цену, поставщик - свою. И так до тех пор, пока не придут к общему знаменателю.

У менеджера бывает очень много заявок и, чтобы ни одну не пропустить, рядом с новыми стоит отметка.

Если менеджеру отдела закупок не требуется стандартное соревнование, то параллельный аукцион можно запустить отдельно.

Полезные функции

Исходя из специфики бизнес-процесса поставок в «Глобус», мы внедрили несколько дополнительных инструментов.

Инструкция

Для поставщиков ЭТП — большое нововведение. Индивидуально с каждым проговорить принципы работы площадки крайне тяжело. Поэтому мы сделали статичную страницу, с объяснением, как работать в системе.

Шаблоны аукционов

Некоторые аукционы однотипны из закупки в закупку. Поэтому мы предусмотрели возможность настраивать и сохранять шаблоны. Они упрощают жизнь и экономят время. В процессе создания аукциона по шаблону можно править все поля, как и при создании нового.

Excel-отчет

По истечению торгов становится доступен для скачивания отчет по закупке в виде excel-файла, который может понадобиться как менеджерам «Глобус», так и поставщикам.

Архитектура ЭТП

Нашей частью разработки был фронтэнд. Мы работали над пользовательским интерфейсом — с чем конкретно взаимодействуют менеджеры и поставщики. Фронт реализован на Vue.js. Мы выбрали этот фреймворк, потому что считаем его наиболее гибким и перспективным.

В процессе возник интересный вопрос — как обращаться к серверу «Глобус» за всеми данными. Оптимальным решением стало разработать промежуточный сервер-прослойку backend for frontend (BFF), потому что:

● «Глобус» со своей стороны параллельно разрабатывали бэкенд и периодически, что нормально, он был недоступен. Наличие BFF позволяло нам продолжать разработку на подготовленных шаблонах данных.

● BFF — это еще некая защита от прямого доступа к API бэкенда. Мы обращаемся к промежуточному серверу, а он уже к бэку «Глобус». Так получается, что истинный источник данных скрыт.

● Иногда фронтенду требовались данные от бэкенда по разным запросам. И чтобы не нагружать бэк новыми обращениями, BFF собирает данные из запросов к бэкенду в необходимый для интерфейсов фронтенда вид.

Как это работает: BFF обращается к бэкенду «Глобус», куда подтягиваются данные из SAP Retail. А в SAP Retail собирается информация о потребностях гипермаркетов в овощах и фруктах. Так менеджер по закупкам получает актуальные требования, которые выставляются поставщикам.

Результат

Менеджеры по закупкам активно используют электронную торговую площадку для выбора поставщиков. В планах реализовать гибкую интеграцию ЭТП с другими системами, что оптимизирует производительность и упростит процесс закупки.