Как «Азбука вкуса» мигрирует в Яндекс 360 для бизнеса

Крупный ритейлер «Азбука вкуса» поэтапно переводит сотрудников в сервисы Яндекс 360 для бизнеса — рассказываем, как удалось организовать переезд.

В начале 2022 года менеджмент «Азбуки вкуса» столкнулся с тем, что из-за ухода иностранных вендоров с российского рынка пропала возможность пользоваться привычными сервисами. Сначала в срочном порядке перешли с Google Drive на Яндекс Диск, а после того, как оценили ситуацию и изучили возможности отечественных продуктов, решили полностью перевести 11 500 сотрудников в сервисы Яндекс 360 для бизнеса и даже почти полностью отказаться от IP-телефонии в пользу Мессенджера. А чтобы переход не отразился негативно на эффективности компании, его разбили на отдельные этапы. 

Дмитрий Кузеванов, технический директор «Азбуки вкуса», рассказывает, как проходит миграция и как ритейлер оценивает сложность и скорость этого процесса.

Выбирали из нескольких вариантов, но остановились на Яндекс 360 для бизнеса

Основное преимущество Яндекс 360 для бизнеса заключается в том, что это одна большая экосистема, в которой есть всё необходимое для работы. Дополняют и усиливают её возможности инструменты облачной платформы Yandex Cloud. У конкурентов нет экосистемности нужных решений: одни вендоры предлагают только инструменты для хранения файлов, у других работают почта и облако, но нет решений для видео-конференц-связи и быстрой коммуникации. 

Нам неудобно и невыгодно самим формировать систему из отдельных сервисов: это требует дополнительных трудозатрат. Например, привлечения сотрудников отдельных служб, которым приходится поддерживать набор инструментов от разных поставщиков. Мы, как ритейлер, хотим сфокусироваться на уникальных предложениях и предоставлении качественного сервиса нашим клиентам. 

Мигрировали в сервис для хранения файлов и организовали быструю коммуникацию 

Когда Google Drive отказался продлевать подписку российским пользователям, нам пришлось решать вопрос с облачным хранилищем. Параллельно сохранялась неопределённость с другими иностранными вендорами. Всё это привело к тому, что мы перенесли файлы и рабочие коммуникации в сервисы Яндекс 360 для бизнеса.

Перенесли 4,5 ТБ данных на Диск. Когда организовывали миграцию, выяснилось, что в интерфейсе Диска нам не хватает некоторых функций: например, ограничения доступа к файлу внутри организации или возможности указать пароль и срок действия для ссылки. Но команда Яндекс 360 всего за квартал добавила новые фичи. 

Яндекс Диском активно пользуются более 120 сотрудников «Азбуки вкуса»: дизайн-студия хранит там общие макеты, а бизнес-аналитики IT-департамента обмениваются документами.

Перевели видеовстречи в Телемост. В сервисе регулярно проводят созвоны более 1 500 человек — это сотрудники центрального офиса. На корпоративных вебинарах и тренингах могут собираться до 1 000 зрителей одновременно. Сейчас команда Яндекс 360 работает над обновлениями: в Телемост добавят постоянные ссылки на конференции и комнаты ожидания. Рассчитываем, что это упростит работу с инструментами для сотрудников нашей компании.

Организовали общение в Мессенджере. В ритейле большое значение имеет скорость коммуникации: нужно оперативно решать вопросы на местах, чтобы оказывать качественный сервис покупателям. Поэтому 11 500 сотрудников «Азбуки вкуса» — и офисные работники, и персонал, который работает в торговых точках, — имеют возможность регулярно общаться в чатах. Яндекс Мессенджер показался наиболее удобным решением: в нём интуитивно понятный интерфейс и есть такие полезные инструменты, как, например, треды для тематических обсуждений.

Мигрировали в систему управления проектами Yandex Tracker. Загрузили около 250 проектов и предоставили доступ 1 000 сотрудников. Нам не нужно было самим переносить информацию. Процесс миграции был автоматизирован силами команды Yandex Tracker. На стороне Яндекс 360 и Yandex Cloud для нашей компании выделили команду технической поддержки, которая была на связи в чате на случай сложностей или вопросов

Корпоративную базу знаний, доступную только сотрудникам, переносим в сервис Wiki на платформе Yandex Cloud.

Решили заменить устаревшую IP-телефонию на Яндекс Мессенджер

Сейчас сотрудники на торговых точках и в центральном офисе используют физические IP-телефоны: по ним они связываются друг с другом, если нужно уточнить информацию или решить рабочий вопрос. Но этот способ коммуникации нельзя назвать удобным. Сотрудникам приходится запоминать много имён, чтобы при необходимости быстро найти нужного специалиста в телефонной книге и набрать его. Поэтому мы планируем практически полностью заменить IP-телефонию на звонки в Мессенджере — так будет сразу понятно, к кому и с какими вопросами можно обратиться. 

Мессенджер будет интегрирован с внутренним корпоративным приложением, которое сотрудники устанавливают на смартфоны. Чтобы сделать звонок один на один, достаточно будет найти в адресной книге нужного коллегу и нажать «Позвонить» — переадресация в Мессенджер произойдёт автоматически. Ещё через приложение можно будет перейти в текстовый чат, чтобы отправить сообщение.

На финальном этапе также хотим перевести 4 500 пользователей, которые имеют собственные учётные записи в домене, с Microsoft Exchange на Яндекс Почту и Календарь. Этот процесс начнётся, когда коллеги из Яндекс 360 добавят несколько необходимых фич.

Что ждём от полной миграции в сервисы

В ритейле экстренная миграция из одного сервиса в другой может привести к снижению эффективности сотрудников и качества услуг, которые компания оказывает клиентам. Мы переходим поэтапно и тем самым рассчитываем сократить стрессовые моменты для персонала. Для пользователей внутри компании есть блок с частыми вопросами и ответами на них и техническая поддержка — можно написать на отдельную почту и уточнить, как пользоваться конкретным сервисом. 

После завершения миграции сервисы Яндекс 360 для бизнеса будут закрывать большинство потребностей сотрудников в части рабочего места. Сотрудники офиса смогут вести расписание в Календаре, здесь же планировать встречи в Телемосте, а с помощью Документов и Диска совместно работать над документацией. Все быстрые коммуникации переместятся в Мессенджер — это сделает работу в магазинах и на складах комфортнее и упростит онбординг новых специалистов.

Дмитрий Кузеванов, технический директор «Азбуки вкуса»:

«Мы также рассчитываем снизить издержки на техническое обеспечение компании. Предварительно посчитали, что переход в сервисы Яндекс 360 для бизнеса позволит сэкономить до 1/3 от расходов на набор аналогичных on-prem решений»