Автоматизация подбора для региональных сетей: как в 2 раза ускорить наем в ритейле и успевать расти вместе с бизнесом

Рассказывает Марина Хадина, директор департамента HR-автоматизации hh.ru, руководитель сервиса Talantix.

Мы все знаем монстров ритейла: ориентируемся на них в найме и бизнесе, да и просто ходим в их магазины каждый день. В то же время почти в каждом регионе есть свои герои — локальные игроки, которые поняли, как быстро расти и масштабировать команды, сохраняя качество товаров, уровень цен и лояльность покупателей. Именно эти компании смело применяют цифровые решения, чтобы оптимизировать операционные процессы.

Мы проанализировали наши данные о клиентах и составили портрет регионального бизнеса, который успевает расти. Рассказываем, как благодаря автоматизации рекрутинга бизнес может увеличить скорость закрытия вакансий в 2 раза и повысить при этом укомплектованность кадров до 95%.

Как растут региональные ритейлеры

Сеть розничных магазинов начинается с первой точки, и, если все идет хорошо, за первые 5-6 лет бизнес открывает основную массу магазинов по региону и обзаводится собственной инфраструктурой — производственными цехами, распределительными хабами и центром поддержки с логистикой, бухгалтерией, эйчарами и юристами.

Когда штат компании разрастается до двух тысяч человек, один рекрутер перестает справляться с нагрузкой, и бизнесу предстоит решать — расширять штат, перестраивать процессы или автоматизировать. Тут вспоминается фильм «Основатель» про «Макдоналдс»: ключевым компонентом успеха сети стала операционная эффективность.

По мере роста сети появляются разные, иногда отдельные направления подбора, например:

● вакансии в магазинах;

● подбор в распределительный центр;

● подбор в центр поддержки магазинов;

● подбор под открытие новых точек сети.

Можно расширить штат и назначить ответственного за каждое из направлений. Но по опыту наших клиентов, эта мера работает недолго — без раздутия HR-команды все пожары не затушить, нужно пересматривать сам процесс найма.

Проблемы найма в растущем бизнесе

В период активного роста компании у рекрутеров в работе бывают самые разные вакансии — от линейного персонала до руководителей региональных офисов. Команды сталкиваются с такими проблемами:

1. Большой поток вакансий — до 100 в месяц в зависимости от размера сети.
2. Сложности во взаимодействии с линейными руководителями. Вакансий на подбор много, кандидатов тоже, и нужно что-то согласовывать с каждым из руководителей. Если процессы не настроены, то проблемы и напряжение от такого потока коммуникаций начинают кратно расти.
3. Территориальная распределенность команды. Рекрутинговая команда и руководители могут находиться в разных локациях, и, если не настроена работа с единой кандидатской базой, будут серьезные карманы неэффективности и потери кандидатов.
4. Открытие точек на новых территориях. Магазины открывают по всему региону: в деревнях, пгт и моногородах, постоянно осваиваются новые точки. И если процессы подбора с широкой географией живут в блокнотах, памяти рекрутера и в Excel, это усложняет и без того непростую задачу привлечения и отбора.
5. Использование разных источников кандидатов. Чтобы ориентироваться в «разношерстной» базе, нужен максимально простой в работе инструмент, иначе — хаос, потеря массы времени на поиск данных и миллион возможностей упустить важную информацию.

Работать без общей базы кандидатов и прозрачных процессов становится очень сложно. В «ручном» процессе HR-менеджеры находят, отбирают и выгружают на рабочий стол резюме кандидатов, отправляют их вложенными файлами линейным руководителям. И тут включается человеческий фактор: письма теряются, руководитель не успевает или забывает их просмотреть, вложенные файлы загружают почту, а рекрутер в аврале вынужден все помнить, искать, повторять, «пинать». Пока все это происходит, часть кандидатов уже теряется: люди находят другую работу.

В итоге рекрутеры вынуждены заново искать соискателей, которые снова теряются в ненастроенных процессах.

Решение — использовать инструмент автоматизации подбора

Без дополнительного инструмента тут не справиться. Когда это становится очевидным и эйчары совместно с бизнесом решают вложиться в ИТ-решение, важно сделать правильный выбор. Идеальной системы не бывает, так как у каждой компании свои процессы, а значит, и свои критерии.

Поэтому мы рекомендуем провести небольшую подготовительную работу, чтобы их сформулировать:

1. Обозначить цели и ожидаемые изменения от использования инструмента. Например:

- сформировать базу кандидатов с возможностью использовать ее вновь;

- сократить время найма в целом или время пребывания кандидата на этапе;

- поднять качество отбора за счет сокращения рутинных операций;

- обеспечить прозрачность подбора для всех участников, включая линейных руководителей;

- поднять удовлетворенность бизнеса сервисом подбора.

2. Вспомнить ключевые KPI команды подбора, чтобы учесть их мониторинг в системе. Например, это могут быть:

- укомплектованность,

- время закрытия вакансии,

- качество найма (% прохождения испытательного срока).

3. Описать все элементы и инструменты, используемые в процессе отбора, чтобы ничего и никого из участников не потерять, а заодно оценить их целесообразность. К примеру, процесс согласования кандидатов с линейными руководителями есть у большинства компаний, но отнимает время. Его можно автоматизировать или поменять. Также стоит критически посмотреть на этап с тестовым заданием, на то, как устроены сбор и отправка данных в службу безопасности.

4. Опросить линейных руководителей, как они оценивают сервис подбора в компании, какие есть пожелания. Это важно, чтобы наблюдать за ростом удовлетворенности по итогам изменений.

Как выбрать CRM для рекрутмента

Вот пример критериев выбора CRM для рекрутмента, по опыту наших клиентов:

1. Удобство (не путать с привычкой) — измеряют количеством кликов для частых целевых действий.
2. Объем автоматизации рутинных действий — наличие инструментов автоматизации разных элементов процессов.
3. Легкость формирования своей базы кандидатов из разных источников.
4. Легкий доступ к системе для команды подбора — не путать с отделом подбора, доступ нужен и за его пределами.
5. Сохранение критичных элементов рекрутингового бизнес-процесса — этапы и все, что происходит между этапами: отправка и сбор документов, тестовых, анкеты в службу безопасности и так далее.
6. Исполнение закона ФЗ-152, соблюдение compliance.
7. Соответствие ИТ-безопасности и ИТ-инфраструктуре.
8. Бюджет и принцип тарификации: оплата только за HR или за линейных руководителей тоже, дополнительные скрытые платежи.
9. Потенциал к развитию системы.
10. Сроки внедрения, возможность запустить систему самостоятельно, без подключения ИТ-специалистов.
11. Клиентская поддержка.
12. Обучение вашей команды подбора и других участников.
13. Стабильность и бесперебойность работы системы.
14. Надежность сохранения базы кандидатов.

Такая подготовка поможет сформулировать критерии, которые будут подходить именно под ваши задачи, запросы от бизнеса и особенности отбора. Выбор, основанный именно на таких критериях, будет максимально верным.

На что не стоит опираться при выборе системы и почему

1. Рейтинги. Они пока не развиты в России, моментально устаревают, и их критерии не соответствуют тому, что нужно вашей компании.

2. Мнение коллег или чужой список критериев. У каждого свои задачи и процессы, даже у ваших прямых конкурентов.

3. Опыт прошлых лет. Технологии очень быстро развиваются, и то, что вы видели 3–6 месяцев назад, уже неактуально.

Результаты внедрения: как оценить эффект от внедрения CRM для подбора

Внедрение онлайн-системы для управления подбором помогает быстро выстроить более эффективный процесс: убрать хаос, сделать работу удобной для всех участников подбора и сократить сроки на каждом этапе воронки найма.

Вот как перестраивается подбор у наших клиентов после внедрения CRM-системы Talntix:

1. Рекрутер составляет план подбора на месяц или квартал и может указать срок найма по каждой вакансии, потому что знает средние показатели по воронкам.
2. Рекрутер размещает вакансии и следит за эффективностью каналов и достаточностью кандидатов наверху воронки.
3. Отклики по вакансиям приходят прямо в систему, они разбираются автофильтром, и уже предварительно отобранные анкеты рассматривают линейные руководители.
4. Рекрутер мониторит стадии разбора кандидатов, время нахождения кандидатов на этапе, причины отказа. При необходимости меняет параметры привлечения кандидатов.
5. После первичного отбора рекрутер вместе с линейным руководителем проводит собеседования с лучшими кандидатами. Иногда это очная встреча, но чаще — онлайн, с помощью удобных для соискателей сервисов: WhatsApp, Viber, Telegram, Microsoft Teams. Причем календари и мессенджеры интегрированы в CRM Talantix.
6. Линейный руководитель принимает решение по кандидатам, выбирает лучшего, оставляет свое решение и комментарии в системе. Рекрутер в курсе и запускает следующий этап без лишних пауз.
7. Служба безопасности проверяет кандидата и оставляет свое решение в системе.
8. Оффер и стажировка в магазине, которую часто проходят и все офисные сотрудники. Ее также планируют и мониторят в системе.

В свое время меня впечатлила система найма в компании McDonald’s: там руководитель отдела подбора выступает в роли ключевого организатора всех процессов, в том числе занимается маркетинговой составляющей для привлечения кандидатов. Именно он продумывает и внедряет стандарты подбора в компании, инструменты автоматизации, настройки предварительного отбора и передачи подходящих кандидатов бизнесу. При этом он не занимается непосредственно разбором откликов — эта задача автоматизирована. А прособеседовать и выбрать людей — задача директоров ресторанов. И это верно: ведь именно бизнесу работать с этими людьми. Практика подтверждает, что вовлечение линейных руководителей в отбор повышает их уровень ответственности за команду. По нашей практике, передовые розничные сети с интенсивным развитием организуют подбор именно таким образом. Это также подтверждает опыт и наших клиентов, в частности компании Tom Tailor.

Результаты в цифрах

В одной из компаний наших клиентов Talantix даже называют супергероем отдела подбора: работать в системе быстрее и проще, бизнес продолжает развиваться, но не вгоняет рекрутеров в очередной аврал.

Вот какие метрики растут у наших клиентов после внедрения:

● + 50% к скорости подбора;

● + 15% к укомплектованности персонала;

● + 30% к качеству отбора, то есть растет процент прохождения кандидатами испытательного срока;

● каждый 5-й кандидат нанят из своей накопленной базы кандидатов;

● NPS сервиса со стороны бизнеса достигает 99%.

Эффективные инструменты Talantix

Наши клиенты — розничные сети довольны результатами и не представляют, как работали без Talantix: удается улучшить ключевые показатели и настроить прозрачные процессы. Теперь резюме не теряются в почтах у разных людей, а сохраняются в общей базе. Линейные руководители сами разбирают отклики и довольны сотрудниками, которых нанимают. Общение между рекрутерами, нанимающими менеджерами и соискателями проходит в удобном для всех формате: рекрутерам очень нравится, что можно ответить кандидату в Viber или WhatsApp прямо из системы.

Самые эффективные инструменты клиентов сегмента розницы:

● общий доступ к базе кандидатов с сохранением всей истории, масса фильтров для поиска кандидатов, чтобы направлять им рассылки с приглашением на новые вакансии;

● кнопка импорта кандидатов из разных каналов с функцией идентификации двойников;

● брендированные страницы для привлечения из социальных сетей: некоторые наши клиенты даже размещают QR-коды этих вакансий на машинах торговых представителей и в газетах;

● мультивакансия — возможность объединять отклик из разных вакансий в один поток разбора;

● настраиваемая воронка подбора;

● автофильтр для автоматизированного разбора откликов;

● массовая отправка писем по шаблону;

● оперативная связь с кандидатами через мессенджеры;

● автоматизированная цепочка отправки и получения тестовых заданий;

● шаблоны причин отказов кандидатам для сбора корректной аналитики;

● расширенная аналитика с возможностью выгрузки.

Все вместе они существенно облегчают работу и сокращают рутину — больше не нужно выдумывать письма-отказы или вручную отсортировывать кандидатов с нерелевантным образованием или опытом.

Шаблоны писем: в письмо автоматически встраивается имя соискателя, название вакансии и подпись отправителя. На обратную связь нужно 2 минуты, а письмо получается индивидуальным

 

Общение через мессенджеры: рекрутер может написать соискателю в WhatsApp, Viber и Telegram без необходимости добавления номера в контакты телефона

Идентификация двойников: Talantix распознает дубли резюме и позволяет объединять карточки кандидатов