KPI как показатель успешности работы компании с мерчандайзером

Андрей Орешин, директор по работе с клиентами OPEN Group, Сергей Пестов, руководитель направления обучения и организационного развития OPEN Group.

Несмотря на то что понятия KPI и мотивации давно уже вошли в лексикон каждого работодателя, порой бывает сложно представить себе, как именно они должны работать на благо компании – и должны ли они работать вместе.

Мы в OPEN Group пришли к выводу, что KPI это не просто метод оценки эффективности персонала – это показатель успешности нашей работы с человеком. Обученность сотрудника обеспечивает постоянное повышение качества оказываемых им услуг, открывает возможности профессионального и карьерного роста сотрудников, а также укрепляет привлекательность бренда компании, как работодателя и партнера для бизнеса. Эффективная, профессиональная, хорошо обученная структура полевого персонала – это то, что должно выгодно отличать компанию OPEN от конкурентов.

Корпоративный Университет

Мы считаем, что KPI и мотивация персонала важны в комплекте – и поэтому рассматривать одно в отрыве от другого было бы неправильно. В первую очередь это связано с нашим пониманием, что одной из основных вызовов для HR отдела сегодня является проблема баланса между целями компании и целями человека, работающего в этой компании. Для достижения максимальной эффективности необходимо связать их воедино в единый алгоритм обучения и карьерного развития.

Работа с мотивацией начинается в первую очередь с выявления целей сотрудника. Именно для этого в нашей компании существует Корпоративный Университет OPEN – удобная мобильная онлайн-платформа для развития персонала. Корпоративный университет – это не просто набор курсов, это система адаптации и развития сотрудников, основой которой являются карьерные треки – программы, которые визуализируют движение сотрудника по карьере (грейдам), а также добавляет геймификацию в обучение и развитие сотрудников

Карьерный трек объединяет в себе программу обучения и практические задания от руководителя, что позволяет на практике отработать теоретические материалы.

Само движение по карьерному треку мотивирует сотрудника не только на обучение, но и достижение высокого бизнес-результата, который является определяющим при переходе с одного уровня на другой.

Мотивационные программы (бизнес-программы) также запускаются по средствам корпоративного университета:

• Инструменты корпоративного университета позволяют проводить не только обучение, но и стимулировать сотрудников выполнять бизнес-задачи, которые будет подтверждать руководитель

• Только заполненный руководителем чек-лист будет считаться пройденным этапом бизнес-программы, за который можно назначить дополнительные баллы

• Периодные активности могут быть назначены в определенные даты, и это будет фиксироваться в календаре сотрудника

Любая активность в Корпоративном Университете (и бизнес, и обучение) приносят сотрудникам баллы, которые влияют на рейтинги сотрудника (нематериальная мотивация), а также могут быть конвертированы в подарки, которые можно купить за баллы (материальная мотивация).

У каждого из студентов корпоративного университета есть личный кабинет с актуальной статистикой и назначенными курсами, таким образом можно самостоятельно контролировать свой прогресс обучения, видеть результаты и обратную связь. Сотрудник имеет доступ не только к обязательным, но и к факультативным курсам для своего развития. Элементы геймификации делают процесс обучения динамичным и увлекательным: рейтинговые системы, награды и достижения мотивируют сотрудников получать лучшие оценки и проявлять дополнительную активность в работе.

Через обучение в Корпоративном Университете возможно получить реальные показатели ROI и выявить реальные цели и потребности сотрудников – и благодаря этому понять, какая мотивация лучше всего отразится на их эффективности.

Такая разная мотивация

Как компания, работающая с огромным штатом полевого персонала, мы понимаем важность человеческого фактора и необходимость развития новых форм и методов управления персоналом. Для эффективной деятельности необходимо, чтобы сотрудник изъявил желание проявить собственные профессиональные качества. Замотивированный сотрудник как правило делает больше, чем от него требуют должностные инструкции, он чаще участвует в жизни коллектива, проявляет проактивность, берет на себя дополнительные задачи на саморазвитие и развитие команды. Правильная мотивация в таком случае может стать движущим фактором.

Начнем с материального аспекта. Мы понимаем, что материальная мотивация важна для каждого человека, поэтому у нас есть различные мотивационные программы, которые позволяют сотрудникам перевыполнять бизнес-показатели и получать за это дополнительную денежную мотивацию. Поскольку мотивационные программы завязаны на KPI сотрудников, тем самым мы повышаем лояльность сотрудников к компании и улучшаем бизнес-показатели. Для наших мерчандайзеров и торговых представителей такими материальными мотивационными программами могут стать увеличение ДМП в торговых точках или расширение выкладки.

Важной частью материальной мотивации также является своевременная выплата ЗП и понятное формирование итоговой суммы: когда сотрудник понимает, за что именно он получает свою зарплату, он начинает иметь более чёткое представление о своих задачах. Вместо того чтобы вслепую следовать предписаниям KPI, сотрудник начинает чётко видеть взаимосвязь между своим трудом и выдаваемой ему зарплатой – и его мотивация для повышения собственной эффективности возрастает.

К нематериальной мотивации можно отнести факторы, облегчающие жизнь сотрудника и позволяющие ему задуматься о продолжении своей карьеры внутри компании. В эту категорию входят признание заслуг работника, похвала от руководства, комфортные условия работы (например, выстраивание маршрута недалеко от дома работника) и, конечно же, чёткое понимание возможности карьерного роста – и здесь мы возвращаемся к уже упомянутым ранее карьерным трекам.

Карьерный трек – это последовательность стадий профессионального развития сотрудника. В процессе работы у него есть возможность обучаться, проходить путь развития от стажера до кадрового резерва на любой из позиций. Проходя данную программу, сотрудник понимает, что он может расти в профессиональном плане и по должности, что зачастую является важной и мощной мотивацией.

Первый блок трека – On-Boarding – доступен с самого начала работы и содержит в себе базовые курсы и тесты. Необходимо успешное завершение. Данный блок находится под регулярным контролем менеджера по обучению и развитию персонала и руководителя. Сотруднику необходимо успешно завершить все элементы блока в определенный срок – например, в первые месяц или два.

Следующие блоки могут открываться на определенных этапах карьеры, например, через три месяца посла начала работы (с необходимым условием успешного завершения первого блока), или после выполнения определенных задач, поставленных руководителем, тем самым обеспечивая тесную связь развития и обучения сотрудника с реальной практикой, то есть выполнением конкретных бизнес-задач. В данном сценарии именно практический результат становится определяющим для перехода на новый уровень.

Финал карьерного трека – это кадровый резерв. Доходя до него, сотрудник подтверждает, что с образовательной точки зрения он готов к дальнейшему росту и может претендовать на новую должность. Также в рамках обучения и карьерных треков можно проводить регулярные аттестации сотрудников на предмет их соответствия занимаемой должности.

Возвращение к KPI

Замотивированный сотрудник куда больше заинтересован в выполнении задач KPI. Для нашей компании KPI – это сквозные задачи, на основе договора с клиентом. Как правило, мы работаем с покрытием (количество визитов, отработанное время в торговой точке, частота визитов), а также берем на себя специфические задачи проекта в соответствии с пожеланиями наших клиентов. Для отслеживания проектных показателей мы используем отчетность проекта, которая дает выполнение показателей в разрезе план, факт и прогноз выполнения. Показатели для оценки сопоставляются с финансовыми составляющими компании, то есть при выполнении определенного процента по KPI какое влияние это оказывает на клиентские сметы.

Формирование и отслеживание выполнения KPI – это достаточно универсальный процесс для компаний. Однако как именно можно увидеть взаимосвязь между повышением эффективности и мотивацией сотрудника? Для этого мы используем инструменты оценки эффективности - комплекс мероприятий в отношении сотрудников компании, включающих оценку работы и компетенций сотрудника, как коммерческих, так и HR-показателей

Этот инструмент позволяет:

• Достичь понимания уровня развития всех сотрудников

• Проработать развитие навыков руководителей

• Сформировать процесс кадрового резерва

Оценка эффективности проводится регулярно раз в полгода и имеет чёткую структуру. Так, отделу, отвечающему за реализацию данного процесса необходимо полное понимание результатов работы каждого сотрудника, поэтому для начала нужно подвести итоги по результатам отчетного периода. Затем происходит этап планирования задач на следующий отчетный период (полгода) с учетом анализа успехов и неудач сотрудников по прошедшему периоду. То есть происходит планирование обучения и развития сотрудников на последующий период.

Для подбора эффективной программы обучения определяется актуальная квалификация супервайзеров компании – сотрудников, отвечающих за мерчандайзеров и торговых представителей. Это важно для понимания на каком уровне развития находится каждый сотрудник, а также управления его развитием и эффективностью в бизнесе

Следующим этапом является определение сотрудников уровня «Аутсайдер», кто не соответствует должности и показывает низкую результативность, а также определение сотрудников уровня ТОП, с высоким потенциалом развития, которые в последствии пойдут на следующую ступень в программу кадрового резерва.

Поскольку результат работы каждого сотрудника влияет на работу команды и компании в целом, мы выделяем четыре блока:

• KPI

• Оценка профессиональных знаний

• Оценка за участие в различных HR-событиях

• Участие сотрудника в тренингах

При этом весомую часть оценки занимают KPI-показатели.

При оценке эффективности за каждый блок сотруднику начисляются баллы, и в зависимости от количества баллов присваивается профессиональный уровень: «ТОП», «Мастер», «Специалист» и «Аутсайдер». На каждый уровень устанавливается пороговое значение, которое пересматривается каждые полгода на основании предыдущего отчетного периода.

По итогам оценки эффективности определяется дальнейшее развитие сотрудника, в зависимости от присвоенного уровня – таким образом, возможно прозрачно, объективно и единообразно оценивать результаты, знания и навыки сотрудников.

Таким образом мы видим, что Обучение, Мотивация и KPI максимально эффективно работают вместе, как единая система. Через обучение выявляется мотивация сотрудника, мотивированный сотрудник нацелен на выполнение показателей KPI, а через оценку эффективности сотрудник с хорошими показателями KPI получает возможность продвигаться вперёд по карьерному треку. Таким образом, связав все три элемента воедино, возможно создать эффективную хорошо обученную структуру полевого персонала, нацеленную не просто на результат, но и на развитие каждого сотрудника.