10:15, 9 апреля 2021, 10:15
Количество просмотров 2222

Нужно ли стандартизировать процессы до их автоматизации?

Можно ли взять процесс и без какой-либо предварительной подготовки перевести его в цифру? Или необходимо заранее его стандартизировать? Cветлана Анисимова, генеральный директор Uipath в РФ и СНГ, разбирается, как должна проходить автоматизация любого бизнес-процесса.
Нужно ли стандартизировать процессы до их автоматизации?

 - рис.1


Cветлана Анисимова, генеральный директор Uipath в РФ и СНГ.

Можно ли взять процесс и без какой-либо предварительной подготовки перевести его в цифру? Или необходимо заранее его стандартизировать? Разбираемся, как должна проходить автоматизация любого бизнес-процесса.

Со временем в организациях накапливается множество различных процессов, направленных на решение одной и той же или схожей задачи. К примеру, способ сбора и обработки клиентских данных в департаменте маркетинга может существенно отличаться от того, что используется в департаменте продаж. Все эти разнородные процессы очень сложно объединить в единую управляемую и полностью прозрачную систему.

Для того чтобы избежать подобных ситуаций, руководители стараются упростить процессы и повысить эффективность с помощью ИТ. Нередко они выбирают один так называемый «золотой процесс», то есть наиболее удачный способ выполнения задачи, с которым все согласятся, и автоматизируют его. Однако при таком раскладе в ходе автоматизации может быть упущено множество деталей и этапов процесса, которые различные сотрудники и департаменты годами разрабатывали для его улучшения.

Другой способ — заранее привести все бизнес-процессы в организации к единому стандарту. Стандартизация процессов подразумевает, что в компании формируется единый набор процедур для достижения конкретного бизнес-результата. И теоретически это лучший подход, ведь он позволяет сохранить и масштабировать лучшие практики, принятые в компании. Однако на практике исправление любого процесса, особенно в крупной компании — сложная, дорогостоящая и затратная по времени задача. Далеко не все организации могут ждать столько, сколько нужно.

Что же делать в таком случае?

Шаг 1. Поймите, действительно ли вам нужна стандартизация

Для этого стоит задать себе несколько вопросов:

● Создают ли варианты процесса проблемы с производительностью или соблюдением регуляторных требований?

● Как много усилий потребуется на стандартизацию процесса?

● Как стандартизация процесса повлияет на работу людей, которые придумали различные варианты процесса?

Эти вопросы могут показаться простыми, но они имеют основополагающее значение для определения ваших дальнейших шагов.

 - рис.2

Шаг 2. Не бойтесь пропустить этап стандартизации

Если вы понимаете, что стандартизация невыгодна для бизнеса, просто пропустите этот этап. Но не хватайтесь сразу за внедрение массивных ИТ-систем — так вы рискуете выбросить деньги на ветер из-за разрозненности и чрезмерной сложности процессов.

Чтобы повысить эффективность и производительность работы сотрудников, вам достаточно упростить процессы и избавиться от избыточных операций. Для решения этой задачи отлично подойдут технологии роботизации: когнитивная автоматизация с помощью RPA позволяет освободить команду от выполнения повторяющихся рутинных задач. Так, в одном международном банке сотрудники должны были вводить данные каждого нового клиента в 50 различных систем. Благодаря внедрению RPA банк смог избавиться от трудозатратного процесса и высвободить время своих операторов на решение креативных, интеллектуальных задач.

Шаг 3. Не ставьте стандартизацию во главу угла

Если же вы понимаете, что стандартизация неизбежна, постарайтесь найти компромиссное решение. К примеру, в свое время руководство Applied Materials обнаружило, что в компании есть несколько отличающихся процессов, и сотрудники никак не могут прийти к консенсусу и выбрать оптимальный путь их стандартизации.

Тогда руководство Applied Materials решило пойти необычным путем. Вместо того чтобы тратить время на переговоры с командой и объяснение преимуществ стандартизации, компания автоматизировала процессы с помощью RPA «как есть». Это дало немедленный результат, даже несмотря на небольшое расхождение в процессах. В результате все заинтересованные стороны согласились с преимуществами автоматизации. И только после этого начали искать пути стандартизации, чтобы повысить эффективность работы в будущем.

Чаще всего сотрудники более заинтересованы в автоматизации, нежели в стандартизации. Ведь в результате внедрения ИТ-решений их работа станет проще и быстрее, а стандартизация кажется многим из них пустой тратой времени. Поэтому делать стандартизацию предпосылкой автоматизации или вообще самоцелью — большой риск.

Шаг 4. Поставьте бизнес-результат на первое место

Не откладывайте автоматизацию лишь потому, что ваши процессы не безупречны. Сосредоточьтесь на достижении таких бизнес-результатов, как улучшение качества обслуживания клиентов, упрощение взаимодействия с контрагентами и высвобождение времени сотрудников, участвующих в процессе. Как только приоритетом для вас станет обеспечение того, чтобы процессы приносили бизнес-результат, вы перестанете беспокоиться об их разрозненности. И вместо этого направите свои усилия на постепенное совершенствование каждого из них. Это принесет большую пользу для вашего бизнеса. А нюансы можно устранить уже в ходе автоматизации.

Шаг 5. Дайте сотрудникам возможности для роста

Наконец, помните: ваши сотрудники хотят, чтобы автоматизация избавила их от рутины и освободила время для работы над более интеллектуальными и значимыми задачами. Однако это требует от них совершенно иных знаний и навыков. Поэтому необходимо обеспечить команде доступ к инструментам профессионального роста: например, программам повышения и переквалификации. В конце концов, конечная цель любого проекта автоматизации — переориентация людей на более эффективную работу, а не создание идеального бизнес-процесса.

Стандартизировать или не стандартизировать, вот в чем вопрос

Подводя итог, стоит вернуться к первоначальному вопросу: следует ли сначала перепроектировать процесс, или же можно автоматизировать его «как есть»? Лучше всего делать это одновременно.

Если сосредоточиться исключительно на стандартизации, можно излишне растянуть проект и в итоге не добиться требуемой эффективности. В свою очередь, автоматизируя все «как есть», рискуете потерпеть головокружительное фиаско. Ведь если процесс автоматизировать пять раз пятью разными способами — это пустая трата времени и ресурсов. Как в свое время сказал Билл Гейтс, «автоматизация, применяемая к неэффективным операциям, только увеличивает неэффективность».

Рубрика:
{}Технологии

ТАКЖЕ ПО ТЕМЕ