«Регуляторная гильотина»: как новые требования трудового законодательства повлияют на ритейл

Думаю, что ни для кого не секрет, что сегодня мы живем в годы реформы трудового законодательства. Принимаются как глобальные законы, так точечные поправки в нормативные акты, вносятся изменения в отношении не только работодателей, но и работников. В общем «регуляторная гильотина» идет в ногу со временем! 

Важно понимать, что трудовое законодательство не разделяет бизнес на малый, средний или крупный, не выделяет сферы деятельности или формы собственности. Трудовое законодательство разделяет только законопослушных работодателей и работодателей-нарушителей. Соответственно, изменения уже не обошли торговые площадки, отрасль товаров и услуг, включая крупных ритейлеров, и владельцев небольшого бизнеса, в том числе, которые работают на территории торговых центров. 

Давайте начнем по порядку. Какие же изменения произошли/произойдут в ближайшем времени и как они отразятся на предприятиях, работающих в сфере услуг и торговли.

Основным скоростным катализатором изменений в трудовом законодательстве послужил, конечно, 2020 год. Старт дал 206 Указ Президента РФ «Об объявлении нерабочих дней с сохранением заработной платы». К нам, как компании, основной деятельностью которой является помощь работодателям в соблюдении трудового законодательства, сразу после публикации данного указа «посыпался шквал» звонков и писем от работодателей. Они не понимали, что это за такие нерабочие дни, при которых нужно выплачивать зарплату, что вообще делать и как это применять на практике. Напомню, что сфера товаров и услуг в этот период разделилась на две части: организации, которые по своей специфике деятельности остались как непрерывно действующие и не прекращали свою деятельность, но большая часть организаций ушла на дистанционный формат работы или вообще закрылись.

Для компаний, которые стали работать удаленно, соответственно, встали вопросы, связанные с оформлением работников при дистанционном формате работы, в частности с организацией взаимодействия сотрудников между собой, как управлять ими на удаленке, да и, вообще, сохранить сотрудников особенно тем организациям, которые были вынуждены временно приостановить свою деятельность. Государство, органы власти и правительство начали понимать, что в этой части надо работать, двигаться, как-то выстраивать на законодательном уровне отношения работник-работодатель. Результат: федеральный закон, который полностью регулирует взаимоотношения между работником и работодателем при удаленной форме работы, регламентирует требования к нормативной базе и нормативным документам, к самой процедуре перевода сотрудников на дистанционную работу. 

Сегодня мы уже живем в цифровом формате. Более того, уже практически полтора года идет эксперимент по переходу на электронный документооборот. То есть кадровое делопроизводство практически в полном объеме организации должны в ближайшем будущем вести в электронном формате. Хорошо или плохо? Хорошо, так как ничего не потеряется и все будет автоматизировано. Но плохо для тех компаний, которые не в полном объеме ведут кадровый документооборот, не в полной мере соблюдают требования или нарушают их, не владеют умением работать на электронных площадках. 

Отмечу, что электронный формат взаимодействия работник-работодатель будет осуществляться на портале Министерства труда. Важно понимать, что к данному порталу уже подключены все контрольно-надзорные органы и их цель – контроль за соблюдением законодательства со стороны работодателя. Все нарушения, которые работник и работодатель совершают в связи с оформлением трудовых отношений, будут немедленно зафиксированы системой, работодателю придет предупреждение, дан срок на их устранение и, если нарушение не будет устранено, к работодателю применят административные санкции. 

С 1 июля 2021 года Пенсионный фонд обновил требования и теперь в отчете СЭВ-ТД каждый работодатель, не важно сколько у него сотрудников, торговая у него точка или крупный магазин, должен указывать коды общероссийского классификатора занятий (ОКЗ). И вот здесь получается интересная ситуация: кто-то пытается искать эти коды, кто-то – копировать у друзей. Но это неправильно. Для примера возьмем два ООО, работающих в одной отрасли с одинаковым количеством сотрудников – у них будут разные коды ОКЗ. Определяется код ОКЗ по уроню иерархии должности в компании, образованию, вменяемым трудовым функциям и т.д. Что такое отчеты из СЭВ-ТД и коды ОКЗ? Это полная картина о ведении кадрового делопроизводства в вашей компании. Если вы ведете его неверно, то и код у вас будет неправильный. По сути, вы сдаете в Пенсионный фонд полную информацию о трудовой деятельности вашей компании с учетом ваших же нарушений. 

Следующее изменение в трудовом законодательстве, которое, безусловно, касается отрасли товаров и услуг, а также отрасли торговли – это требование 438н Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ о обязательном наличие системы управления охраной труда в организации (СУОТ) с расчетом профессиональных рисков на каждом рабочем месте. Согласно ему, каждый работодатель обязан идентифицировать все риски и опасности причинения вреда работнику и не только. Особенно важно для сферы услуг и торговли, т.к. юридическое лицо отвечает не только за жизнь и здоровье своих работников, но и ещё и посетителей, гостей, покупателей. Поэтому ответственность здесь ещё выше, чем, например, у компании, которая взаимодействует только с юридическими лицами. 

Для работодателя это, на самом деле, непростой процесс. Во-первых, нужно выявить, где какие риски и опасности. Во-вторых, есть требования и формулы, по которым нужно просчитать вероятность наступления риска, т.е. это расчеты, коэффициенты, по которым мы определяем тяжесть и вероятность возникновения того или иного риска и, соответственно, либо устраняем его, либо управляем им, если невозможно устранить. На основании расчётов профессиональных рисков и проведении СОУТ работодатель обязан выстроить систему управления охраной труда. Замечу, что сейчас готовится новое положение о системе управления охраной труда, где ещё более расширенные обязанности работодателя по охране труда. 

Еще одно изменение, которое также вносит корректировки в деятельность компаний, это 248 Федеральный закон, вступивший в силу с 1 июля 2021 года, о государственном контроле и надзоре. Закон регламентирует ответственность и законность деятельности любого надзорного органа, в том числе, и государственной инспекции по труду. 

Важны здесь два момента: 

1. С 1 июля наступает индивидуальная ответственность за нарушения. Если раньше, в 85% случаях ответственность нес полностью руководитель организации и автоматически привлекалось юридическое лицо, то теперь ответственным признается непосредственно исполнитель работ, т.е., если нарушения связаны с кадровым делопроизводством, то административную ответственность несет руководитель кадровой службы, если нарушения выявлены в бухгалтерском учете, то соответственно бухгалтер. При этом не стоит забывать, есть нарушения, за которые по-прежнему привлекается в обязательном порядке юридическое лицо. 
2. Самое главное, что у нас теперь вместо двух видов контрольно-надзорных мероприятий - семь. Что касается государственной инспекции по труду – к ним относится четыре, но в целом, если берем отрасль торговли и услуг, то они попадают под все семь. Хотел бы остановиться на – инспекционном визите. Инспекционный визит проводится без предварительного уведомления проверяемого. При инспекционном визите могут использоваться средства дистанционного взаимодействия, в том числе аудио- или видеосвязь (ч. 5 ст. 56 ФЗ № 248). По общему правилу инспекционный визит согласовывается с прокуратурой, но есть исключения. Например, согласование не нужно, когда наступило событие, указанное в программе проверок, и закон о виде контроля устанавливает, что проверки проводятся на основании этой программы (ст. 57 ФЗ № 248). Но, если инспектор видит прямую угрозу работнику, то он может через прокуратуру инициировать внеплановую проверку. 

Как изменения отразятся на работе ритейлеров и малого бизнеса?

Важно понимать, что изменения в трудовом законодательстве не заканчиваются, реформа рассчитана до 2024 года. Поэтому все пройдут через фильтры и проверки трудовой инспекции, тем более они сейчас также переходят на формат электронной удаленной проверки. 

•  Обращаю внимание, что если у Вас статус ИП и вы одном лице выполняет все функции, то трудовое законодательство на вас не распространяется. Приведу пример. У вас ИП, вы и руководитель, и закупщик, и продавец, и кадровик, и бухгалтер и у вас нет больше работников. В таком случае все, что происходит в трудовом законодательстве, не распространяется на Вас в полном объеме. Но если вы имеете в своем штате хоть одного сотрудника, то, если не хотите проблем, будьте любезны не нарушать трудовое законодательство и постоянно отслеживать изменения в этом вопросе. Самое интересное, что и административный штраф за нарушения одинаков и для владельца торговой точки, и для крупного ретейлера. Например, за нарушение трудового договора – от 50 000 руб. до 100 000 руб. для всех. 
• Различия. Конечно, у владельца небольшого бизнеса меньше работы, в части расчета профессиональных рисков и разработки СУОТ, в меньшем объеме ведется кадровое делопроизводство, ему проще перейти на удаленную форму работы (если это возможно). У крупных ритейлеров нагрузка колоссальная, особенно сейчас, когда идет внедрение электронного кадрового делопроизводства, определение кодов ОКЗ по каждой должности, разработка системы охраны труда и т.д. Кстати, правительство поставило задачу перед Минтруда также до 2023 года перевести все делопроизводство по охране труда в электронный формат. Соответственно, для крупных ритейлеров проблема состоит в большом объеме перевода в электронный вид документов. Но плюсы есть. В первую очередь, это полная автоматизация, возможность интегрировать свою внутреннюю систему с порталом Работа в России, документы не будут дублироваться, теряться и т.д. 
• Система управления охраны труда. Конечно, при любой проверке именно охране труда уделяется большее внимание со стороны надзорных органов. И штраф за нарушение охраны труда намного выше, чем за нарушение в кадровом делопроизводстве. Но этого можно избежать, выстроив правильную систему по охране труда и просчитать возможные риски, привести документы в порядок. И ответственность руководителя в таком случае будет снижаться в разы. 

 Заключение

Конечно ритейлеры, да и мелкие торговцы, в какой-то мере находятся на «пороховой бочке»: что-то не так – жалоба от покупателя в Роспотребнадзор, который с радостью придет к вам гости, что-то не так – жалоба от сотрудника, которая может спровоцировать проверку ГИТ. 

Но в тоже время, пока идет переходный период, у организаций есть время для правильного оформления документов, прописания правильных алгоритмов взаимодействия с работниками, приведения всех документы в соответствии с новыми требованиями в трудовом законодательстве. 

Хотел бы отметить, что сегодня государство в лице надзорных органов, судов, прокуратуры, профсоюзных организаций стоит на стороне работника, считая, что физическое лицо намного слабее юридического. Но если проследить действия/бездействия работников за последние несколько лет, то видно на сколько беспомощен работодатель, свою правоту ему нужно доказывать с большим трудом и не всегда успешно. Это одна из главных проблем, которую нужно решать всем вместе. Ведь есть же профсоюзы, которые отстаивают интересны работников. А теперь появился «Щит работодателя» - общественное движение, которое занимается защитой интересов именно работодателей. Войти в движение может любая компания, владелец бизнеса совершенно бесплатно.