Как наладить и оптимизировать удаленную работу сотрудников

Кризис, карантин, кардинальные перемены в работе многих компаний. Возможность эффективно перевести работу команды в удаленный режим сейчас поможет спасти не один бизнес. О своем опыте перевода офисных сотрудников на работу из дома рассказывает Дмитрий Коробицын, генеральный директор компании «Поставщик счастья».

На второй неделе марта мы перевели всех сотрудников, работавших в офисе, на удаленный режим – для нас это новый опыт. Процесс перехода в онлайн не вызвал сложностей, потребовалось лишь купить несколько ноутбуков. Но возник вопрос, как организовать работу, выстроить взаимодействие команды в условиях дистанционной работы, не потерять эффективность. Пока мы не видим тенденций к снижению объемов продаж, поэтому работа продолжается в прежнем режиме.

Планируйте и ставьте задачи

Для постановки и контроля исполнения задач существует много удобных решений – это канбан-доски типа Trello, Jira, Notion, различные системы управления проектами. Мы давно используем систему Planfix. Она позволяет настроить и контролировать различные бизнес-процессы компании без программирования. Planfix позволяет систематизировать работу в одном окне, настроить интеграцию с различными сервисами – рассылками (MailChimp), социальными сетями и мессенджерами.

Проводите ежедневные планерки

Мы сохранили правило ежедневных планерок – теперь проводим их через видеоконференции в Zoom, каждый день в 10:00. Стараемся созваниваться с видео – это помогает сохранять максимальный контакт между участниками.

Все рабочие созвоны сотрудники обязательно должны заносить в свои личные календари. Это важно, поскольку без календаря удаленные сотрудники могут забывать о встречах. В идеале лучше завести решение с календарем на всех (входит в Google Suite).

Оптимизируйте общение в мессенджерах

Для ежедневного общения используем чаты в Skype и What’s App. Свои чаты есть у каждой проектной группы.

Планируем начать пользоваться Slack, потому что Slack – это мессенджер строго для команды, там нет лишних людей. Он позволяет интегрироваться с другими сервисами, искать информацию сразу по всем чатам, делить чаты на тематики.

Устраивайте часы тишины

С 13 до 14 часов у нас час обеда, или так называемый час тишины, когда мессенджеры молчат. На удаленке понятие обеда размывается, и часто мы находимся в состоянии непрерывной коммуникации и решении задач. В связи с этим приходится говорить о быстром выгорании. Час в течение рабочего дня сотрудники занимаются своими делами, без переписок и созвонов.

Ведите отчетность

Мы не устанавливаем ПО для отслеживания рабочих часов сотрудников, строим работу на доверии и ответственности. Раз в неделю проводим отчетное совещание по выполненной работе. Ответственные за проекты рассказывают, что удалось, с чем возникли сложности, какие планы на следующую неделю.

Следуйте расписанию работы

В кругах удаленщиков ходят мемы о том, что с отсутствием офиса все сложнее соблюдать режим работы и отдыха, рабочий день может затягиваться на неопределенный срок. Конец рабочего дня у нас не регламентирован. Если есть в чем-то срочность, приходится задержаться за ноутбуком дома. Если же сотрудник выполнил все свои задачи и у него нет срочных вопросов, рабочий день может закончиться раньше.

Компенсируйте сотрудникам неудобства, если они возникают

Чтобы сократить расходы на мобильную связь и избежать путаницы с телефонными номерами, мы используем АТС Манго Телеком. Благодаря этой системе в телефонных звонках между сотрудниками ничего не изменилось – у них остались все те же внутренние номера, что и были. Только теперь роль физического телефона выполняет приложение MANGO Talker у каждого на смартфоне. Наши клиенты также не почувствовали никаких внешних изменений, они звонят сотрудниками по тем же рабочим телефонным номерам.

Часть наших сотрудников склада и пунктов выдачи остались работать на складе – перевести работу кладовщиков в онлайн невозможно. Мы соблюдаем все меры профилактики распространения вируса, сотрудники уже три недели не пользуются общественным транспортом, ездят на работу на такси.