Инструкция для предпринимателей: как подключить онлайн-кассу

Использовать онлайн-кассу сейчас обязаны почти все предприниматели. После последних поправок в 54-ФЗ осталось совсем немного сфер, которые могут не использовать онлайн-кассы.

Онлайн-касса — это электронное устройство, которое позволяет подтвердить оплату товара или услуги и передать информацию о доходах предпринимателя государству. Касса формирует и печатает чек, и отправляет сведения о продажах в Федеральную налоговую службу. При этом все данные сохраняются на фискальном накопителе. Онлайн-касса отправляет данные о совершенной операции в электронном виде оператору фискальных данных и получает ответ от сервера ОФД о получении чека. Оператор фискальных данных обрабатывает полученную информацию и пересылает ее налоговой службе.

Перед тем, как оформить онлайн-кассу, предпринимателю стоит решить — приобрести устройство или арендовать. Далее стоит выбрать тип аппарата и фискального накопителя, учитывая совместимость с кассовым софтом, если он уже используется в компании для учета продаж. Только после этого будет понятна примерная стоимость онлайн-кассы.

Онлайн-кассы широко представлены на рынке, поэтому подбираются под нужды предпринимателя. Рассмотрим каждый тип подробнее.

Фискальный регистратор — это небольшое устройство с печатающим механизмом и фискальным накопителем. Оно может функционировать только когда подключено к компьютеру — ПК, смартфон или планшет также подходят — с настроенным кассовым ПО. Крупному и среднему бизнесу подойдут фискальные регистраторы с автоотрезом — они экономят время и, как следствие, очереди на кассах уменьшаются. Малый бизнес отдает предпочтение фискальным регистраторам без автоотреза и под узкий чек. Так предприниматели не переплачивают за чековые ленты. Фискальный регистратор можно поставить в любое место. Нужно электричество или аккумуляторная батарейка (зависит от модели мобильного регистратора), компьютер, смартфон или планшет и плюсовая температура.

Автономные онлайн-кассы — один из самых простых кассовых аппаратов. Внешне напоминают калькулятор с небольшим экраном и кнопками. Их преимущество в том, что касса работает и от внутреннего аккумулятора, и от сети, а отправлять данные в ОФД можно с помощью сим-карты или Wi-Fi. Микробизнес часто использует такие устройства. Если нет товарной номенклатуры, или она ограничивается несколькими позициями, и не требуется работать с дополнительными тегами фискального документа, автономные кассы будут успешно работать. Но товароучет с такой кассой вести сложно — функционал устройства сильно ограничен. Более того, такие онлайн-кассы не могут полноценно работать с маркировкой, из-за этого нужно выделять отдельное место для компьютера и 2D-сканера.

Смарт-терминал — небольшое устройство, напоминающее планшет со встроенным принтером чеков. Он работает как через проводной Интернет, так и через Wi-Fi и сим-карту. В смарт-терминал установлена одна или несколько кассовых программ и фискальный накопитель. Такие кассовые аппараты удобны тем, что к ним легко можно подключить весы, сканер штрихкодов, принтеры этикеток и прочие приборы. Также с их помощью можно установить кассовую программу, которая подходит вашему бизнесу. С любого устройства по паролю вы можете зайти в личный кабинет для учёта продаж, управления номенклатурой и другими справочниками.

Мобильная онлайн-касса — один из самых компактных аппаратов, который работает на аккумуляторе, без электричества. В кассу встроен печатающий механизм для выдачи бумажных чеков. Данные можно передавать с помощью как сим-карты, так и Wi-Fi. Такие устройства подходят для выездной торговли и служб доставки. Заметим, что в последнее время вместо мобильных касс начинают чаще используют облачные кассы, так как это помогает экономить на кассах и фискальных накопителях.

Онлайн-кассы с интегрированной банковской частью оснащены встроенным эквайрингом, то есть они принимают безналичную оплату. Есть два типа таких онлайн-касс — стационарные и мобильные. Курьеры, предприниматели, торгующие вне помещений, часто используют такие кассовые аппараты, потому что они удобны в транспортировке.

Облачная касса — устройство для приема электронных платежей. Эта кассовая программа позволяет одной кассе обслуживать несколько мест расчетов. Не нужно физически хранить где-то кассу, вы ее арендуете и пользуетесь с любого устройства как онлайн-сервисом. Такие терминалы подходят для онлайн-магазинов, таксистов, кондукторов, курьеров, компаний, принимающих оплату онлайн. 

Если расчеты со всеми контрагентами идут только через платёжные поручения на расчетный счет в банке, использовать кассовые аппараты не нужно. Однако если ваш клиент хотя бы один раз заплатит наличными, с помощью банковской карты или другим электронным платежом, то онлайн-касса будет нужна.

Без онлайн-кассы можно работать:

1. При продаже газет, журналов и сопутствующих товаров в киосках. При этом доля газет и журналов в выручке киоска должна составлять не менее 50%.
2. При торговле на розничных рынках, ярмарках, выставках и других подобных территориях, за исключением расположенных в них отдельных торговых помещений. К таким помещениям относятся магазины, павильоны, киоски, автолавки и т.п. То есть если вы торгуете продуктами с открытого прилавка на ярмарке, то касса не нужна. А если продаёте те же продукты на той же ярмарке, но с автолавки, то без кассы работать вам нельзя.
3.   При торговле навынос — то есть это продажа с доставкой или непосредственно в местах проживания или работы потребителя.
4. При сезонной торговле овощами и фруктами вразвал.
5. При продаже мороженого в киосках и безалкогольных напитков в розлив.
6. Самозанятые — люди, которые платят специальный налог на профессиональный доход (НПД).

Онлайн-касса должна отправлять электронные чеки покупателям, быть подключена к интернету и иметь фискальный накопитель — тогда она будет соответствовать требованиям закона. Онлайн-кассу можно арендовать или купить. Аренда подойдет, например, интернет-магазину. Вас просто подключат к системе и настроят ее под ваши нужды.

Фискальный накопитель — это, по сути, карта памяти кассы. ФН хранит информацию обо всех совершенных операциях по кассовому аппарату. Он приобретается и регистрируется вместе с кассой. И при смене ККТ необходимо менять и ставить на учет новый ФН.

Для заключения договора с ОФД и оформляется регистрации оборудования в ФНС нужна квалифицированная электронная подпись.

•  Определиться с типом кассы и решить, будете вы арендовать или приобретать ее. Как и писали выше, выбор зависит от потребностей вашего бизнеса.
• Подобрать фискальный накопитель. Они отличаются по объему хранимой информации — бывают на 15 и 36 месяцев. Если вы планируете постоянно проводить платежи, выбирайте больший объем. Также нужно проверить, чтобы модель накопителя подходила модели кассового аппарата.
• Выпустить ЭЦП или КЭП. Для этого нужно обратиться в ближайший удостоверяющий центр.  
• Заключить договор с ОФД. Для это нужно выбрать подходящую компанию — аккредитованные ФНС операторы перечислены в реестре. И далее подписать договор и оплатить счет.
• Зарегистрировать онлайн-кассу в личном кабинете на сайте ФНС — нужно внести данные кассы и ЕГРЮЛ. Это может сделать собственник бизнеса или другой человек по доверенности. 
• Настроить стабильное интернет-соединение.
• На зарегистрированном оборудовании настроить кассовое ПО.  Например, сотрудник поддержки созванивается с клиентом, чтобы помочь ему в запуске ПО и ответить на все вопросы. Когда клиент подтвердил, что у него все работает и нет вопросов — все готово.

С каждым из этапов, как правило, помогает компания, обслуживающая онлайн-кассу. Когда вы заключаете договор с компанией, она берет на себя заботы по подбору оборудования, регистрации и настройки соединения. От вас потребуется только предоставить данные.