Как автоматизация изменила HR-процессы в «Магните»

Исследовательская компания Gartner ожидает, что в ближайшие 10 лет главным HR-трендом станет гиперавтоматизация в кадровом деле с использованием искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения.

При этом 74% компаний по всему миру уже сейчас планируют нарастить инвестиции в HR-технологии. Автоматизированные решения преобразуют процесс рекрутинга и обучения персонала, экономят время и средства, в частности, когда речь идёт о массовом найме.

Директор департамента по подбору и карьерному сопровождению ретейлера «Магнит» Юлия Савкина рассказала, как изменились HR-процессы на примере её компании с помощью автоматизированной системы.

«Боли» найма в ретейле

Кадровые проблемы компаний, как и любой другой элемент бизнеса, зависят не только от внутрикорпоративных, но и от внешних факторов. И сейчас весь российский бизнес живёт в контексте острого дефицита кандидатов наиболее трудоспособного и мотивированного возраста – от 18 до 30 лет. Сказывается демографическая яма 90-х годов и, по прогнозам учёных, такая ситуация в России сохранится до стабилизации рождаемости – как минимум до 2035 года (важно, что этот и подобные прогнозы делались на основе данных Росстата ещё до пандемии).

Для бизнеса подобные сроки – от 10 лет и более – это периоды долгосрочного планирования, в рамках которых принимаются стратегические инвестиционные решения. От них зависят фундаментальные вопросы вроде самого факта существования компании в будущем.

Ещё один локальный внешний фактор, сильно повлиявший на процесс найма сотрудников – снижение количества трудовых мигрантов на рынке. Сказалась ситуация, сложившаяся после 24 февраля 2022 года: кадры, приезжавшие в Россию из Узбекистана, Таджикистана и Киргизии в поисках работы, возвращаются на родину. Начались проблемы и с привычными инструментами трансграничных денежных переводов, например – системой Western Union.

Всё это приводит к значительному повышению конкуренции крупных компаний в процессе найма линейного персонала. И для того, чтобы повысить эффективность этого процесса, бизнес внедряет специализированные программные решения, число которых тоже постоянно растёт.

Как компании решают проблему кадрового кризиса

Автоматизированные процессы массового найма, когда компании требуется большое число сотрудников на аналогичные позиции (продавцов или, например, консультантов), позволяют выиграть самый ценный ресурс — время.

В условиях, когда борьба ведётся буквально за каждого кандидата, на первый план выходят даже такие показатели, как время ответа на отклик кандидата. Кто первый это сделал – уже заполучил сотрудника на собеседование. Для таких задач в ретейле используются следующие решения:

1) Платформы «одного окна» для рекрутинга — они представляют единую с внутренними HR-порталами единую систему и позволяют быстро проходить все шаги для массового найма. После того как кандидат оставил заявку на сайте компании, весь процесс от обратного звонка соискателю до оформления на работу и проверку документов службой безопасности происходит автоматически.

2) Системы, интегрированные с внешними сайтами по поиску работы. Они используются, в том числе в профессиональном подборе, когда HR формируют холодную базу «дефицитных» на рынке сотрудников, например, программистов.

3) Автоматизированные инструменты, помогающие в подборе, выстроенные в целевую систему управления кандидатами ATS (Applicant Tracking System).

4) Чат-боты для общения с кандидатами, ответов на часто задаваемые вопросы и отправки напоминаний.

5) Инструменты лидогенерации, включая таргетированную рекламу в социальных сетях и публикацию в релевантных сообществах.

6) Инструменты скоринга анкет на базе систем обработки больших данных.

Какие решения есть на рынке HR

По информации Gartner, один из ключевых трендов HR — полное цифровое погружение (total experience) кандидатов и сотрудников. Оно подразумевает объединение мультиопыта (multiexperience), клиентского опыта (customer experience), опыта сотрудников (employee experience) и пользовательского опыта (user experience).

Цифровые решения применяются на каждом этапе рекрутинга и варьируются, в первую очередь, в зависимости от типа подбора. Так, когда компаниям требуется нанять несколько кандидатов на похожие позиции, используются автоматизированная воронка кандидатов, чат-боты, войс-боты, автоматическая оценка тестирования.

Для обучения персонала компании используют, в том числе современные VR-решения. Американский ретейл-гигант Walmart применяет дополненную реальность для обучения сотрудников с «погружением»: так они получают опыт общения с клиентами и работы в загруженные периоды распродаж в виртуальном пространстве.

Такие решения значительно повышают вовлечённость сотрудников в процесс тренинга и помогают, в том числе, минимизировать риски производственных травм уже в реальных рабочих условиях.

Крупные банки используют технологии дополненной реальности для развития универсальных околопрофессиональных навыков сотрудников — на переговорах и публичных выступлениях. Компании задействуют автоматизированные решения и игровые техники для оценки кандидатов: например, компания McKinsey тестирует будущих сотрудников с помощью игры Digital Assessment, по механике которой игрок должен разбираться с целым набором экологических проблем. На основе принимаемых кандидатом решений система анализирует его поведение, логику и скорость принятия решений.

Как была внедрена автоматизированная система Skillaz в «Магните»

В 2019 году в ретейлере «Магнит» началось тестирование кадровую ИТ-систему от компании IBS. Однако после ряда проведённых исследований было принято решение переключиться на собственный центр подбора персонала.

В то же время в компании понимали, что необходима система, оснащённая максимально автоматизированным процессом. «Магнит» искал провайдеров, которые уже имели успешный опыт HR-автоматизации для больших компаний и остановил свой выбор на Skillaz.

При выборе технологии компания ориентировалась, в первую очередь, на возможность интеграции системы с внешними сайтами по поиску работы и наличие единого интерфейса для взаимодействия с кандидатами.

Целью был процесс от открытия вакансии до оформления сотрудника в штат не более 3 дней, поэтому размещение и сбор откликов должен происходить в режиме одного окна.

Компания приступила к внедрению HR-решения в январе 2021 года, и уже спустя 6 месяцев все процессы подбора в рознице и логистике для всех региональных подразделений компании были автоматизированы. Сейчас работают следующие модули: подбор линейного персонала с интеграцией внешних площадок для поиска, коммуникация с кандидатом, проверка соискателей, аналитика, встроенная в саму платформу, планирование рекламных кампаний и кадровый резерв.

Все HR-процессы сейчас отражаются в системе. Это важный момент, поскольку каждое действие и каждый внесённый в базу кандидат помогают увидеть точную аналитику и не тратить время на формирование сложных отчётов, как происходило раньше при работе с Excel-файлами.

Руководство может наблюдать за параметрами аналитики прямо внутри системы. Платформа Skillaz позволяет оперативно проверять каждого кандидата и принимать решение по его трудоустройству.

В то же время кадровая служба вместе со службой безопасности подключила автоматизированную проверку и выстроила дифференцированные требования к персоналу. То есть внутренняя верификация имеет определённые настройки и отличается, например, для продавца-консультанта и водителя.

По предварительной оценке, рост производительности процесса найма персонала составил не менее 20%, а в переводе на денежный эквивалент в течение 5 лет компания планирует экономить с использованием автоматизации несколько сотен миллионов рублей.

На платформе видны любые «узкие» места в подборе. Комплексные настройки помогают держать конверсию на уровне 14%, а время от получения отклика на вакансию до оформления кандидата теперь составляет всего 2,5 дня.