Как получить максимум от цифровизации HR-процессов в ритейле

Необходимость в массовом найме при дефиците кадров и высокие показатели текучести, большие объемы рутинных операций, географическая распределенность — эти особенности компаний из сферы ритейла усложняют организацию многих HR-процессов, от подбора персонала до обучения и оценки. Какие нюансы бизнеса и актуальные сегодня тренды важно учитывать ритейлерам, переводя кадровые процессы в цифровой вид, рассказывают HR-эксперт hh.ru Елена Лондарь и директор по развитию HRlink Дмитрий Махлин.

Для того чтобы добиться видимого эффекта от внедрения любых ИТ-решений, важно понимать бизнес-задачи, которые стоят перед каждой компанией. Среди наиболее острых сегодня — снижение затрат на рекрутинг, ускорение HR-процессов, повышение эффективности сотрудников. Разберем на примерах, как можно решить каждую из них с помощью цифровых инструментов.

Задача №1: Снижение затрат на рекрутинг

Тотальная нехватка «синих воротничков» и кандидатов на массовые позиции в ритейле беспокоит рынок с 2019 года. В последние пару лет проблема усугубилась оттоком мигрантов и более явными проявлениями демографической ямы 90-х и начала 2000-х годов. Предпосылок для улучшения ситуации в перспективе 10-15 лет нет. Такая ситуация вынуждает компании автоматизировать рекрутинг, что в свою очередь позволяет включать в воронку большее количество кандидатов и быстрее закрывать вакансии.

Подбор и найм персонала — одни из наиболее оцифрованных HR-процессов в ритейле. Однако и здесь есть куда расти, работая над повышением эффективности рекрутинга. Например, если добавить функцию более глубокого анализа воронки кандидатов, то можно определить главные источники кадров для своей компании. Бывает, что с одного онлайн-ресурса поступает множество кандидатов, которые в итоге не доходят до оформления, а с другого приходит меньше откликов, но больше в итоге вышедших на работу сотрудников. Оценив качество источников и сосредоточившись на наиболее эффективных, можно снизить стоимость найма кандидата для компании и быстрее закрывать вакансии.

Так, в красноярском DYI-ритейлера «Вираж» автоматизировали подбор персонала с помощью CRM-системы Talantix. Это позволило в том числе оценить эффективность каналов привлечения кандидатов. Наиболее конверсионными оказались job-сервис hh.ru, страницы магазинов в социальных сетях и раздел «Вакансии» на сайте компании, работные группы в соцсетях. Размещая вакансии в соцсетях или на сайте компании, HR-команда ритейлера использует ссылки на посадочные страницы вакансий, которые создают в CRM-системе. В нее автоматически попадают все отклики кандидатов и их данные. Оцифрованные HR-процессы помогли команде подбора в период жёсткого локдауна 2020 года оперативно нанять 130 сотрудников в открывающийся гипермаркет.

Другой крупный DYI-игрок Восточной Сибири «Альтерра» применяет сразу два инструмента для HR-аналитики и оценки каналов привлечения: CRM-систему Talantix (так как весь процесс подбора в компании настроен в ней) и сервис онлайн-аналитики Power BI. Внедрённая CRM-система помогла настроить более эффективную работу с кандидатами и повысить вовлечённость линейных руководителей. В первый месяц её использования компании удалось нарастить штат на 12% в сетевой рознице без увеличения бюджета на подбор.

Эффект от управления затратами на подбор массового персонала в ритейле, как правило, заметен сразу.

Задача №2: Ускорение процессов

Когда сотрудников много, и они работают в разных городах и регионах, объем рутинных процессов в отделе кадров колоссален. В крупных компаниях HR-подразделение состоит из десятков специалистов, которые тратят больше половины рабочего времени на оформление документов и организационные вопросы. Например, даже такие мелочи, как забронировать время в календаре на собеседование с кандидатом и заказ пропуска, отвлекают внимание и «съедают» несколько минут. При массовом подборе они превращаются в часы. Автоматизация этих операций не только ускоряет процесс, но и помогает избежать ошибок (перепутать время, забыть и т.д.).

Существует более 200 типов кадровых документов — от трудового договора и заявления на отпуск до различных локальных нормативных актов, требующих ознакомления. Все принятые в компании документы нужно подписать, а значит, оформить и распечатать в центральном офисе, направить сотруднику в конкретный магазин и получить с его подписью обратно. Такой процесс может занимать от нескольких дней до недель. Расходы на бумагу, печать, курьеров для среднего и крупного бизнеса могут составлять миллионы рублей в год.

Автоматизация позволяет ускорить рутинные процессы, высвободить ресурсы HR-специалистов, сократить расходы на кадровое делопроизводство. Например, компания Вкусвилл перешла на кадровый электронный документооборот с помощью платформы HRlink. До этого оформление нового регионального сотрудника занимало в среднем три дня, после — меньше получаса: все необходимые документы стали доступны в мобильном приложении и кандидат подписывает их сразу онлайн с помощью электронной подписи. В итоге компания снизила расходы на расширение отдела кадров в 2 раза при сохранении высоких темпов роста бизнеса.

Небольшие компании еще могут обойтись без автоматизации рутинных операций, но в крупных и средних сетях без этого уже не обойтись.

Задача №3: Повышение эффективности сотрудников

Важно быстрее включить нового сотрудника в рабочий процесс, а затем поддерживать его продуктивность на высоком уровне. Здесь работают цифровые инструменты для преонбординга и онбординга, а также программы развития и обучения персонала.

Разберем эту задачу на примере кейса торговой сети «Перекресток», с которым компания участвовала в Премии HR-бренд. Это мобильное приложение «Перчатка» для персонала магазинов — это площадка для внутренних коммуникаций, развития персонала, решения рабочих вопросов. Интегрированный портал обучения и чат-бот Василиса помогают новым сотрудникам получить важную информацию о первых днях работы и пройти нужные онлайн-курсы. Приложение показывает, как выглядит рабочее место, напоминает о том, какие документы нужно взять с собой. Сопровождение кандидата после получения оффера повышает шансы на его трудоустройство.

Далее в том же мобильном приложении работающие сотрудники магазинов в игровой форме учатся клиентоориентированности: отрабатывают конфликтные ситуации с помощью тренажера и смотрят анимированные ролики с рекомендованными сценариями поведения. Профессионализм линейного персонала напрямую влияют на размер среднего чека в ритейле.

Есть слона по частям

Ключевая проблема ритейлеров, которые занимаются цифровизацией HR, заключается в желании «упаковать» все процессы в один продукт — такого решения в России сейчас нет. Компании самостоятельно разрабатывают системы, которые включают и автоматизацию рекрутинга, и кадровый ЭДО, и рабочие сервисы, и коммуникации, и обучение, и систему мотивации. В итоге, к примеру, довольно простой проект по внедрению кадрового электронного документооборота, который занимает несколько месяцев, в случае реализации собственными силами в рамках масштабной системы затягивается на несколько лет.

Можно намного быстрее получить бизнес-эффект от проекта, нужно оцифровывать каждое направление отдельно — с помощью коробочных решений, которые «приземляются» на единую платформу (корпоративный портал или мобильное приложение). Облачные решения закрывают потребности в автоматизации более простых и поддающихся стандартизации процессов, таких как рекрутинг, кадровое делопроизводство, коммуникации, обучение. Они бесшовно интегрируются с центральной платформой, создавая эффект единого решения.

Однако не все направления по работе с персоналом в ритейле могут быть автоматизированы с помощью коробочных решений — многие процессы в компаниях уникальны. Системы оценки, мотивации, управления опытом в каждой компании устроены по-своему. Перед тем как автоматизировать эти процессы, их нужно изучить, оптимизировать, определить важные для компании параметры и выстроить алгоритмы. Такие решения приходится разрабатывать с нуля для каждой компании — это дорого и требует времени. Именно поэтому сложные процессы пока наименее автоматизированы в ритейле, хотя подобные решения в крупных компаниях уже разрабатываются.

Резюмируя, стоит отметить, что цифровизация HR-процессов требует рационального подхода. Важно понимать приоритеты и цели компании, выбрать оптимальный способа автоматизации каждого процесса, подходить к задачам итерационно. В этом случае цифровые инициативы покажут наибольший эффект в сжатые сроки.