Как сменить плохую управляющую компанию и найти новую

Конфликты собственников коммерческой недвижимости с управляющими компаниями – явление довольно частое. Обычно заказчики недовольны качеством уборки, неработоспособностью каких-либо инженерных систем (лифты, кондиционеры, вентиляция) или высокой стоимостью обслуживания. Как правило, дальше претензий и штрафов это не заходит, но если нарушения со стороны УК регулярны и влекут за собой жалобы арендаторов, то стоит задуматься о смене управляющей компании. Как найти новую управляющую компанию и отказаться от услуг старой, рассказал генеральный директор и партнер УК Zeppelin Андрей Кротков.

Причины для смены УК

Причины, по которым заказчик меняет управляющую компанию, обычно связаны с требованиями положения о закупках, бюджетной политикой, нацеленной на оптимизацию расходов, сменой лица, принимающего решения, или низким качеством услуг. Например, УК не выполняет правила аварийно-технического обслуживания, систематически не убирает территорию, не меняет лампочки или не чинит лифты. Кроме этого, не реагирует на жалобы, завышает стоимость услуг и отказывается проводить перерасчеты.

Однако сменить управляющую компанию раньше истечения срока договора только из-за жалоб арендаторов не так просто. Если договор с УК истекает в ближайшее время, то проще дождаться окончания срока, чем расторгать его раньше времени.

Если же все-таки заказчик решил не ждать, то ему необходимо направить управляющей компании уведомление о расторжении сотрудничества, а также организовать комиссию, зафиксировать все недостатки в работе УК и подписать акт, на основании которого можно направить претензию исполнителю и потребовать расторжения договора раньше положенных сроков.

Поиск новой УК

От правильного выбора управляющей компании зависит дальнейшее состояние объекта недвижимости, его капитализация, привлекательность для арендаторов и посетителей. Поэтому цена ошибки довольно высока. Заказчику нужно собрать больше информации об управляющих компаниях, пообщаться с представителями организаций, которые уже имеют опыт работы с несколькими УК и посетить объекты, которыми занимаются потенциальные подрядчики.

Если собственник, исходя из репутации и качества работы на других объектах, остановился на какой-то УК, стоит сравнить стоимость ее услуг с рыночными расценками. Конечно, нельзя ориентироваться только на цены. Однако сравнение и торг помогут сэкономить несколько процентов от суммы договора.

Критерии отбора УК

Критерии выбора и пропорции между ними при финальной оценке, пожалуй, самое сложное. Лучше всего определить несколько важных критериев, каждый из которых будет учитываться при принятии решения. Кроме стоимости и качества работ, важно обратить внимание на опыт компании на аналогичных объектах по площади, назначению и количеству услуг.

Также желательно проверить, давно ли компания существует на рынке и обладает ли она достаточным количеством средств, чтобы справиться с закупкой оборудования, затраты на которые могут составлять миллионы рублей. Кроме этого, важно знать, есть ли в управляющей компании достаточный штат опытных сотрудников, способных организовать работу на объекте.

Срок действия договора тоже имеет большое значение. Во-первых, он отражается на бюджетировании. Если на объект требуется закупить большое количество специальной техники, которая редко используется, срок амортизации здания в бюджете может быть снижен, а цена договора вырастет.

Во-вторых, заказчик должен понимать, что при выходе на новый объект недвижимости у управляющей компании есть период мобилизации и стабилизации. Первый занимает около двух месяцев. За это время УК подбирает постоянный штат сотрудников, разрабатывает графики работ, сервисные карты для клининга и правила для охраны. Период стабилизации на сложных и крупных объектах может занять в среднем год или полтора. В этот период выстраиваются все бизнес-процессы, внедряются в работу разработанные графики обслуживания, корректируются сервис-планы и периодичность проведения работ по обслуживанию или ремонту оборудования, и отлаживается взаимодействие заказчика и УК.

Не редко управляющие компании сталкиваются с ежегодными конкурсами на выбор подрядчика. С учётом периода мобилизации и стабилизации, в первую очередь страдает заказчик и его объект, потому что требуется значительное количество времени на выстраивание работы с новой УК.

С учётом вышеописанного, оптимальный срок договора – 3-5 лет, который предусматривает возможность индексации стоимости, так как стоимость материалов и заработная плата на рынке постоянно растут.

Отказаться от старого подрядчика не так сложно, как найти хорошего нового. Однако перечисленные выше критерии помогут заказчику сориентироваться на рынке FM-услуг.