Правила найма: как найти «своего» сотрудника

Многие компании тратят очень много времени и денег на подбор сотрудника, а через пару месяцев, а то и через месяц, сотрудники уходят.

Предотвратить это никогда не получается, но можно выстроить грамотный процесс найма так, чтобы это случалось намного реже.

Рассказывает учредитель международной компании ООО «Компания Рубин Глобал Групп», эксперт-практик в сфере международной торговли, эксперт в области управления персоналом, член Торгово-промышленной палаты РФ Асия Кадралинова.

Я более семи лет руковожу командами, проектами и для себя выработала несколько приёмов, которые могут помочь предпринимателям, руководителям, столкнувшимся с такой проблемой – подбора сотрудников, а также для специалистов и руководителей отделов, которые занимаются наймом персонала.

Суть моего подхода такова, в первую очередь для меня важно, чтобы человек работал долго и не снижал свою эффективность работы в команде, не был «якорем» для других сотрудников и мог влиться не только в команду, но и в компанию в целом.

Я максимально стараюсь ускорить процесс найма и делаю так, чтобы специалист побыстрее приступил к работе. Прежде всего я оцениваю не только профессиональный опыт, но и личные качества, которые подходят для той или иной конкретной должности, начиная от темперамента, инициативности, дисциплины, энергичности, психологического портрета.

Подбор сотрудника для меня не ограничится его выходом на работу, в течение испытательного срока я слежу за ним и анализирую насколько он подходит на данную должность.

Выстраиваем весь бизнес-процесс по найму сотрудника

(делюсь собственным опытом, который показал правильность такого подхода)

1. Создаём профессиональный портрет. Это подробный личный профиль кандидата на вакансию. Здесь прописываем опыт работы и образование, какими навыками и умениями должен владеть будущий сотрудник, какими личными качествами должен обладать, какой результат ожидаете от его работы.

2. Поиск сотрудника. После того, как мы прописали профессиональный портрет кандидата, начинаем составлять саму вакансию, в которой я прописываем ключевые показатели для этого сотрудника. Работаем мы с двух сторон, то есть не просто публикуем вакансию, но и ещё занимаемся отбором резюме, которые подходят под составленный профиль.

3. Собеседование. На собеседовании важно не только задавать вопросы, связанные с профессиональной деятельностью кандидата, но личных качеств. Важно также отслеживать реакцию человека на вопросы, на то как он держится, как одет, пунктуален или нет и т.д.

И опять-таки мы возвращаемся к нашему профессиональному портрету – смотрим, на сколько кандидат подходит, сверяем информацию в резюме с тем, какое впечатление произвёл на собеседовании, ваши личные ощущения от общения с человеком. И уже после этого принимаете решение о приёме на работу.

Если осуществлять подбор согласно этим трём пунктам, то шанс, что вы возьмёте в свою команду нужного сотрудника, вырастает.

Как это выглядит на практике

Например, нам нужен менеджер по продажам. До размещения вакансии составляем профессиональный профиль кандидата – максимально подробно расписываем его рабочие обязанности и какие требования мы предъявляем к будущему сотруднику.

Чем подробнее мы все это распишем, тем меньше шанс, что специалист уйдёт через месяц или вы поймёте, что данный сотрудник вообще не походит на должность. Ну и человеку будет в дальнейшем быстрее и легче влиться в коллектив, потому что у него уже будет чёткое понимание его обязанностей.

Если обязанности специалиста или сотрудника будут прописаны нечётко, то и подбор персонала, сотрудников, может затянуться надолго, т.к. изначально не будет чёткого понимания того, кто нам нужен, зачем нам вообще нужен новый сотрудник и что мы хотим получить в итоге от его работы. Ну а самого кандидата – полное отсутствие того, что от него требуется в новой должности.

Пример обязанностей менеджера по продажам.

Менеджер по продажам должен:

• понимать сферу деятельности компании;
• заниматься продажами;
• знать свой продукт и уметь его грамотно презентовать;
• выстраивать коммуникации с клиентами (встречи, звонки, переговоры и т.д.);
• согласовывать все операционные процессы и нести за них ответственность;
• проводить постоянный мониторинг рынка, следить за тенденциями отрасли;
• заключать договора, составлять спецификации, подготавливать накладные;
• вести учёт по товарам и готовить отчётность;
• выстраивать ценообразование;
• уметь работать в команде.

Также можно прописать сразу, кому подчиняется человек, перед кем он будет отчитываться. Например, менеджер по продажам отчитывается руководителю отдела продаж.

Иногда сотруднику приходится отчитываться сразу по нескольким направлениям, в зависимости от места работы. Он может отчитываться также и директору.

Всё это нужно чётко прописать и желательно уже на стадии формирования профиля сотрудника, чтобы наш потенциальный кандидат понимал с кем ему надо взаимодействовать и какие у будущих коллег требования.

Допустим, у руководителя могут быть одни требования, у директора другие, тем самым человеку, который подбирает сотрудника, будет понятен профиль сотрудника и что от него требовать.

Личные характеристики сотрудника

Они уже не входят в должностную инструкцию или в описание вакансии, но при этом они пригодятся для того, чтобы лучше понимать кто нам нужен. Это портрет будущего сотрудника с его навыками и привычками, а также насколько хорошо он впишется в команду.

Разберём на самом примере, какими личными характеристиками должен обладать менеджер по продажам. Претендуя на должность менеджера по продажам, человек должен быть коммуникабельным, легко идти на контакт с другими людьми, уметь слышать клиента, должен быть активным, очень гибким, амбициозным, при этом он должен уметь мыслить стратегически, хорошо анализировать и обладать различными психологическими приёмами переговоров.

Резюме, которое сразу замечают

Обычно при подборе кандидата я рассматриваю в резюме такие пункты, как образование, стаж, чем раньше занимался кандидат, где работал и на каких должностях, какие фразы и слова использовал в резюме.

Чем тщательнее мы проработаем все нюансы по резюме на этом этапе, тем больше подходящих кандидатов можно найти и тем релевантнее будет именно сам финальный отбор.

Образование – важный фактор при подборе кандидатов. Желательно, чтобы человек имел высшее образование, связанное с должностью.

Это может быть, например, экономическое образование. Если человек отучился не по профилю, но проходил какие-то дополнительные курсы и работал в этой сфере не один год, то такой кандидат тоже подходит. Не всегда образование, ВУЗ, колледж, как показывает практика, является показателем.

Статус учебного заведения для меня не имеет значения, опыт показывает, что связи между учебным заведением и эффективностью на работе не прослеживаются, гораздо важнее понимать стремление человека работать, обучаться.

Стаж работы

Есть должности, для которых важен стаж работы, например, для финансового директора финансовая сфера требует очень много знаний, навыков, которые можно получить только, отработав на должности определенное количество лет.

На должность финансового директора нельзя взять человека без опыта, иначе как он сможет анализировать то, в чем не разбирается. По своему опыту я знаю, что для финансового директора для общего понимания специальности достаточно 2-3 года, более 5 лет это уже глубокий уровень практики, и он уже сможет составлять более сложные анализы и отчёты.

Также нужно учесть количество мест работы и стаж работы на каждом месте. Сегодня очень часто люди не долго работают на одном месте. Частая смена компаний говорит, прежде всего, что человек не очень хочет двигаться вперёд, учиться чему-то новому.

Но если человек около 3-5 лет работает в компании, а потом увольняется, потому что не видит своего карьерного роста здесь, то, скорее всего, этот сотрудник будет вам интересен. Потому что ему хочется двигаться вперёд, развиваться.

Далее нужно понять, какие задачи сотрудник выполнял на прошлых местах работы.

Этот пункт показывает широту опыта, навыков кандидата, его результативность, мотивацию. Здесь важно понять какие задачи выполнял сотрудник ранее, как он развивался.

Например, если учился человек на финансиста и начал работать экономистом, потом вырос до аналитика, затем стал больше брать на себя обязанностей финансового менеджера, это может говорить о том, что у человека повышенная мотивация работать и развиваться в этой сфере. То есть видно по резюме, что этот человек растёт.

Из личного опыта. Сотрудник пришёл ко мне работать в качестве помощника менеджера по продажам, проработал около полугода. Показав свою эффективную работу, был переведён на должность менеджера по продажам.

Показав отличный результат на этой должности, был переведён мной на руководителя отделом продаж. Я видела, что человек хочет расти и хочет развиваться, и я ему дала этот шанс и не прогадала.

А если бы я его оставила на той должности, на которую он пришёл или продвинула всего на ступень выше, то у него пропал бы интерес к работе, мотивация, и он, скорее всего, в дальнейшем уволился.

Либо, наоборот, если человек сменил много компаний и разные должности в разных сферах, то он ещё находится в поиске себя. Мы такого кандидата смотрим в последнюю очередь, потому что велик риск, что человек сам ещё не знает, что он хочет, к чему стремится.

Я читаю резюме с конца, мне так легче проследить реальные изменения, общую структуру и мотивацию кандидата.

Ещё я смотрю как описаны его предыдущие должностные обязанности. Если я вижу, что должностные обязанности скопированы из интернета, то я понимаю, что скорее всего из них он выполнял только 30%, это важно.

Так же важно обращать внимание на последовательность составления резюме. Если кандидат чётко и подробно написал, чем занимался, виден его карьерный рост, значит, большая вероятность того, что он любит систематизировать информацию и понимает, куда он растёт и куда он двигается.

Бывают резюме такие, как «краткость сестра таланта», то есть на собеседовании нужно много что проговорить и посмотреть на человека. Я такие резюме откладываю на второй план, скорее всего, он просто лентяй или ему некогда.

Так же резюме можно оценить по потенциалу, например, опыт работы 10 лет, и он работал всего в двух местах, но его должности периодически менялись, а функционал расширялся, то есть он рос, изучал разные стороны и участки одной компании, это говорит о высокой мотивации человека, его желании в карьерном росте.

Скорее всего, такой сотрудник мог бы быть эффективным менеджером, управленцем, но вряд ли он пойдёт на рутинную работу. Или бывает, что кандидат амбициозный по резюме, рассказывает, что он во всем хорош, но когда приходит и его собеседуют, то человек не показывает этого.

Итоговый этап проведения собеседования

Мы отобрали часть резюме и понимаем кто нам нужен в компанию и, по идее, все должно пройти быстро, у меня остаётся всего лишь 5 резюме основных кандидатов плюс несколько про запас.

Процесс отбора от первых резюме до собеседования обычно занимает от нескольких часов до трёх дней. В среднем, одно собеседование длится 40 минут, максимум 1 час. Количество вопросов отличается, так как кандидаты разные, всё зависит от их опыта и требований.

Например, обычный менеджер по продажам с опытом от трёх лет и с хорошо составленным резюме, которому бывает достаточно задать несколько точных вопросов, чтобы понять его реальные знания.

А уже для руководителей будет вопросов больше, но сколько – зависит от детализации ответа кандидата и уровня специалиста, которого мы ищем, потому что для разных уровней есть определённые подходы и методы.

Например, линейные специалисты, это все, кто выполняет основную работу, не связанную с управлением, менеджеры экономисты, бухгалтеры, юристы, на собеседовании с ними я делаю акцент на профессиональный опыт и чуть меньше на нужные для вакансии личные какие-то качества, потому что основная работа линейного сотрудника – это операционные задачи, а не управление.

С руководителями уже по-другому, в отличие от линейного персонала, личные данные очень важны и любой руководитель – это лидер, который задаёт политику отдела и ведёт за собой всю команду, поэтому на таком собеседовании важно прояснить больше нюансов о привычках, интересах, о приёмах работы кандидата. Важно сопоставить с нормами и правилами компании, соответствует он или нет.

Например, для одного руководителя будет норма не контролировать во сколько сотрудник приходит в офис, лишь бы выполнял свои обязанности и работал на результат, а для другого, важна точность во всём – чтобы вовремя приходили, выполняли все свои обязанности, не нарушали сроки. И на собеседовании важно услышать от кандидата его видение работы и рассказать про свои ожидания, что от него хотите.

Если совпали – отлично, не совпали – значит, скорее всего, этот кандидат не подойдёт. Но для окончательного решения я в таких случаях задаю ещё несколько наводящих вопросов, позволяющих понять точно ли это наш кандидат или нет.

Ещё важно обратить внимание на детали, а я стараюсь максимально отследить их и как показал опыт, ничего случайного не бывает.

Например, если мой кандидат пришёл на встречу в грязных ботинках или опоздал, значит, он неаккуратен в работе, может, безответственно относиться ко всему, в том числе, и к задачам, которые я ставлю.

Можно отдельно отметить, как кандидат реагирует на вопросы, в каком стиле он отвечает, если человек не внимательно слушает вопросы, просит постоянно повторить их, то это уже говорит о его несобранности.

В итоге, на что же стоит обратить внимание на собеседовании:

Время. Вовремя ли пришёл кандидат, если интервью онлайн, то вовремя ли он подключился и готов ли он сразу к общению.

Стиль одежды: деловой, ежедневный, опрятный, яркий, сдержанный. Это важный момент.

Характеристика кандидата: активный, спокойный, импульсивный, нервный, громкий, тихий, перебивает или слушает. Важно всё учитывать и смотреть насколько он подходит профессиональному профилю, который вы составили.

Как кандидат решает предложенные вами кейсы: теряется, быстро придумывает решение, изобретательный его ответ или это ответ шаблонный.

Помощь сотруднику влиться в команду

Этим этапом часто пренебрегают, думают, что человека и так уже приняли на работу, он должен быть счастлив, пусть работает, не жалуется. Это плохо!

Вспоминаю себя на первых местах работы. Бывает так, что садишься, ничего не знаешь, не понимаешь, как всё работает и пытаешься адаптироваться сам, как-то влиться и, в итоге, стресс, нервное состояние, потому что ты уже должен приступить к своим обязанностям, начинать показывать результат, общаться с людьми в отделе.

В итоге, процесс адаптации на новом месте увеличивается. Я для сотрудника готовлю адаптационный план, как правило, он рассчитан на 1-2 недели, в зависимости от уровня должности, каждый день расписан по пунктам, в конце периода адаптации нужно обязательно отчитаться.

Основная задача этого плана, чтобы в конце этого периода сотрудник полностью понимал, как он работает, как работает его отдел, но при этом как работает вся компания, чтобы он знал, кто и чем занимается в команде и за что ответственен.

Обычно такой способ всем удобен и понятен, и сотрудник быстрее вливается в рабочие процессы, легче адаптируется в команде и уже чётко может планировать свою активность, свой день и уже давать лучшую эффективность.

Какие ошибки при подборе сотрудника совершаются?

Если мы сотрудника нанимаем системно, то появляется много нюансов, которые в дальнейшем скажутся на работе команды, в итоге, на результат всей компании.

Например, плохо расписан функционал или нанимаем кандидата, который не подходит по навыку и опыту, недостаточно времени уделили на отбор по резюме и собеседованиям, нанимаем кандидата без понимания его профессиональных и личностных характеристик, которые в итоге, могут не подойти компании, так же он может просто не справиться с задачами, в итоге, мы где-то просядем.

Личностным характеристикам кандидата не уделяем внимания, в итоге, мы нанимаем кандидата, с которым нам не комфортно работать, который тормозит рабочий процесс, это особенно критично, когда мы ищем руководящую должность.

Не провели адаптационный период, не ввели в курс дела, не познакомили его с командой, лишили поддержки и сразу стали требовать результат. Как итог, сотрудники не будут задерживаться на рабочих местах.

Таким образом, чем больше мы соберём информации о будущем сотруднике, тем лучше это скажется на всей работе компании. Случайности не случайны, нужно обращать внимание на все детали, которые описаны выше, так как все это влияет на удачный подбор сотрудника.