Затянуть пояс и не задохнуться. Как магазину начать экономить

Александр Авдеев, операционный директор Broniboy, рассказал, где магазины могут сэкономить, не теряя прибыль, и какие процессы требуют оптимизации в кризис.

Когда бизнес сталкивается с необходимостью уменьшить расходы, он нередко начинает урезать фонд оплаты труда — через снижение зарплат и сокращение штата, что часто происходит в малом и среднем бизнесе. А еще останавливает маркетинговые кампании: так поступил каждый четвертый предприниматель в 2022 году. Экономия в этих направлениях действительно оправдана, но это не единственное, на чем бизнес и, в частности, ритейл может сократить расходы без ущерба для своей эффективности.

Проанализировать расходы и доходы за полгода или год

Чтобы понять, где и как можно, а то и нужно экономить, придется сначала детально разобраться, как и куда уходят деньги, откуда они приходят и насколько регулярно. Ключевое — детально. Если внешняя или внутренняя финансовая ситуация вынуждает задуматься об экономии, все расходы и доходы нужно просмотреть глобально и за долгий промежуток времени. Минимальный — 3-6 месяцев, но лучше охватить сразу год. По отдельным статьям расходов получится более цельная картина.

В первую очередь важно в целом увидеть, сколько денег на какую статью расходов приходится и сколько это в процентном соотношении ко всей месячной, квартальной, годовой сумме. Например, ФОТ отнимает 30% всего расходного бюджета, закупки товаров для продажи у разных поставщиков — 40%, еще сколько-то уходит на возврат займа, сколько-то — на хозяйственные нужды, и так далее.

Во вторую очередь при анализе трат нужно ответить на вопросы: «Насколько рациональны такие расходы для конкретного бизнеса?», «Окупаются ли вложенные деньги?», «Какой размер отдачи в виде выручки и прибыли?». То есть нужно разобраться, все ли расходы оправданы и должны быть именно в таких суммах, или где-то, например, бизнес спускает деньги и вообще не получает отдачи. Или за что-то очень сильно переплачивает: условные бонусы сотрудникам, которые стали традицией, но совершенно не оправданы сейчас — достижения KPI нет, сама компания работает неэффективно, сотрудники расслабились и постоянно опаздывают с выполнением задач, и так далее.

И обязательно оцените, как растут доходы и как растут расходы. Нет ли такого, что динамика первых слабее, чем вторых. Если есть, то это тревожный знак, и придется задаться двумя вопросами. Первый — «Почему доходы увеличиваются слабо? Что бизнес делает не так?». Второй — «Почему расходы растут, и это не окупается как хотелось бы? Все ли эти расходы оправданы?».

В анализе доходов и расходов очень много нюансов, но уже даже фокусировка на их соотношении, на общих размерах каждой статьи и вопросах целесообразности затрат — это большой шаг, который помогает увидеть основные пути экономии.

Пересмотреть статью расходов, связанную с поставками

В ритейле одни из самых высоких трат касаются поставок: как товаров, которые напрямую пойдут к покупателю или нужны для создания основного продукта, так и различных нетоварных позиций — мебели, бизнес-ланчей, канцелярии и многого другого. При анализе расходов бизнес чаще фокусируется на тратах, связанных с поставками основной продукции: условной обуви, электроники, продуктов — того, что магазин предлагает покупателям. И это большая ошибка, потому что в нетоварной категории можно обнаружить массу неприятных сюрпризов. Например, что сотрудники компании как-то уж слишком пристрастились к корпоративным заказам такси по поводу и без. Или почему-то картриджей для принтеров хозотдел покупает больше, чем компания вообще печатает что-либо.

Но даже если нерациональных трат в поставках нет, это не значит, что здесь нечего проверять и на чем экономить. Пересмотрите все контракты, особенно заключенные больше 3 лет назад. Возможно, на рынке появились новые поставщики с более привлекательными предложениями, или цены снизились, и компания сейчас переплачивает текущему поставщику. Да и если контракту уже несколько лет, и он не менялся, самое время поговорить со второй стороной о снижении цены как бонусе за длительное и плодотворное сотрудничество.

Проанализировать маркетинговые расходы

Экономия на маркетинге в целом — палка о двух концах. С одной стороны, по словам экспертов, эту статью расходов в кризис режут практически все компании. Здесь оборачиваются немалые бюджеты, особенно у среднего и крупного бизнеса, и ожидаемо, что уменьшить количество рекламы и PR — один из самых первых шагов ради экономии. Но, с другой стороны, не будет продвижения — не будет наращивания новой аудитории, а то и ослабеет взаимосвязь со старой, особенно редко совершающей покупки. Для малоизвестных же компаний отсутствие маркетинга — это почти уход в забвение.

Если и резать маркетинговые бюджеты, то сначала сделать детальный анализ проведенных за последние полгода кампаний и запущенных сейчас. Посмотрите, насколько вложенные деньги себя окупают. Возможно, бизнес сделал несколько ярких интеграций с инфлюенсерами, а реальных клиентов с этого пришло всего 10-15, что в масштабах текущей базы покупателей в 100 тыс. человек капля в море. И на фоне затрат на интеграции — копейки прибыли. И при этом, например, не особо изменились показатели узнаваемости бизнеса, лояльности к нему и так далее.

Такие кампании стоит как минимум поставить на паузу, как максимум — забыть. И в целом проекты, нацеленные на охваты и узнаваемость, в кризис лучше временно остановить. Безопаснее будет работать с тем, что действительно приносит деньги: в частности, увеличивает конверсии в покупку. Фокус кризисного маркетинга — не на получении новой аудитории, а на укреплении связи с имеющейся.

И даже те маркетинговые кампании, которые себя окупают, стоит пересмотреть. Возможно, удастся подобрать им на замену или более бюджетные инструменты, или более прибыльные — тем самым они опять же станут дешевле. Однако, не переходите с одного инструмента на другой без тестов.

Оценить уровень автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация — это не волшебная таблетка, которая моментально решает все проблемы бизнеса. Ее нельзя проводить просто под лозунгом «все побежали — и мы побежим»: есть риск спустить деньги впустую. Однако при грамотном использовании автоматизация помогает экономить. Например, снять часть рутинных задач со специалистов, и тем самым высвободить их для других дел.

Условно, раньше прогнозированием спроса на товар занимались 2 человека в компании, им на это требовался полный рабочий день. Все прочие задачи простаивали, пока сотрудники считали, как продавались в этом квартале условные кофейные чашки и сколько их нужно заказать на следующий квартал, чтобы ничего не осталось на складе.

Компьютер со специальным ПО для автоматизации спроса посчитает то же самое быстрее, чем за сутки, при этом помощь человека ему нужна минимально. Процент ошибок из-за человеческого фактора будет ниже, прогноз — точнее. С высокой вероятностью система сможет оценить больший объем доступных данных, чем люди. В итоге у компании высвобождаются 2 специалиста, которые могут заняться какими-то другими важными для бизнеса задачами. И таких примеров даже в рамках исключительно ритейла может быть много: на складе, в торговом зале, в бухгалтерских операциях, в отделах маркетинга, продаж и так далее.

Поэтому обязательно стоит посмотреть, какие рутинные процессы в компании еще не автоматизированы, а потом посчитать, сколько удастся сэкономить в ближайшей перспективе, если заменить ручной труд — машинным. То есть, обозначить четкие цели и выгоды автоматизации, план возврата инвестиций в нее. А сами решения подбирайте так, чтобы они выстраивались локально: это дешевле и безопаснее в кризис, чем долгая и дорогая интеграция условной огромной ERP-системы.

Пересмотреть все запущенные проекты и направления

Бизнес должен развиваться, и новые проекты — это хорошо, если они запущены после тщательной проверки массы гипотез, а не по внезапному желанию команды или владельца компании. Но бывает так, что в кризис кардинально меняется поведение потребителей, и то, что месяц назад себя окупало, сейчас оказывается совершенно не рентабельно и в застое. Поэтому если общая экономическая ситуация меняется под воздействием внешних факторов или просто прибыль бизнеса по какой-то причине падает, стоит детально просмотреть все направления работы и убедиться, что они приносят деньги.

То, что себя не окупает сейчас и в последние 3-6 месяцев, стоит хотя бы поставить на паузу: если по каким-то причинам есть понимание, что в целом это не провальная идея — просто сейчас для нее не время. А то, что окупает, стоит рассмотреть со всех сторон и подумать: нельзя ли как-то сократить затраты на реализацию этого проекта.

Например, магазин запустил доставку, механика которой может быть разной. Если город большой, при этом точек немного, вероятно, для самых ходовых товаров стоит открыть дарксторы и возить оттуда — это будет менее затратно. Если ритейлер известный и с большой аудиторией, вероятно, стоит уйти от агрегатора на другие форматы доставки: свой штат, сторонние курьеры. И здесь еще возможна масса разных оптимизаций, которые сокращают расходы или повышают прибыль.

Стремление к экономии через оптимизацию бизнес-процессов, оценку невыгодных инвестиций и устранение не окупающихся расходов, важно для любого бизнеса и в любое время — даже не в кризисное. Главное, в попытках уменьшить траты, не доходить до крайности и не трогать аспекты, влияющие на операционные процессы. Не сокращать кардинально штат, сваливая все задачи на оставшихся сотрудников, не уменьшать ФОТ до уровня МРОТ, не снижать качество обслуживания и продукции. И, прежде чем что-либо оптимизировать, тщательно обдумать — зачем, почему и как.