Балтика переводит регулярную отчетность в единую цифровую систему

Реализацией этого масштабного проекта занимается группа по развитию бизнес-анализа и отчетности региона Восточная Европа. Главной целью проекта является создание автоматизированных инструментов для мониторинга ключевых показателей эффективности процессов цепочки поставки продукции заказчику. Решение позволило перевести из Microsoft Excel в Microsoft Power BI всю регулярную отчетность по транспортной, складкой, дистрибуционной функциям и мониторинга исполнения качества сервиса для наших клиентов.

Сергей Сучков, старший директор по логистике региона Восточная Европа, компания «Балтика», часть Carlsberg Group: «Сотрудники, отвечающие за все звенья цепи поставок продукции клиентам, каждый день обращаются к различным аналитическим данным, оперативный доступ к которым крайне важен для понимания того, какие аспекты работы требуют улучшений. Автоматизация сбора этих данных позволила сократить время на подготовку отчетности в несколько раз. Так, отчеты по комплексным показателям клиентского сервиса, складской или транспортной функциям, на подготовку которых тратилось до нескольких дней, теперь формируются за 15-20 минут и доступны для мониторинга в удобной детализации и простой визуализации на мобильных устройствах. В результате нам удалось значительно сократить время принятия управленческих решений, напрямую влияющих на развитие нашего бизнеса». 

Инструмент Microsoft Power BI собирает аналитические данные из многочисленных внутренних источников, полученный массив обрабатывается, а результаты визуализируются в виде графиков, таблиц и диаграмм, доступ к которым можно получить на единой облачной платформе. Сотрудники могут просматривать различную статистику по ключевым показателям эффективности процессов с компьютеров, планшетов, телефонов и оперативно реагировать в случае отклонения фактических данных от поставленных целей. Необходимые данные объединяются в одном отчете или дашборде в соответствии с уровнем управления, что позволяет увидеть необходимый срез KPI по своей зоне ответственности и оперативно принять управленческое решение, не обращаясь к нескольким документам.

«Эффективная работа с данными — важный элемент обеспечения конкурентного преимущества, необходимого для успеха бизнеса, — комментирует Анна Кулашова, директор департамента по работе с крупными заказчиками Microsoft в России. — Промышленная революция 4.0. и развитие цифровой экономики требуют от бизнеса оперативной реакции на любые малейшие изменения, как внутренние, так и внешние. Повышение эффективности цепочки поставок за счет консолидации отчетности на основе Power BI, которую реализует компания «Балтика», — это прекрасный пример современного подхода к управлению бизнесом».

Для перевода бизнес-аналитики цепочки поставок продукции заказчику на единую платформу Power BI была проведена полная диагностика исходных данных в информационных системах компании, описаны все методики расчета ключевых показателей, посчитаны целевые значения, сформированы и реализованы необходимые технические доработки для минимизации использования Excel-отчетности. В результате предварительной работы, Power BI практически не требует регулярного ручного менеджмента показателей, что устраняет возможность человеческой ошибки при подготовке отчетов. 

Нововведения касаются работы служб, отвечающих за оперативную и эффективную доставку продукции клиентам: складское хозяйство, транспорт, дистрибуцию и клиентский сервис. Работа по проекту продолжается — к системе подключаются службы прогнозирования и планирования. Команда регулярно собирает обратную связь у пользователей системы дашбордов и отчетов, вносит необходимые корректировки, создает дополнительные форматы представления данных, которые помогают сотрудникам разного уровнять получать актуальную информацию по текущей эффективности своих процессов. Группой активно развивается система обучения для всех сотрудников компании — разработан авторский тренинг по Power BI, принять участие в котором может каждый сотрудник, проводятся вебинары по конкретным дашбордам и отчетам с подробным пояснением структуры данных, визуализированных в Power BI.

В дальнейшем планируется расширить проект и на другие страны региона Восточная Европа, среди которых Украина, Беларусь, Азербайджан и Казахстан.