CRM для рекрутмента: Talantix vs расширение HR-департамента

Рост компании — триггер для принятия решений Mama Brands на российском рынке уже 7 лет: в компании разрабатывают и производят продукты для сферы красоты и здоровья. Сейчас у них два офиса, где работает около 100 человек. Сперва работали только в Воронеже, но весной 2019 года компания решила расширяться и появился офис в Москве. Запуск региона потребовал нового штата сотрудников, а значит — у рекрутеров появилось больше работы. 

 Краткая справка о компании  

Сфера деятельности: производство и продажа профессиональной косметики 

Количество человек в компании: 100 2 офиса: в Воронеже и в Москве 

Количество человек в HR: 3 

Количество вакансий в работе (среднее): 7–10 

Специфика подбора: точечный подбор узких специалистов (бренд-директор, руководитель продуктового направления), узкие специалисты в маркетинге и продажах, в разработке продуктов, массовый подбор кладовщиков. 

На тот момент HR-департамент состоял из трех постоянных сотрудников и одного на подхвате. Расширять отдел возможности не было, но нагрузка возрастала, поэтому решили: если нельзя увеличить человеческие ресурсы, нужно больше автоматизации. На помощь пришел Talantix — облачная CRM для рекрутмента от hh.ru. 

 Пока компания работала в одном регионе, HR-команда использовала простые инструменты: Google-документы — для вакансий, резюме и другого текста, Excel — для воронок кандидатов и графика собеседований. Еще помогал hh.ru — там можно комментировать резюме и перемещать кандидатов по стандартным этапам подбора. Но этого стало недостаточно: — скорость подбора с такими инструментами не позволяла выйти на нужные объемы; — не было времени давать отрицательную обратную связь; — всем было неудобно общаться — ни рекрутерам между собой, ни внутренним заказчикам с рекрутерами; — гора лишних папок в разных местах создавала ощущение хаоса. Понятно, что в беспорядке и с неудобствами сильно падает эффективность работы. Когда вопрос встал остро, Дарья вспомнила о Talantix — она узнала о нем около года назад, но так и не попробовала. Теперь пришло его время. 

Компании нередко не решаются внедрять специальный софт, потому что кажется, что это долго и трудно. А как на самом деле? У Mama Brands внедрение Talantix заняло всего 2 дня. 

1. Дарья просмотрела все видео со «Справки» внутри Talantix — это заняло около получаса. 

2. Опробовала новые знания — попрактиковала то, что увидела в инструкциях. 

3. Презентовала систему своей команде, и они вместе пересмотрели обучающие видео. 

4. Потом было обсуждение и совместная практика. 5. Через два дня коллектив уже все освоил. Совместная практика очень важна: то, что не заметите или не поймете вы, заметит и поймет ваш коллега, и наоборот. Через обмен идеями и замечаниями очень удобно учиться новому. Начать экономить: 1 год пользования CRM = 1 зарплата рекрутера В Mama Brands не скрывают цифры: сейчас Talantix обходится компании в 42 тысячи рублей в год для 3 рекрутеров. Наем еще одного штатного рекрутера обошелся бы в разы дороже. Если зарплата рекрутера — примерно 40 тысяч рублей на руки, то CRM окупится уже в первый месяц. Сравните: 42 000 рублей в год на Talantix vs. 500 000 рублей на еще одного человека в штате. 

 Внедрение прошло легко и быстро. Поскольку компания была интегрирована с HeadHunter, у нее не возникло проволочек с документами, не было задержек из-за предустановки программы. Сотрудники HR-департамента отмечали, что CRM простая и интуитивная. Конечно, есть опции, о которых не догадаешься без обучения, но в целом все логично и удобно. Были и нюансы. Сперва у команды закралось недоверие: а вдруг что-то случится — программа зависнет? Пропадет важный комментарий? Исчезнет резюме? Из-за этого рекрутеры дублировали комментарии и на hh.ru, и в Talantix. Со временем эта боязнь прошла: по факту за год использования не было никаких нареканий или проблем. Только раз CRM не открывалась, но служба поддержки быстро ответила и решили этот вопрос за полчаса. 

 С помощью Talantix компаниям удается ускорить поиск, освободив рекрутера от ненужной рутины и дав ему больше времени на стратегические задачи. Вот какие задачи закрывают рекрутеры в Mama Brands с помощью CRM: — выстраивают четкий бизнес-процесс подбора, в этом им помогают создание своих этапов подбора, автоматический разбор откликов, импорт в СRM новых резюме из разных источников, добавление меток; — оперативно работают с кандидатами: объединяют двойников, создают шаблоны писем, отправляют письма группе выбранных кандидатов, общаются в WhatsApp; — оптимизируют работу команды: приглашают в систему нанимающих менеджеров, используют календарь встреч с ними, сохраняют историю работы с кандидатом, отслеживают движение кандидатов по этапам. Давайте разберем некоторые из этих опций детальнее. 

В процессе формирования заявки на подбор команда рекрутеров устраивает брейнсторм: что обязательно для кандидата, а что не подходит. Например, компанию не устраивают сотрудники, которым нужен гибкий график и у которых при этом менее года опыта на сходной должности. Это можно отметить в автофильтре, и резюме соискателей с такими параметрами будут из неразобранных автоматически отправляться в отклоненные. Это просто и экономит массу времени. 

 

1.Рекрутеру нужно один раз настроить автофильтры, и кандидаты будут автоматически переводиться с этапа на этап в воронке подбора 

Дарья отмечала, что до использования CRM команде не хватало времени на ответ кандидатам, которые не подошли на разных этапах отбора. А сохранить положительный бренд работодателя хотелось. В итоге эта задача отлично решилась с помощью настройки шаблонов писем. Шаблоны удобно использовать вместе с автофильтром. Установили параметры фильтра, CRM-система перебросила неподходящие резюме в «Отклоненные», и кандидаты получили обратную связь по созданному шаблону. 

В результате на обратную связь понадобится 2 минуты, а письмо будет индивидуальным. 

Команда Mama Brands нередко занимается холодным поиском, поэтому им приглянутся инструменты загрузки резюме. Если раньше их нужно было скачивать, а потом сохранять в папках на компьютере, сейчас достаточно в один клик добавить в базу Talantix. Еще одно неудобство — дубли резюме. Особенно это касается больших городов, где соискатели больше обращаются к услугам карьерных консультантов. Любой такой специалист посоветует клиенту сделать несколько версий резюме — под разные позиции и для разных компаний. В результате у одного человека может быть от 3 до 10 резюме, которыми он пробует откликаться на разные вакансии, а это создает сложности для рекрутера. 

3. Talantix решает эту задачу — распознает дубли и позволяет объединять карточки кандидатов. 

История общения с таким кандидатом тоже объединяется , что очень удобно, если меняется рекрутер — новый человек сможет быстро вникнуть в проект. Помогает это и в случаях, когда соискатели откликаются разными резюме на разные позиции. Чаще всего за конкретной вакансией закреплен отдельный менеджер. Если вакансия одна, рекрутер еще может отследить дубли, но в рамках нескольких вакансий, с которыми работает команда, это сделать практически невозможно. С CRM это больше не проблема. 

Реальность пандемии, а с ней и удаленной работы показала, насколько важны правильные инструменты контроля. Когда руководство не видит, что сотрудник делает звонки, приносит распечатанные резюме, показывает кандидатов, кажется, что работа не движется. В Talantix можно выгрузить отчет по активности каждого рекрутера, посмотреть статистику по любой вакансии. Это экономит время и мотивацию рекрутера — ему не нужно писать отчет вручную. А руководитель при этом спокоен — он в курсе дел и контролирует ситуацию. 

Раньше для общения с кандидатом в мессенджерах рекрутеру приходилось сохранять его контакты, теперь все намного проще. Из профиля соискателя в Talantiх есть быстрый переход на WhatsApp и Viber. При этом ответы кандидата автоматически появляются в системе. В Mama Brands этой опции очень рады, ведь с ней экономится время для действительно важных задач. 

Бывает, рекрутер оставит себе комментарий — впечатление о кандидате или какую-то другую важную информацию, а потом отвлечется и забудет нажать кнопку «Сохранить». В Talantix комментарий остается в поле ввода, даже если вы его не добавили. 

Теперь рекрутеру можно не бояться, что что-то потеряется и придется лишний раз копаться в памяти. Помимо этого можно выстраивать уровень приватности любого комментария — для себя, для всех или для конкретных коллег. Если вы проводите переговоры по зарплате и хотите не разглашать финансовые цифры, такая опция будет кстати. Или если есть другая чувствительная информация о будущем сотруднике, то можно под грифом приватности спокойно ее оставлять в системе, а не искать потом эти записи по блокнотам. 

Если за время удаленной работы ваша команда устала от бесконечных обменов Skype-логинами, общение в Microsoft Teams как раз для вас. 

4 В календаре Talantiх можно создать встречу, и каждый ее участник получит ссылку. Дарья и ее департамент уже опробовали эту функцию и не хотят возвращаться к другим форматам видеоинтервью. Скорость, удобство и качество подбора Мы спросили у Дарьи, какими тремя словами она бы охарактеризовала Talantix. Она ответила, что это скорость, удобство и качество. CRM позволяет выводить подбор на новый уровень с минимальными затратами и без вовлечения дополнительных сотрудников.