Использование биометрических систем при учете рабочего времени: перспективные сферы применения

Алексей Рыбаков, генеральный директор IT-компании Omega, - о преимуществах и сценариях использования распознавания лиц при учете рабочего времени

По мере распространения коронавируса контактные биометрические системы учета времени теряют свою актуальность. Хотя законодательно всеобщего запрета на сканирование отпечатков пальцев не установлено, некоторые организации вводят локальные ограничения. К такой мере пришли транспортное управление Нью-Йорка и Департамент полиции Нью-Йорка. Казалось бы, стоит возвращаться к эпохе ручного трекинга времени работы сотрудников. Но существует альтернатива, которая применяется той же полицией в крупных городах.

Традиционно под технологией биометрической системы учета рабочего времени сотрудников мы понимаем отпечатки пальцев. С нулевых годов технология получила практическое применение в бизнесе – для учета времени работы. В 2020 году ее атаковали не просто противники биометрических систем, а вирус.

Исследования показывают, что микробы легко попадают в тело не только через еду или воду, но и через загрязненные руки при их близости к органам дыхания. Это в полной мере касается биометрических сканеров отпечатков. Однако это не отменяет все преимущества таких систем, в отличие от отчетности, предоставляемой работниками вручную.

Конечно, биометрические данные могут быть самыми разными, среди которых сигналы сердца и мозга, сканирование вен пальцев. Они обеспечивают точность идентификации, но имеют ограниченную применимость в коммерческих условиях.

Распознавание лица

Куда более практичной технологией становится распознавание лиц. Она доступнее, дешевле и дает бизнесу больше преимуществ. Программа считывает геометрию лица, определяя расстояние между глазами и расстояние от лба до подбородка в качестве ключевых факторов. Данные о лице сравниваются со списком известных системе фотографий с помощью математической формулы. Распознавание лиц работает даже в случае с близнецами.

К преимуществам распознавания лица перед другими биометрическими системами относятся:

1. Скорость идентификации – не превышает 1 секунды.

2. Сокращение очередей у сканера лица и возможность применения одного сканера как для сотрудников, так и для покупателей.

3. Отсутствие физического контакта со сканером продляет срок эксплуатации самого устройства.

4. Первоначальная экономия бюджета достигается за счет применения уже имеющегося на предприятии оборудования. Можно воспользоваться даже планшетом, закрыв его в защитный кейс.

5. Снижается риск мошенничества, поскольку в этом случае считывается не карта, которую можно передавать любому человеку, не отпечаток пальца, который также подлежит подделке. Система проводит анализ фона, чтобы выявить обман с помощью распечатанных фотографий лица.

6. Масштабируемость можно обеспечить подключением планшета к облачному сервису. Разработав необходимый софт, можно связать систему трекинга с автоматическим заполнением платежных ведомостей, аналитикой посещаемости, системой доступа к другим дверям и системам. Всё это автоматизирует работу без ограничения по объему штата.

7. Отсутствие сенсоров позволяет эффективнее соблюдать антиковидные меры.

Что предусмотреть при внедрении

Возьмем за основу самое доступное устройство – планшет. При внедрении системы распознавания лиц следует учитывать его расположение. Лучше всего устанавливать сканер на высоте около 150 см. Это позволит комфортно распознавать лица сотрудников даже самого низкого роста. При такой высоте необходимо закрыть планшет в кейс или спрятать его в стену так, чтобы не было свободного доступа ни к кнопкам, ни к слотам подключения.

Конечно, камера ничего не увидит в темноте. Поэтому необходимо настроить автоматическое включение света. При этом вспышки самого устройства будет явно недостаточно, хотя стоит проверить настройки ISO. Система определения попыток мошенничества будет работать эффективнее, если в помещении с камерой используется однотонный белый фон.

Графики работы сотрудников и бухгалтерия

Биометрическая система может использоваться не просто как система для контроля времени сотрудников, но пойти дальше и облегчить работу бухгалтерии. Это особенно актуально, если в компании применяются сложные графики работы. Данные о входе и выходе сотрудников могут автоматически загружаться в облачное веб-приложение, которое сравнивает фактическое время работы с графиком. При этом для максимальной автоматизации расчетов следует продумать допустимые пределы времени начала и окончания рабочего дня. Ни один сотрудник не будет приходить ровно в 9:00, а ужесточение этих пределов может привести к снижению доверия между руководством и рядовыми работниками. При детальной настройке система сама будет соотносить запланированные и фактические данные, пределы и общее рабочее время, сохраняя все данные на случай недопонимания. В итоге начисление заработной платы будет занимать в десять раз меньше времени, чем обычно.

Непредвиденные ситуации

Автоматизация предполагает детальную инструкцию для самой системы. Поэтому при разработке подобного сервиса необходимо продумать, как вести учет времени во время командировок, изменений условий труда, которые предполагают сокращение времени рабочего дня, проведения работ за пределами территории работодателя, особые обязанности сотрудника, согласно которым он периодически работает за пределами графика. Чем больше ситуаций будет «знать» система, тем меньше проблем она будет нести. В таких случаях незаменимо мобильное приложение, которое также будет поддерживать технологию распознавания лица. При этом приложение может работать даже в условиях сбоев интернет-соединения и синхронизироваться с сервером в момент появления связи для обмена данными.

В нем стоит предусмотреть личные кабинеты сотрудников с различными уровнями доступа. Это как раз позволит им контролировать саму систему и на ранней стадии гасить возможные конфликты и недоверие. Функционал личных кабинетов может быть существенно расширен и давать точку входа для практически всех корпоративных процессов и данных. Например, сотрудник может вносить в систему конкретные задачи, которые он выполнял в течение рабочего дня. Позадачный трекинг поможет анализировать, на что тратится больше времени, а где есть узкие места для дальнейшей работы.

Как показывают исследования компаний, внедривших технологию, она существенно повышает внутрикорпоративную деловую культуру и заставляет соблюдать график работы. Биометрическая система, в основе которой лежит распознавание лиц, крайне удобна для традиционных организаций, в которых сотрудникам не нужно быть мобильными. Эта технология превосходит другие биометрические методы по простоте использования, доступности и тесной интеграции с современными облачными приложениями для расчета заработной платы. Это позволяет экономить бюджет благодаря автоматизации и исключать переработок без необходимости.

Этот год показал фактическую применимость искусственного интеллекта практически в любых процессах. Поэтому в 2021 году компании, разрабатывающие биометрические системы учета времени, будут активно внедрять в свои сервисы искусственный интеллект. Более широкое использование чат-ботов, работающих на базе искусственного интеллекта, поможет оптимизировать управление процедурами. Вместо обращения сотрудников в отделы кадров с вопросами о графике работы или запросами на отгул они смогут получать мгновенные ответы от встроенных чат-ботов.