Как ритейлеру эффективно использовать внутренние резервы и внешний персонал

Торговые сети часто страдают от нехватки персонала, а в период пандемии эта проблема только обострилась. Новые реалии добавили проблему выпадения одного сотрудника или целой смены на карантин. Кроме того, перестали работать привычные инструменты и подходы планирования персонала. Как в условиях ежедневных изменений трафика и спроса эффективно использовать ресурсы, объясняет Дмитрий Шеходанов, генеральный директор Verme.

Ритейлеры до кризиса часто сталкивались с вопросом эффективности планирования и использования ресурсов, сегодня же это стало серьезной проблемой, которую нужно решать в кратчайшие сроки. Глобальная пандемия привела к изменениям привычек людей, сильно изменилась структура потребности и трафика, каждый день может быть приносить новые правила и требования.

Сотрудникам и бизнесу стало тяжело адаптироваться ко всем этим условиям в ручном режиме. Многие компании активно начинают использовать аутсорсинг, но компетенции, контроль сотрудников и понимание, когда человек должен выйти на смену, остаются вне рамок стандарта компании. Все это приводит к очередям на кассах, выпавшим сменам и потери в выручке и обороте

Что будет после карантина

По статистике Китая до 30% штатного персонала выбывают из-за вируса в период пандемии. Как в таких условиях ритейлеру удержать ситуацию под контролем и не допустить коллапса в магазине? В период пандемии необходимо прилагать усилия, которые решат не только сиюминутные проблемы с нехваткой персонала, но будут заделом на масштабирование после ее окончания.

Иначе, поставив заплатки сейчас, после выхода из кризиса многие компании не смогут сохранить бизнес. В такой ситуации особенно актуальными становятся решения, повышающие эффективность использования человеческих ресурсов, управляемость и прозрачность. Персонал наряду с логистикой — ключевое звено функционирования ритейла.

Ситуация на российском рынке

Уже в начале карантина ритейлеры начали искать решения, которые с одной стороны помогут сохранить работоспособность магазина, а с другой, не потратить слишком много ресурсов. По нашим данным несколько крупных федеральных продуктовых сетей в период пандемии запустили проекты по автоматизированному обмену персоналом внутри группы магазинов. Любой сотрудник в свой выходной день мог закрыть смену продолжительностью 2-4 часа в соседнем магазине. В конечном итоге 50% сотрудников перешли на гибкие смены, и все магазины сети закрыли необходимые потребности. Стоит отметить, что данное решение позволило сократить фонд оплаты труда и увеличить уровень сервиса в среднем на 7%.

Показателен другой пример в крупной логистической компании — за первую неделю карантина число заказов через интернет выросло на 180%. Компании физически не хватало собственных сотрудников, поэтому пришлось использовать аутсорсинг в большом объеме. Наплыв заказов и человеческий фактор в учете рабочего времени привели к большим финансовым затратам, которые не окупились. Сотруднику платили зарплату, а по факту он не приходил на смену. Автоматизация данного процесса смогла бы решить проблему не только сейчас, но и в будущем при учете времени собственных сотрудников.

После выхода из карантина у всех непродуктовых компаний будет стоять задача сохранения бизнеса и максимального сокращения затрат. Очевидно, что вторая статья бюджета — фонд оплаты труда. Автоматизация обмена внутренним персоналом и биометрический учет рабочего времени будут иметь ключевое значение для бизнеса, потому что они с одной стороны оптимизируют затраты на персонал, а с другой сохранят уровень сервиса и покрытие постоянно меняющегося трафика.

Инструменты гибкого планирования и учета

Автоматизированный учет рабочего времени и технологии гибкого планирования смен давно существуют на рынке. Эти решения строятся на базе систем Workforce management, которые доказали свою эффективность в мировом масштабе. В то же время относительно недавно появились комплексные системы, которые обеспечивают автоматизированную работу с внутренним и внешним персоналом. Они позволяют не только автоматически выводить сотрудников из штата магазинов сети для закрытия потребности, но и на короткий период времени искать замену через базу аутсорсинговых агентств.

Особенно важно в текущих условиях для продуктовых ритейлеров — оперативно пересчитывать потребность, которая позволяет планировать персонал с учетом постоянных изменений. После снятия карантина покупательская активность изменится, придется снова менять график, чтобы оптимально покрывать трафик. Неизвестно, как поведет себя вирус и в какой ситуации мы окажемся через месяц. В таких условиях готовность компаний оперативно корректировать графики сохранит значительную часть бюджета.

В условиях быстрой текучки собственного и аутсорс-персонала необходимо контролировать рабочее время сотрудников и платить за фактически отработанное время. На помощь приходят автоматизированные системы на базе лицевой биометрии. Как это работает? На входе и выходе сотрудник должен сфотографировать свое лицо в определенном терминале. Далее система сравнивает плановый график и фактически отработанные часы и отправляет отметку в табель учета времени и выплачивает заработную плату. Это позволит контролировать выход сотрудника смену и избежать опозданий и ранних уходов. С помощью таких решений компании экономят до 2% фонда оплаты труда.

Новое завтра

В текущей ситуации многие игроки рынка говорят о новой реальности в части ведения бизнеса и управления персоналом. В ближайший год у многих будет стоять задача не увеличить финансовые показатели, а сохранить текущие и максимально оптимизировать затраты. В этом случае автоматизация процессов управления персоналом может дать реальный результат. Вендоры подобных решений понимают ситуацию и меняют свои подходы к реализации процессов в сторону сокращения сроков запуска.

Многие задаются вопросом сохранения компании и персонала без кардинальных изменений. В сегодняшней ситуации это будет крайне проблематично, не стоит бояться менять внутренние процессы и автоматизировать те вещи, о которых даже не думали. Важно помнить, что в конкурентном поле выживает тот, кто применяет изменения. Пока вы ждете, ваш конкурент уже на шаг впереди.