Ретейлер «Виктория-Балтия» автоматизировал документооборот системой Konica Minolta

Розничная сеть «Виктория» внедрила систему электронного документооборота Tessa разработки компании Konica Minolta, полностью автоматизировав процесс работы с договорами.

Продовольственные магазины «Виктория Балтия» расположены в Москве, Калининграде, Московской и Калининградской областях. В их число входит 68 супермаркетов «Виктория», 23 магазина «Виктория Квартал», 27 небольших магазинов эконом-класса «Дёшево», а также один гипермаркет мелкооптовой торговли «КЭШ».

Перед внедрением системы специалисты Konica Minolta провели в компании аудит организации работы с договорами. Далее клиенту были предложены рекомендации по доработке этого процесса. Были улучшены карточки договоров и интегрированы в работу с документами ряд дополнительных этапов и проверок.

Кроме того, у компании появилась возможность отправлять их пользователю для ознакомления, показывать документы и давать к ним доступ по определенным правилам.

Оптимизировав работу с договорами, Konica Minolta внедрила у заказчика систему электронного документооборота Tessa, которая предполагает несколько маршрутов визирования, а распределение документов по ним происходит по определенным правилам.

В системе можно установить запрет согласования документов для отдельной группы пользователей, создавать дополнительные соглашения на основе договоров и получать информацию об окончании срока действия документов. Также есть возможность просматривать историю согласования договоров.

«Специалисты Konica Minolta провели полное проектное сопровождение решения, — отметил руководитель отдела ИТ-решений Konica Minolta Business Solutions Russia Кирилл Чеханков. — Система успешно введена в промышленную эксплуатацию и работает в соответствии со всеми пожеланиями клиента, а процесс работы с договорами в компании стал значительно удобнее, сотрудники могут производить с ними гораздо больше операций».

Директор по информационным технологиям компании ООО «Виктория Балтия» Павел Селиванов сказал, что целью проекта являлось разделение договорных потоков сети «Виктория» с сетью «Дикси».

«Определяющими факторами при выборе решения стали скорость развёртывания, компетенции подрядчика и бюджет проекта, — отметил он. — Сроки реализации проекта составили 1,5 месяца на запуск базового договорного потока, без автоматизации маршрутов, и 2 месяца на миграцию из единой СЭД».

Селиванов отметил, что подрядчик выполнил работы в запланированные сроки, со стороны команды внедрения сложностей не возникло.

«Реализована интеграция с SAP в части договорного потока, а также интеграция с операторами ЮЗЭДО и шиной данных Terralink», — отметил он.

Напомним, что ООО «Коника Минолта Бизнес Сольюшнз Раша» работает в России с 2001 года и является ИТ-провайдером полного цикла. Предоставляет услуги по управлению различными этапами работы с документами, включая сканирование, распознавание, а также организацию договорного процесса, внедрение электронных архивов и инструментов интеллектуального поиска.

Большинство решений, с которыми работает компания, строится на импортонезависимом стеке технологий. По всем направлениям бизнеса применяются продукты, входящие в реестр российского программного обеспечения (ПО). Также налажены партнёрские отношения с ведущими российскими разработчиками в области управления процессов, программных роботов, ЭДО, Service Desk.

Компания является частью японского холдинга Konica Minolta Inc., который представлен дочерними структурами и дистрибьюторами более чем в 80 странах Европы, Центральной Азии, Ближнего Востока и Африки. Объем продаж холдинга в 2021 финансовом году составил более 6,7 млрд долларов.