X5 перевела закупку запчастей в электронный формат

Автоматизация уже затронула закупку всех наименований запасных частей и услуг по техническому обслуживанию и ремонту транспорта – 95% поставщиков в этих областях переведены на электронный документооборот (ЭДО). Теперь весь процесс согласования этих услуг проходит через ЭДО: от подачи запроса на ремонт транспортного средства на станции техобслуживания (подтверждение даты и времени принятия автомобиля), согласования предварительного заказа на ремонт, финального согласования работ и запчастей и подписания УПД до автоматического создания заявки на оплату в соответствии с условиями договора. Реализация проекта позволила снизить трудозатраты за счёт внедрения автоматических бухгалтерских проводок, сократила затраты на закупку запчастей, а также обеспечила большую прозрачность закупок и скорость этого процесса, позволяя учитывать все затраты в месяце их возникновения без дополнительного ручного учёта.

 «Мы продолжаем реализацию стратегических инициатив по цифровой трансформации транспортной логистики X5 Retail Group, одной из которых и является этот проект. Переходом на электронный документооборот по закупке запчастей и услуг по ремонту грузовой техники мы решаем сразу комплекс задач, как для себя, так и для наших партнёров. И самое главное - для наших партнеров значительно сокращаются сроки оплаты и снижается финансовая нагрузка в достаточно немаржинальном бизнесе», - отметил управляющий директор X5 Logistics Кирилл Кузьменко.

Компания создала базовую платформу для оптимизации документооборота, которая позволит продолжить внедрение ЭДО с различными типами поставщиков. Таким образом, Х5 ускоряет закупочные процессы и повышает удобство работы для всех заинтересованных сторон.

«Основным вызовом для нас стала адаптация интерфейсов взаимодействия с поставщиками, чтобы сделать процесс удобным не только для Х5, но и для наших контрагентов, тем самым повысив их заинтересованность в переходе на взаимодействие в электронной форме», - рассказывает руководитель направления проектов дирекции по информационным технологиям Х5 Никита Семин.

В рамках проекта Х5 доработала внутренние учётные системы, а также платформы EDI-провайдеров. В частности, теперь все коммерческие предложения попадают напрямую в учетную систему компании, что позволяет получить полностью прозрачную историю закупок и исключить человеческий фактор. Кроме того, был разработан и интегрирован алгоритм, который при принятии решения о закупке учитывает не только стоимость запчастей и услуг, но и скорость их поставки, что снижает простой транспорта.