Идеальный шторм. Как адаптировать бизнес-планирование в постоянно меняющейся реальности

С наступлением волны кризисов выиграли компании, несколько лет работавшие над автоматизацией планирования производства и продаж. Им проще реагировать на деглобализацию цепочек поставок и структурные изменения на разных рынках. О планировании и прогнозировании спроса в период турбулентности рассуждает Евгений Непейвода, управляющий партнер Novo BI, компании-разработчика ПО для прогнозирования спроса и оптимизации цепей поставок.

До весны 2022 года и массового ухода вендоров вроде SAP, Oracle, Anaplan зарубежные ИТ-решения для оптимизации бизнес-процессов занимали до 60% рынка в России, подсчитали аналитики компании «Эдит Про». Российских аналогов систем, которые закрывали бы в единой цифровой платформе все потребности бизнеса — учет трудовых ресурсов, бухгалтерский учет, финансовое планирование, прогнозирование спроса, планирование производства, аналитику и оптимизации процессов — на рынке нет. При этом компании нуждаются в таком решении — есть соответствующие запросы от них.
Российские решения для планирования спроса в цепях поставок имеют ряд качественных преимуществ — высокая точность прогноза, относительно быстрая скорость внедрения. К тому же отечественное ПО заметно дешевле. Сейчас в выигрышной ситуации оказались компании, выбравшие отечественное еще несколько лет назад — им не нужно совершать резкие переходы. Спрос на российские решения сейчас растет еще и потому, что компании все больше осознают преимущества планирования при помощи современных математических алгоритмов и машинного обучения. Активная фаза перехода на отечественные разработки в этом направлении наступит в 2023 году.

Компаниям, начинающим выстраивать свои процессы от планирования спроса только сейчас, важно помнить, что немаловажный фактор успеха — регулярное использование системы сотрудниками. В идеальной ситуации ее обновляют все участники цепочки поставок — от производителя до точек продаж. Благодаря использованию единого информационного поля прогнозы спроса будут наиболее точными.

Зачем планирование бизнесу

Компании, не сумевшие выстроить отлаженный процесс планирование спроса, работают по старинке: производство долго что-то изготавливает большой партией, потом все это хранится на складе, пока отдел продаж пытается это продать. Спустя 2–3 месяца товар может оказаться никому не нужным, потому что рынок уже изменился.

При этом сотрудники всех подразделений тратят много времени на аналитику по своему направлению. Но их прогнозы становятся неактуальными еще на этапе подсчета: без преувеличения мир меняется каждый день.

Такие компании жалуются на одно и то же: много времени уходит на перепланирование, никогда нет актуального плана работы, планирование продаж и управление запасами на низком уровне. В итоге компании получают ситуации «overstock» и «оut of stock», частое перепланирование, снижение доступности товара, низкую скорость принятия решений (особенно это критично на рынке скоропортящихся продуктов) и, как следствие, недополучают прибыль, терпят убытки и перерасход на логистику, склады, утилизацию и менеджмент, не понимают, что вообще происходит у партнеров и в цепочке поставок.

Руководитель такой компании узнает о проблемах бизнеса из отчетов подчиненных. К моменту их прочтения информация в них устарела и исправить ситуацию никак нельзя.

Предиктивная аналитика с использованием алгоритмов машинного обучения помогает обеспечить баланс спроса и предложения, управление продажами «в прямом эфире», увеличение прибыли и повышение конкурентоспособности компании. Подразделения совместно и одновременно решают одну обозначенную задачу, а не каждый свою.

Новые факторы для бизнеса

Первым необходимость эффективного планирования осознал рынок FMCG как один из самых высококонкурентных. И производителям, и дистрибьюторам важно учитывать изменений цен, логистики, запасов товаров повседневного спроса, которые покупают в каждый дом.

Математические модели уже научились учитывать риски ограничений при пандемии, уходе с рынка тех или иных игроков, изменения логистических цепочек. Алгоритмы способны прогнозировать и спрос для отдельных категорий товаров с точностью до 99%. А также — показывать, на какой товар нужно сейчас вводить промоактивности.

Помимо непредсказуемых факторов разным компаниям важно учитывать собственные критические: сезонность, листинги, блокировки, вывод новых продуктов, товаров-заменителей, каннибализацию (сокращение продаж одного товара после вывода другого). Речь может идти и про шоколад, и про строительные смеси, например. Получая прогноз спроса, поставщики могут вводить на полки магазинов новые товары-заменители вместо уходящих.
Есть и рынки, которые неконтролируемо выросли в 2021–2022 году. Спрос на мебель в 2022 году вырос на 60%, писал ТАСС. На 61% вырос спрос на одежду российских производителей. Российские компании ощутили рост спроса и теперь им нужно его удовлетворять.

Продажи DIY или товаров для дома и сада прибавили 19% в 2021 году, оценивали аналитики INFOLine. Крупнейший российский разработчик, производитель и поставщик строительных материалов компания Bergauf много лет использовал упрощенные параметры управления запасами готовой продукции и не собирал данные о профиците, дефиците запаса. Когда стало понятно, что такой подход неэффективен, компания внедрила цифровой инструмент прогнозирования спроса, способный показывать слабые места при планировании и картину целиком — математические модели анализирует периодичность, объемы заказов продукции клиентами и предсказывает их дальнейший спрос с учетом всевозможных внешних факторов. Компания получила прогнозы спроса необходимого количества товара на складе и в производстве в определенный период. Точность планирования бизнес-процессов выросла за несколько месяцев на 15%, а количество рисковых запасов готовой продукции и сырья снизились в 2 раза.

Крупнейший российский производитель сантехники Aquaart Group, работающий на рынке с 1996 года, уделял планированию много внимания. Сотрудники неделями занимались аналитикой, при этом актуального прогноза спроса и его четкой структуры в компании не было. Процедуры планирования и продаж нужно было сокращать по времени, повышать точность прогнозов и снижать складские запасы. После внедрения цифрового решения в компании появилось единое информационное пространство для планирования, точность прогнозирования спроса на акции и новую продукцию. После объединения товаров в кластеры внедрили прогнозирование без опоры на предыдущий опыт.

Трудозатраты на планирование снизились в 14,5 раз: с 580 до 40 человеко-часов. До внедрения шесть человек уделяли планированию две недели, после — процесс стал занимать один день. Точность планирования промоакций выросла на 15%. Вырос уровень обеспеченности клиентов ключевыми для компании товарными позициями (около 200 SKU) — с 78% до 93%.

Компания смогла сконцентрироваться на трейд-маркетинге за счет повышения эффективности взаимодействия всех участников цепочки поставок, и в 2021 году получила более 60 новых клиентов, вывела на рынок более 200 новинок и увеличила продажи без увеличения товарного запаса более чем на 30%.

О чем стоит помнить, если бизнес внедряет систему планирования в 2023 году

Самая продвинутая аналитика не может спасти компанию. Если в бизнесе в целом нет культуры планирования, сотрудники не осознают важности своевременного и регулярного внесения данных, не поможет никакая система. В компаниях, которые ведут планирование кое-как, точность прогнозов зачастую не превышает 40%. Построить культуру бизнеса — ответственность компании. Внедрить и обучить помочь пользоваться системой эффективно — работа вендора.

При импортозамещении — адаптивность внедрения прежде всего. Крупным компаниям, которые ищут альтернативу зарубежным решениям, нужно фокусироваться на структурности данных, их сохранности и стыковке при миграции в новую систему. У альтернативного продукта должен быть интуитивно понятный интерфейс, а вендор — должен показать желание усовершенствовать решение под конкретного клиента. Во многом это преимущество софта российского производство — с отечественными разработчиками проще коммуницировать, чем с зарубежными партнерами.

Удобное обучение. Вендор поддерживает внедрение, обеспечивает техподдержку и предоставляет целые обучающие курсы.

Оценка зрелости компании. Этот пункт актуален для бизнеса, который ранее не пользовался подобными продуктами. Бизнес должен осознавать необходимость к работе в партнерстве с поставщиками и клиентами, делиться данными и бережно их собирать, принимать решение сообща, а также доверять ИТ-инструментам, которые опираются только на факты. Наличие всего этого — признаки достаточной зрелости компании для этапа цифровизации и налаживания цивилизованного подхода к бизнесу.
Смена внешних обстоятельств, команды, инструментов, партнеров и бизнес-процессов — непростой период в жизни каждой компании. Но если достаточно изучить возможные варианты решения, научиться принимать новые вызовы и не ждать, когда все само как-нибудь разрешится, то через некоторое время можно обнаружить, что рыночные ниши, которые были плотно заняты глобальными корпорациями, становятся более адаптивными, и для относительно небольших компаний появляется возможность серьезно конкурировать с гигантами. Самое главное – отладить прежде внутренние процессы!