Как алкомаркетам уйти от меры «на глаз» и эффективно управлять запасами?

Ксения Васильева, бизнес-аналитик Project Manager ABM Сloud

А вы знали, что размер мирового рынка алкогольных напитков к 2021 году составит около 1,7 трлн долларов США? По крайней мере, так прогнозируют эксперты. Спрос на алкоголь действительно растет, и конкуренция усиливается.

Рост рынка обусловлен несколькими факторами:

· увеличение числа городского населения;

· рост доходов в странах с формирующейся рыночной экономикой;

· молодые люди с высокими семейными доходами, которые подвержены влиянию социальных сетей и имеют легкий доступ к алкогольным напиткам;

· в городских районах работа под высоким давлением и ощущение того, что потребление алкоголя расслабляет ум, ведет к увеличению потребления алкогольных напитков;

· новые продукты с разными вкусами, красивыми дизайнами упаковки. Любопытство среди потребителей, особенно среди миллениалов, стимулирует их попробовать эти продукты, что способствует росту рынка алкогольных напитков.

Прибыль, казалось бы, как на ладони. Но в этой гонке – достаточно много конкурентов. И первенство игроков зависит от того, насколько внимательнее других они относятся к ключевым процессам.

Например, чтобы обеспечить наличие необходимого товара, нужно не просто анализировать спрос, но еще и понимать существующую «культуру пития». Если это летний жаркий день – лучше всего продается холодное пиво, а если это предпраздничные дни – люди закупают игристое вино и более крепкий алкоголь. Один из главных вопросов для ритейлера – как перестраховаться и заказать все с запасом в нужный период времени? При этом не оказаться на пути к излишкам и неэффективному использованию полочного пространства? Заказы «на глаз» больше не работают, а потому собственники бизнеса и топ-менеджеры рано или поздно решают максимально автоматизировать процессы и решить проблемы, связанные с человеческим фактором, с помощью технологий.

Зачастую к экспертам, предоставляющим услуги по автоматизации, ритейлеры приходят с похожими проблемами. Своим опытом делится компания ABM Cloud, которая работала с известной сетью алкомаркетов.

· Первое, с чем она столкнулась, – как понять, эффективно ли управление запасами, если показатели эффективности никак не измеряются. Без качественной и прозрачной аналитики невозможно понять действительно ли выбранный путь – правильный. Если не ведутся и не анализируются показатели эффективности управления запасами и их динамика, то невозможно оценить, насколько правильно ведется управление ими, подходит ли выбранная методика формирования заказов или нет. А второй их «болью» было большое количество ручных операций и рутинной работы. Многие специалисты отдела закупок быстро устают от этих задач и происходит отток кадров, а трудовой ресурс использует неэффективно. Менеджер мог бы заняться ассортиментом, поработать с проблемными позициями, но вместо этого вынужден проверять «простыни» заказов.

Поскольку ассортимент алкомаркетов достаточно разнообразный, менеджеру приходится обрабатывать большое количество заказов, которые зачастую ведутся в простом Excel, отправляются поставщику с помощью мессенджеров или диктуются по телефону. Еще одно последствие, к которому приводят озвученные выше проблемы, – без прозрачной аналитики и порядка в формировании заказов нельзя отследить такие важные параметры, как надежность поставщика и точность выполнения заказов. Об этой проблеме также рассказали и бизнес-аналитики компании ABM Cloud.

· Многие менеджеры формировали заказы «интуитивно». Человек ориентировался на свое чутье, которое редко подтверждается фактами и расчетами, а без качественной аналитики понять, где ошибка, – сложно. Также не учитывались особенности различных категорий. Для товаров с коротким сроком годности нужно учесть не только продажи, но и остаточный срок годности и неоднородность спроса в течении недели.

Зачастую менеджерам в алкомаркетах приходится управлять не только алкоголем, но и категорией fresh (поскольку у развесных закусок и разливного пива обычно минимальный срок годности).

Если заказывать неправильно, то неизбежны существенные убытки из-за списаний, которые полностью нивелируют маржинальность продукта с одной стороны, но и влекут штрафы для магазинов с другой стороны. А ведь хочется строить бизнес, который основан на взаимном уважении и чтобы люди понимали как правильно. Более того, грамотное управление закусками прямо пропорционально влияет на рост продаж сети в общем, ведь эта категория товара обеспечивает примерно пятую часть продаж и очень часто продается как сопутствующий товар к алкоголю.

· «В этой цепочке большое влияние имеет не только покупатель, но и наш поставщик. Со многими из них существуют договоренности по минимальным условиям отгрузки, которые будут логистически выгодны для поставщика и допустимы для компании. Например, это минимальная сумма заказа, объем или количество товара. Мы вынуждены вручную добавлять товары в заказ, чтобы его увеличить до нужного значения. Да, такие товары иногда добавляются чисто интуитивно», – рассказывает Александр, менеджер по закупкам сети алкомаркетов.

Для собственников бизнеса важно выстроить грамотное управление запасами, знать, как это делать, и с помощью каких инструментов этого можно достичь. Современные реалии таковы, что весь рынок сейчас стремится к автоматизации бизнеса и управление запасами не стоит в стороне.

На данный момент на рынке существуют решения, которые базируются на принципах выталкивания и вытягивания. Экспертизой ABM Cloud доказано, что система вытягивания более эффективна при управлении запасами. А качественный инструмент должен включать в себя следующие черты:

· методология ТОС, которая доказала свою практическую эффективность;

· качественная экспертиза и многолетний опыт на рынке;

· прозрачная и всеохватывающая аналитика, обширный функционал продукта;

· удобный интерфейс системы, интуитивно понятный в использовании.

Есть несколько важных шагов, которые важны для эффективного управления алкомаркетами:

1. Централизация отдела закупок.

Зачастую в магазинах заведующие совмещают многие функции и, к сожалению, результат выполнения таких задач не всегда утешительный. Если закрепить ответственность за конкретные бизнес-процессы за разными сотрудниками, производительность значительно вырастает. Более того, с помощью программ автоматизации управления запасами можно успешно управлять целой сетью магазинов, отслеживать ситуацию на каждой конкретной торговой точке, категории товара. Кроме того, будет единый алгоритм подсчета заказа и аналитики, с помощью которой можно будет отследить эффективность работы сети.

Также это даст отличный инструмент контроля работы для собственника, ведь с помощью программы можно быстро оценить текущее состояние сети, динамику основных показателей запасов, не выходя из своего кабинета.

2. Автоматизация работы с заказами.

Автоматическая рассылка в единой форме отправки заказа поможет избавить менеджеров от рутинной работы, которая требует больших трудозатрат и приносит несоизмеримую пользу. Автоматизация позволит использовать ресурсы эффективнее и высвободить их для более приоритетных задач – работу с ассортиментом и поставщиками.

Также автоматизация позволит оптимизировать не только работу с основным ассортиментом алкомаркета, но и заказ тары и комплектующих, ведь ежедневно в торговой точке в оптимальном количестве должна присутствовать тара для разливного пива, контейнеры для закусок и упаковки товаров. Подчеркну слово «оптимальном», ведь комплектующие также физически занимают место на торговом объекте и, если закупить их слишком много, их попросту будет негде хранить и зал будет выглядеть неаккуратно. В свою очередь недостаточный запас влечет за собой упущенную продажу, так как пиво будет некуда налить для покупателя.

Системы автозаказа решают эту проблему, ведь комплектующие заказываются с учетом потребления продуктов, которые в этой таре продаются.

Также автоматизация заказов помогает решить проблемы с особыми условиями по логистике. С помощью программы управления запасами можно контролировать суммы заказов и автоматически формировать их до указанной суммы, учитывая при этом какой товар наиболее востребован и выгоден для заказа.

3. Управление запасами с учетом особенностей категорий товаров.

Как было сказано ранее, очень важно понимать, что такие категории, как разливное пиво и закуски, требуют особого внимания, ведь это основа ассортимента алкомаркетов и их доходности. При заказе важно учитывать не только потребление этих товаров и плечо поставки (срок между получением заказа поставщиком и его поставкой на магазин) – этих данных недостаточно. Ключевой особенностью этих товаров является неоднородность спроса, ведь в конце недели (пятница – воскресенье) он обычно в разы выше, чем в будние дни. Будет неправильно рассчитывать потребность на понедельник и пятницу одинаково, ведь колебания очень высоки.

Помимо информации об остатках и продажах этих товаров, нужно учитывать также уровень списаний из-за истекшего срока годности, срок остаточной годности товара в момент его прихода, неравномерность спроса в рамках каждого дня недели (коэффициенты дней недели), Желаемый уровень обслуживания поставщика (Service Level) – статистический показатель, отражающий вероятность того, что покупатель найдет товар на полке.

Согласитесь, что учесть все эти факторы очень сложно, если управлять заказами «на коленке». А если формировать заказы одинаково для всех категорий, то такие важные факторы не будут учтены и аккуратность заказа значительно падает.

Важно понимать, что запасы в прямом и переносном смысле находятся в ваших руках, а система управления запасами – инструмент, который только при условии грамотного использования даст хороший результат. Если вы не развиваетесь, то на самом деле это не значит, что вы стоите на месте, – с каждым днем вы отстаете на шаг от современного рынка.