Основы нормирования: как использовать хронометраж и фотографию рабочего времени: теория и практика

Дмитрий Бельский, директор по развитию продукта компании Verme

Торговые сети часто сталкиваются со сложностями организации труда и его нормирования. Решение проблемы – изучение затрат рабочего времени персонала и исследование трудового процесса. Цель такого исследования – определить структуры операций, точные затраты рабочего времени и выявить причины невыполнения норм, потерь рабочего времени и факторы, влияющие на время выполнения элементов операций.

Исследование трудовых процессов заключается в решении двух основных задач: определение фактических временных затрат на выполнение основных операций и установление структуры затрат времени на протяжении рабочей смены или ее части.

Фотография рабочего времени

Фотография рабочего времени (ФРВ) – вид наблюдения за сотрудником в определенный период (смена или часть), при котором измеряют все без исключения затраты времени. ФРВ определяет точную структуру рабочего времени: указывает на наиболее затратные операции и работы по мнению сотрудника. ФРВ также используют и для других целей: установление норм, изучение опыта лучших сотрудников, совершенствование процесса организации труда и оценка эффективности сотрудников.

ФРВ делится на три этапа:

Первый. На данном этапе проводится интервью с руководителями компании и на основе полученной информации группируются выполняемые персоналом операции. Последние заносятся в бланк наблюдения – документ в Excel или специализированную информационную систему, который будет основой во время проведения ФРВ. Далее следует проинформировать персонал о ФРВ, разъясняя цели и последствия.

Второй. Проведение ФРВ начинается с начала рабочего времени сотрудника, каждая операция описывается последовательно. На выходе получаем сплошное описание рабочего дня.

Третий. Обработка и анализ результатов несут основную ценность при проведении ФРВ. Благодаря полному описанию определяются нормируемые и ненормируемые операции (см. рабочие процессы), период и примерное время выполнения административных задач.

Ответственность за проведение ФРВ обычно возлагается на профессионального нормировщика. В то же время существует ряд сложностей: сотрудник может негативно воспринять наблюдение за его работой, из-за чего привычный рабочий ритм сбивается; сотрудник может специально выполнять работу быстрее, чтобы показать себя с положительной стороны. Опытный нормировщик сразу определит такие моменты и учтет в составлении конечной фотографии.

Одним из способов объективизации измерений является увеличение их количества. По опыту на третий-четвертый день наблюдений сотрудники перестают обращать внимание на нормировщиков и результаты становятся более «чистыми».

Основная задача ФРВ – понять картину рабочего дня и получить первичные данные для выполнения хронометража с точным замером операций. Отметим, что обязанности сотрудника на практике могут сильно отличаться от того, что зафиксировано документально в регламенте.

ФРВ является достаточно дорогостоящим способом исследований, его стоит использовать прежде всего в начале процесса нормирования и при существенном изменении бизнес-процессов.

Хронометраж

Хронометраж – это метод изучения затрат рабочего времени путем наблюдения и замеров длительности отдельных, многократно повторяющихся операций. По сути, процедура схожа с проведением ФРВ, но в данном методе важно замерять каждое действие сотрудника. Замеры фиксируются с помощью секундомера и заносятся в таблицу с уже готовыми операциями.

Хронометраж показывает наглядно расход времени сотрудника на выполнение конкретной операции. Проанализировав полученные результаты, мы получаем норму времени на выполнение операций. Эти нормы применяются при построении нагрузки и определении количества сотрудников. Также можно измерить изменившиеся нормы, например, при установке нового оборудования в сети.

Важно учитывать, что в некоторых магазинах сети сотрудники могут трактовать стандарты работы различным образом. Именно поэтому важно включить в выборку как минимум от 3 до 10 магазинов, чтобы получить репрезентативные показатели.

Помимо этого, ФРВ и хронометраж выявляют эффективность работы сотрудников: определив нормы, мы видим, укладывается сотрудник или нет. Встречаются ситуации, когда сотрудники намеренно растягивают выполнение некоторых операций и объясняют это влиянием внешних факторов. Описанные методы помогут наглядно увидеть весь рабочий процесс и установить нормы, которые повысят эффективность вашего персонала.

С предыдущей статьей цикла можно ознакомиться здесь