Как системы бережливого планирования графиков персонала решают проблемы с неявками сотрудников

Дмитрий Шеходанов, генеральный директор ООО «Инвент Консалтинг».

Уберизация – достаточно популярная тенденция в бизнесе. Традиционно принято считать, что сервисная модель (модель убера) прежде всего выгодна для клиента, ведь из множества независимых подрядчиков потребитель может выбрать оптимальный по цене, времени и качеству вариант.

Тем не менее модель убера эффективна и для собственников, когда компании с помощью новых технологий могут выбирать из множества контрагентов наиболее подходящий для них вариант. Такой формат пользуется популярностью как среди работодателей, так и среди самих сотрудников. На Западе уже появился термин под названием гиг-экономика (gig-economy), или экономика свободного заработка. По данным исследовательской группы Recode, ожидается, что только в США к 2021 году количество работников «по требованию» удвоится и составит 9,2 млн человек. Такая популярность нового формата работы во многом объясняется появлением компаний с похожей на убер-моделью, а независимость и гибкость пользуются большой популярностью среди людей, что и привлекает постоянный поток новых работников. 

Разберемся, как именно компании могут оптимизировать свою рабочую силу в том числе с помощью модели убера.

Незаменимых людей нет?

Почти любой владелец бизнеса в своей жизни сталкивался с проблемой неявки сотрудника на работу. Особенно эта проблема актуальна для розничных магазинов с большим количеством линейного персонала (продавцы-консультанты, кассиры, работники склада и др.). Например, считается, что чем ниже зарплата продавца, тем более высока вероятность неявки. Проблему можно решить, если в магазине есть кто-то, кто может взять на себя функции отсутствующего. Однако часто директору магазина, территориальному директору или HR приходится хвататься за телефон и судорожно обзванивать других работников и просить их выйти сверхурочно. Это не только отнимает много нервов, требует много времени, а самое главное, при невыходе сотрудника приводит к падению продаж – по данным Дмитрия Бельского, коммерческого директора решения Verme, в среднем от 5% до 40% (в зависимости от количества персонала в магазине).

Решение проблемы

Исключить такие форс-мажорные ситуации, способные застопорить работу предприятия, можно, внедрив системы бережливого планирования графиков персонала (системы Workforce Management). Такие решения рассчитывают точную потребность в людях на основании прогноза клиентского трафика и соответствующих бизнес-целей. Таким образом, владелец магазина знает с точностью до часа, какое количество людей ему может потребоваться для работы с покупателями и выполнения регламентных работ. 

Кроме того, такие системы при составлении расписания учитывают пожелания сотрудников, благодаря чему вовлеченность персонала может вырасти на 4–5%, а значит, они гораздо меньше заинтересованы в пропуске рабочих дней.

И самое главное, решения бережливого планирования графиков используют модель убера при подборе персонала на замену. Как это работает: в систему интегрируется список сотрудников (включая основной и внешний персонал) – с соответствующими им характеристиками – предпочитаемые магазины для работы, компетенции, пожелания по времени и т.д.). После этого в случае неявки сотрудника и соответствующей отметки система начинает предлагать смену другим подходящим по требованиям работникам. Благодаря такому подходу пропуски удается закрыть быстро и эффективно.

Доказано на практике

Многие западные компании уже активно используют модель убера при составлении расписания. По словам Лауры Адамо, представляющей американскую систему Workforce Management – AllWork, многие компании в сфере здравоохранения, отелей и ресторанов уже внедряют так или иначе ее элементы.

Многие розничные компании уже также реализовали похожие принципы. Например, один из крупных брендов косметики, который представлен в нескольких универмагах Нью-Йорка, предпочитает, чтобы на местах работал только их собственный персонал. Именно поэтому он использует WFM-систему, которая позволяет оперативно находить соответствующего сотрудника.

В России система бережливого планирования графиков персонала уже применена в крупной сети салонов оптики, где в каждой точке работает два сотрудника (врач и продавец). Неявка одного из сотрудников критична для продаж. Чтобы исключить такие ситуации, компания внедрила Workforce Management систему с подбором в формате Uber людей для замены в случае неявки. Теперь если сотрудник не приходит в течение 15 минут с начала рабочего дня, ему автоматически ищется замена. Внедрение решения бережливого планирования графиков персонала позволило не только разработать оптимальный график для всех продавцов сети, но и решить проблему с так называемыми «потеряшками»: если раньше поиск замены занимал в среднем 2 дня, то теперь это время составляет 30 минут.