Как сократить время найма, настроив бизнес-процесс с помощью современных технологий

Подбор персонала является постоянной и хронической головной болью ритейлеров. Из-за присущей этой индустрии текучести кадров компании постоянно нуждаются в специалистах начального уровня: продавцах-консультантах, кассирах и мерчендайзерах. Зачастую ими занимается целый HR-отдел, но сегодня часть их обязанностей могут забрать себе другие сотрудники и современные системы. Директор по персоналу TOM TAILOR GROUP Оксана Орлова рассказала о том, как компания сократила время найма, подключив ATS систему.

TOM TAILOR GROUP – развитая торговая сеть, у которой на территории России и СНГ находится более 130 магазинов. Разумеется, такое количество торговых точек подразумевает потребность в настройке бесперебойной системы подбора. Ранее этими задачами занималась только команда рекрутеров, которая находилась в московском офисе. Они самостоятельно вели весь цикл работы: от размещения вакансий до принятия решений по кандидатам. Это был большой объем работы, который требовал значительных трудовых ресурсов и времени. А заказчики (управляющие магазинов) были недовольны сроками, процессом, не знали, что происходит в каждый момент времени и от этого было хроническое напряжение между ними.

Мы хотели ускорить найм, сделав процесс подбора более прозрачным. Для этого мы решили создать единое информационное поле для рекрутеров, находящихся в Москве, и управляющих магазинов по всей стране. В качестве платформы мы подключили Talantix, облачную CRM-систему ведение процесса подбора и согласования кандидатов с заказчиками.

Система делает процесс подбора кандидатов более удобным – можно собирать базу соискателей сразу из нескольких источников, легко управлять вакансиями, общаться с коллегами и соискателями в едином интерфейсе. Более того, сервис позволяет анализировать полученную информацию, предоставляя данные как онлайн, так и выгружая их в таблицу. Таким образом, видя весь процесс на ладони, можно понять узкие места повысить эффективность подбора персонала.

Функционал сервиса позволил нам добавить в систему не только рекрутеров, но и директоров магазинов, основных бизнес-заказчиков. Они могут видеть открытые вакансии и воронки по ним: сколько мы получили откликов, сколько провели интервью, кто прошел интервью заказчиком, а кто его долго ожидает, по каким причинам и на каком этапе кандидаты уходят в отказ, какие источники дают хороший выход. Мы начали активнее взаимодействовать с руководителями на местах и готовить их к грядущим изменениям.

Так постепенно мы доверили подбор линейного персонала в руки управляющих. Для нас это был серьезный шаг, к которому мы не могли прийти раньше из-за нехватки подходящих инструментов. Теперь директоры могут сами оценивать резюме и выбирать людей, с которыми они хотят провести интервью. Особенно этому поспособствовала возможность для управляющих работать в системе с мобильных телефонов: они в любой момент могут зайти, отобрать кандидата, внести решение и заметки по кандидату и процесс идет. За московским офисом остается лишь подбор продавцов в приоритетные магазины.

По такой же схеме мы начали работу и с офисными вакансиями в Москве. Руководители подразделений теперь сами просматривают кандидатов на платформе Talantix и выбирают тех, кого бы хотели пригласить на собеседование. При этом наши рекрутеры видят, как входящие отклики, так и специалистов, которых они нашли в базе самостоятельно.

В итоге новая система найма персонала в нашей компании отлично проявляет себя. Во-первых, мы сделали процесс подбор более прозрачным, понятным для всех участников. Во-вторых, мы вовлекли управляющих магазинов и бизнес заказчиков, что позволило сократить период согласования кандидатов и общий срок найма мы сжали с 3 недель до 10 дней. В-третьих, линейные руководители стали боле ответственно относиться к нанимаемому персоналу, они видят весь процесс и ценят труд рекрутера. И наконец, в-четвертых, мы, как HR компании получили инструмент мониторинга и анализа процесса подбора для возможности управлять потоком кандидатов и направлять необходимые усилия там, где они сейчас требуются.