Логистика на максимум: как избежать перегрузок и не подвести клиента в период ажиотажного спроса

Каждый логист знает «горячие» даты, когда сложность организации рабочих процессов возрастает в разы. Праздники приносят примерно 20% повышение спроса на товары, а на некоторые категории спрос возрастает в несколько раз.

К примеру, в ноябре-декабре 2021 года, по данным участников рынка, объем продаж в российских интернет-магазинах и маркетплейсах вырос в 3-4 раза по сравнению с показателями сентября и октября того же года. Активно подталкивают спрос праздничные маркетинговые кампании, распродажи, и всеобщий ажиотаж шоппинга «в последний момент». Все это приводит к существенному росту нагрузки на цепочки поставок. Как при этом логистической компании справиться с подобными всплесками, не подводя заказчиков и покупателей? Рассказывает Павел Сычев, и.о. директора по управлению цепочками поставок, 5Post.

Праздники, повышающие спрос на товары, в каждой стране свои: День Благодарения и Рождество в США, Китайский Новый год и День Влюбленных в Китае и т.д. Самые «продающие» праздники в России — это 8 марта, День Святого Валентина, и конечно же, Новый год. К примеру, спрос на праздничные товары в ноябре 2022 года в нашей стране вырос более чем в пять раз.

При этом торговля продолжает уходить в онлайн. В первом полугодии 2022-го интернет-продажи непродовольственных товаров в России увеличились на 51,5%, продовольственных — на 100%. Согласно прогнозам агентства INFOline, по итогам 2022 e-commerce продажи непродовольственных товаров должны составить 4,9 трлн рублей, в 2023-м — до 6,6 трлн рублей, продовольственных товаров: 620 млрд рублей — в 2022 году, до 940 млрд рублей — в 2023 году.

Но параллельно с ростом популярности онлайн-каналов продаж, повышаются и требования потребителей к качеству и скорости доставки. Это относится как к доставке еды и продуктов питания, так и к непродовольственным товарам. Основы подготовки логистов к пиковому сезону: планирование, стабильная инфраструктура и надежные партнеры. 2020-2022 годы научили индустрию не бояться трудностей и закалили работников сферы. Эти годы можно смело назвать периодом тотального сбоя глобальных маршрутов и цепочек поставок: коронавирус, блокировка Суэцкого канала, геополитические ограничения — все эти факторы показали важность подготовки к трудностям (даже бытовым), и пиковые сезоны не исключение.

Подготовка ИТ-инфраструктуры

Начать стоит с подготовки ИТ-инфраструктуры для обработки и распределения возрастающего объема заявок. По прогнозам спрос транспорта и логистики на цифровые технологии к 2030 г. может вырасти до 626,6 млрд рублей. Компаниям, активно ведущим цифровизацию, легче преодолеть кризисные моменты. Ожидается, что именно благодаря цифровой трансформации производительность труда в отрасли к 2030 г. увеличится на 20%.

За счет цифровизации бизнес-процессов, в том числе тех, которые позволяют отслеживать посылку на каждом этапе логистической цепочки, можно своевременно корректировать отклонения и повышать продуктивность сотрудников. Это один из важнейших инструментов успешного логистического бизнеса. В условиях цифровизации компаниям безусловно необходимы электронный документооборот, системы распределенного реестра, беспроводная связь и искусственный интеллект.

Технологичные программные решения используются для оцифровки и планирования маршрутов и отслеживания отправлений. Активно применяются приложения для совместной работы команд, как удаленно, так и на месте. В пиковый сезон именно своевременная обработка и отправка заказов вкупе с системной работой команд помогает избежать перегрузки.

В 2022 году 5Post, например, заранее подготовил ИТ-инфраструктуру к высокому сезону, в том числе, и к Новому Году. Так, ИТ-команда тесно взаимодействовала с коммерческим департаментом, получая прогнозы по количеству заказов, которые необходимо будет обработать.

Прогноз строился исходя из статистики прошлых лет и плана привлечения новых партнеров. В течение всего года с учетом прогнозов системы OMS (позволяющей в автоматическом режиме отслеживать продажи и скоординировать без участия пользователя процессы) инфраструктура проверялась нагрузочными тестами, в результате которых ИТ-команда исправляла узкие места и получала конфигурацию системы, способную выполнить планы бизнеса с запасом в 30%.

Кроме того, классические логистические сервисы давно используют и более сложные ИТ-решения, которые позволяют оптимизировать работу автопарка, маршруты и расход топлива. У 5Post такие решения уже есть: сервис активно использует инфраструктуру и многолетний опыт материнской компании Х5 Group для доставки на последней миле, а с октября этого года также оптимизирует маршруты с помощью Яндекс.Маршрутизации, которая учитывает при планировании более 300 параметров: от габаритов конкретных грузов до времени работы складов, именно поэтому приблизительный срок доставки у 5Post почти в два раза быстрее, чем в среднем по России — 2,93 дня против 5.

Более того, успешный опыт прогнозирования и оптимизации логистических процессов позволяет компании быть готовой к притоку новых партнеров в будущем.

Увеличение пропускной способности хабов

В преддверии «горячего» сезона стоит разобраться с повышенной необходимостью в складских площадях. В обычное время в компании 5Post функционирует 8 логистических хабов федерального значения, где общая площадь качественных складских объектов составляет около 1 млн кв. метров. На первом месте безусловно Москва и Санкт-Петербург. Ключевые региональные логистические хабы: Екатеринбург, Новосибирск, Самара, Краснодар, Ростов-на-Дону, Казань.

Есть ли способ увеличить пропускную способность имеющихся складов, не дожидаясь постройки новых? Да, есть. К примеру, сервис 5Post перед сезонными пиками всегда повторно прорабатывает топологию склада, то есть определяет и прогнозирует, какие товары поступят в него, сколько места они занимают, а также как их лучше разместить для наиболее эффективного использования пространства. Также использование штрих-кодов при приемке заказов в разы снижает вероятность ошибок со стороны операторов, выявляет лишние товары и в целом позволяет оперативно устранять проблемы, сильно экономя время.

На данный момент пропускная способность хабов 5Post составляет более 241 тысячи посылок в день и способна увеличиться за счет правильной оптимизации.

Усиление автопарка

Некоторые логистические компании имеют собственный автопарк, важно правильно управлять им в период повышенного спроса на услуги. Например, стоит разделить логистическую службу, задающую правила перевозочного процесса, и эксплуатационно-ремонтную службу.

Логистическая служба, получая заявки, планирует максимально эффективные маршруты, передавая задачу в эксплуатационную службу. Ее задачи, в частности: увеличение количества и качества маршрутов, контроль сроков доставки и поиск дополнительного транспорта в случае необходимости.

Задача эксплуатационной службы: выполнить перевозку в заданные сроки с заданным уровнем эксплуатационных затрат, гарантировать сохранность груза, опрятность водителей, соблюдение манеры вождения и скоростного режима, осуществлять контроль перегрузок.

Также один из современных трендов, который активно задействуется некоторыми компаниями — пулинг — совместное использование логистических мощностей и ресурсов. В основе пулинга — онлайн-платформа, на которой все участники цепи поставок видят расписание перевозок в определенный распределительный пункт. Владея данной информацией, поставщики могут «поделить» между собой транспорт перевозчиков, оптимизируя процесс доставки. Таким образом, вместо нескольких полупустых грузовиков от каждого поставщика в распределительный центр поедет один полный. Пулинг применим и для бронирования складских мощностей, страхования груза, организации стоянки и ремонта.

Еще один способ организовать эффективную перевозку — обратиться к подрядчикам. Именно такую модель выбрал 5Post. Прогнозируя и понимания объемы перевозок заранее благодаря современной аналитике, сервис обращается к пулу транспортных компаний и курьерских служб, которые были выбраны на основе цены и SLA. Подрядчики подготавливают свой автопарк и выделяют необходимое количество транспортных средств. Благодаря такой стратегии сервис получил более дешевую стоимость перевозки и привлекательные тарифы на стоп.

HR. Усиливаем команду

Несмотря на диджитализацию и автоматизацию процессов, наличие квалифицированного персонала и сплоченной и эффективной команды играет ключевую роль в успешном работе, особенно в пиковый период. Логистическим компаниям не стоит экономить на поиске, обучении и содержании штата квалифицированного персонала.

В августе 2022 года СМИ сообщали о повышенном спросе на профессионалов сферы логистики: от водителей, работников склада и курьеров до менеджеров по продажам, IT-специалистов и управленцев. Возрос спрос и на корпоративное обучение в данной сфере.

Что же делать в пиковый сезон, когда нагрузка на предприятия логистики возрастает многократно, и нехватка кадров увеличивается в разы? Помогает работа по особым графикам, круглосуточный режим, дополнительные смены и «спецкоманды», тут все методы хороши.

Так, перед праздничным сезоном в 2021 году, Amazon нанял 150 000 временных складских рабочих, предложив им повышенную почасовую оплату. Однако, дополнительным сотрудникам может также понадобиться обучение. Так что при отсутствии у компании дополнительных ресурсов на это, можно просто заключить договор с аутстаффинговой компанией.

Не стоит забывать и о дополнительной мотивации. Логистический сервис 5Post запускает для своих сотрудников в период высокого сезона различные конкурсы и соревнования на рост продуктивности и производительности. Например, в 2022 году было запущено соревнование между сортировочными центрами на кубок «Лучший СЦ в макрорегионе», конкурс «Лучший логист СЦ», а для линейного персонала введена дополнительная премия на период высокого сезона.

Залог отлично «отработанных» праздников — в грамотном планировании и подготовке. Профессионализм сотрудников, цифровые решения, эффективный автопарк и грамотная организация складской активности, — только обеспечив комплексный поход, организация сможет добиться успеха и подарить заказчикам своевременную доставку подарков.