Место EDI в розничной торговле: о чем нужно знать?

Виктория Гулюк, эксперт компании ABM Cloud

Давно известная проблема ритейла – несвоевременное попадание товара на полки, что это ведет к упущенной прибыли.

Главная причина такой потери – неправильно выстроенные бизнес-процессы, в частности обмен документами с поставщиками. Ошибки в бумагах, их несвоевременная доставка приводят к тому, что поставки задерживаются или даже отменяются. Для сохранения конкурентоспособности и усиленного контроля над этими процессами можно дополнительно нанять профессионалов, которые будут работать с большим объемом данных.

Но для торговых сетей существует другой, более выгодный способ решения – электронный документооборот. Казалось бы, это давно известный способ взаимодействия с поставщиками, но даже в современном мире в процессе внедрения данной системы торговые сети зачастую сталкиваются с проблемами и негативом.

EDI (Electronic data interchange) позволяет легко, быстро и удобно осуществлять обмен данными в стандартизированном формате, посылая информацию партнёрам в доступном виде по электронным каналам и используя специальных провайдеров.

Провайдеры выделяют ряд преимуществ для бизнеса после внедрения EDI:

1) автоматизация и ускорение процессов по обмену документами;

2) уменьшение количества ошибок, связанных с человеческим фактором;

3) уменьшение затрат на закупку бумаги, печать и сохранение документов;

4) сокращение числа ручных операций.

Об этих преимуществах также говорят компании, которые успешно внедрили и используют эту технологию.

Так, METRO Cash&Carry Украина работает со своими поставщиками по системе EDI. Компания использует следующие виды EDI-сообщений: заказы, уведомления об отгрузке, уведомления о приеме, электронные счета-фактуры. Указанные документы формируются и обрабатываются в электронном формате. Преимущество EDI – отказ от ручного ввода данных. Как результат, сокращаются временные затраты на обновление ассортимента в магазинах METRO и максимально упрощается работа с документацией.

Но о чем нужно знать ритейлеру, чтобы избежать проблем и ошибок внедрения EDI и, как следствие, выброшенных на ветер денег?

Перед внедрением EDI компании стоит оценить текущее положение своих дел и задуматься над задачами, которые стоят перед ней. Нужно понимать, что существенной экономии в деньгах можно достичь лишь при большом объеме данных. То есть, если ритейлер работает с тремя поставщиками и отправляет 6 заказов в неделю, затраты на внедрение EDI будут не оправданы, поскольку с документооборотом смогут успешно справиться работники в ручном режиме. Но если количество поставщиков и документов уже больше 100 – EDI сэкономит деньги.

Можно провести простые расчеты – какой объем задач выполняют сотрудники, сколько денег на это тратится и как сократятся трудозатраты после внедрения EDI. Только тогда можно будет объективно оценить экономическое обоснование использования новой технологии.

Например, приемщик, который обрабатывает 200 заказов в месяц, используя EDI, будет экономить 83 часов рабочего времени. Т.к. ручная обработка заказа – 30 мин (200 x 30 мин = 100 часов за месяц), используя EDI – 5 минут (200 х 5 мин = 17 часов за месяц).

С учетом зарплаты (средняя зарплата приемщика 11 тыс. грн) и налогов (2665 грн) ритейлер определил, что один час сотрудника при 8-ми часовом рабочем дне обходится компании в 72 гривны. Таким образом, экономия от внедрения одного документа «Заказ» – 5976 грн в месяц.

Также происходит заметное ускорение процедуры приемки товара. Если в среднем товар принимается за 40 минут, то с загрузкой документа с помощью EDI - время сокращается до 10 минут. Товар принимается в 4 раза быстрее.

Но даже если количество контрагентов, с которыми обменивается сеть небольшое, факт наличия EDI, открывает для сети возможности выхода на новые рынки, т.к. крупные партнеры давно требуют от своих поставщиков и покупателей использовать данную технологию.

Обеспечить наличие недорогих товаров также можно с помощью грамотно сформулированной стратегии и правильно организованных бизнес-процессов закупочной логистики. Например, если процессы максимально просты, исключен человеческий фактор и закупки делаются в больших объемах. А задача EDI как раз и состоит в том, чтобы уменьшить человеческий фактор при обмене документами. Преимуществом также является то, что скорость и качество работы обмена не зависит от объема данных.

Выгоды оценили. Приняли решение о переходе на электронный документооборот, но встречается еще одно препятствие – сопротивление нововведениям со стороны поставщика. Каждая сеть используется свой способ ведения документооборота, и поставщики вынуждены подстраиваться под каждого партнера.

Также встречается ситуация, когда поставщик не может оценить выгоду от внедрения EDI и не ставит эту задачу как приоритетную.

Зачастую все же торговая сеть диктует свои правила, по которым играет поставщик. Для достижения своей цели сеть может даже угрожать прекращением сотрудничества с поставщиком в случае отказа перехода на электронный документооборот.

Поставщик должен понимать свою выгоду от сотрудничества, т.к. ритейлер – его канал сбыта.

Что важно знать перед внедрением EDI?

- Перед запуском обмена документами в рабочем режиме нужно тщательно протестировать его как сети, так и поставщикам, во избежание остановки рабочего процесса обеих организаций.

- Работа поставщика с EDI является конкурентным преимуществом для многих сетей. Крупные ритейлеры в перспективе будут сотрудничать только с технологически продвинутыми поставщиками. Если EDI не реализован у поставщика, то это создаст дополнительные трудности крупному ритейлеру по переключению на партнера без электронного обмена.

- Если поставщик планирует расширять свой бизнес, то рост количества документов неизбежен. Вывод: нужно задуматься о внедрении EDI уже сейчас.

- При малом количестве отгрузок можно работать через веб-интерфейс портала провайдера. В случае, если количество документов стремительно растет, поставщику лучше провести интеграцию учётной системы с платформой электронного документооборота, чтобы автоматизировать свои рутинные процессы и экономить временной и человеческий ресурс.

Для торговой сети также очень важна качественная интеграция учетной системы с платформой электронного документооборота, которая станет завершающим этапом во внедрении EDI. Поскольку без интеграции продолжается процесс дублирования документов в двух разных системах, это снова влечет ошибки пользователей и ведет к увеличению трудозатрат сотрудников.

На примере одной сети...

Украинская сеть магазинов у дома «Лоток», которая насчитывает 87 магазинов, обменивается электронными документами с 67% своих поставщиков.

Анализируя данные о количестве созданных заказов в учетной системе за одну неделю, видим, что процент отправленных заказов «вручную» пользователем очень низкий, а в воскресенье вообще равно нулю.

Рассматривая статистику по методам создания приходных накладных, видим, что в процентном соотношении приходные чаще создаются вручную пользователями, нежели заказы. Но в выходные дни автоматическая загрузка помогает уменьшить использование человеческого труда для обработки документов.

Также специалисты сети «Лоток» отметили для себя возможность обмениваться со своими поставщиками пятью документами:

1. Спецификация – основной документ для работы с поставщиками по ценам и по активации/деактивации ассортимента.

2. Заказ поставщику – документ заказа товара у поставщика от торговой точки.

3. Возвратная накладная – документ возврата товаров поставщику.

4. Подтверждение отгрузки – приходная накладная от поставщика.

5. Подтверждение возврата – документ от поставщика - возвратная накладная.

Функционал системы позволяет создавать отдельные регламентные задания, разделяя их по документам и по провайдерам. Раздел процесса обмена данными на два потока - выгрузка и загрузка - значительно ускоряет выполнение процесса, так как документы не накапливаются в очереди.

Управление обменом EDI в данном случае подразумевает использование статусов. Рассмотрим действия и следствия каждого из статусов на примере документа «Заказ поставщику».

a) «Новый» – документ создан и сохранен.

b) «Сформирован» – документ проведен, но выявлено отсутствие необходимых данных для перехода в следующий статус, а именно кода GLN у подразделения, указанного в шапке документа и/или кода GLN контрагента и договора.

c) «Зарегистрирован в EDI» – документ прошел проверку (как описано выше) и стал на регистрацию для отправки поставщику.

d) «Отправлен в EDI» – документ успешно отправлен на FTP-сервер и на веб-портал провайдера.

e) «Отгружено поставщиком EDI» – поставщик предоставил в ответ на заказ приходную накладную, которая была успешно загружена в учетную систему.

f) «Ошибка отправки в EDI» – документ не отправился по причине какой-либо ошибки, которая записывается в логги.

Использование статусов позволяет отслеживать состояние документа и, в случае необходимости, оперативно реагировать на возникшие проблемы при обмене для предотвращения остановки процесса.

Также для обеспечения устойчивости функционала при загрузке документов в системе происходит обработка ошибок.

Таким образом, мы понимаем, что технология EDI экономит деньги вашей торговой сети, сократив количество этапов, время и количество людей, вовлеченных в процесс торговли. EDI снижает вероятность человеческой ошибки, повышая точность и эффективность, сокращает время за счет исключения большей части бумажной работы и автоматического обновления процессов.

Внедряйте технологии, будьте на шаг впереди своих конкурентов!