MICE в отеле: стандарты отдела по организации мероприятий

Генеральный менеджер отеля Radisson Blu Олимпийский Паскаль Гаде и его заместитель Нина Петридис поделились своим опытом и мнением об организации мероприятий в отельной индустрии.

Паскаль Гаде, генеральный менеджер отеля Radisson Blu Олимпийский

Всю жизнь я занимался музыкой и при удобном случае, когда это было возможно, я старался применять свои навыки и имплементировать хобби в работе. Несколько раз мне довелось выступать на мероприятиях, которые проводились в отелях. Однажды пришлось даже спасать новогоднюю вечеринку. Тогда была заминка с музыкальной программой, и вместо этого попросили выступить группу, в которой я играл на ударных. В итоге сцена оказалась в нашем полном распоряжении на весь вечер. Мы не могли поступить иначе, ведь шоу должно продолжаться.

Radisson Hotel Group активно выступает за «Ответственный бизнес». В рамках данной программы я разрабатывал и претворял в жизнь много инновационных идей. Некоторые были воплощены в отеле, ставшим первым в Египте курортом категории «Lifestyle». Одним из пунктов глобального плана корпоративной программы является сокращение потребления электричества. Мы решили достичь этого путем использования солнечных батарей. На территории отеля были доступны гольфкары, на крыши которых и были установлены солнечные панели. Эта идея помогла не только сократить расходы, но и послужила отличной рекламой, зарекомендовав нас как инновационный эко-отель. Мы также запускали проект по сбору текстильных материалов на переработку, из которых позже изготавливали продукцию на продажу, такую как сумки или декоративные наволочки; открывали образовательный центр для развития местных талантов и интеграции их в работе отеля. Примеров много, но каждый опыт уникален.

Говоря о стандартах отдела по организации мероприятий, можно выделить три главных концепта, без которых не обходится не одно событие в Radisson Blu Олимпийский:

• Использование материалов для оборудования конференц-залов не содержащих пластик (так, например, мы предоставляем карандаши для заметок вместо ручек и бутилированную воду в стекле вместо пластиковых бутылок);

• Закупка этичной продукции, т.е. при производстве которой были соблюдены правила труда;

• Шведский стол или гала-ужин готовятся в рамках концепции С.О.Л. (сезонный, органический, локальный) – с использованием продуктов местного производства, выращенных без применения химикатов и включенных в меню в зависимости от актуальности в тот или иной сезон.

Стандарты банкетной службы тесно сопряжены с общепринятыми корпоративными правилами и убеждениями. Мы верим, что важен каждый момент и при организации мероприятий мы стараемся предвосхищать ожидания гостей, чтобы они возвращались к нам снова и снова. Ведь по большому счету креативность не обязательно требует больших инвестиций, но всегда помогает создать wow-эффект.

Нина Петридис, заместитель генерального менеджера отеля Radisson Blu Олимпийский Паскаля Гаде

В нашей компании мы уделяем внимание деталям и стремимся создать для наших гостей незабываемый опыт при предоставлении сервиса, так как «Бесценен каждый момент».

Любое мероприятие – это отдельная уникальная история, в которой, несомненно, индивидуальный подход – это ключ к успеху, при этом профессиональная команда отеля помогает реализовать историю с happy end-ом. Довольный гость, клиент, организатор, одним словом заказчик – это залог нашего возвратного бизнеса и в целом максимизации продаж. Зачастую клиент, выбирая площадку для проведения мероприятия, останавливает свой выбор на известном бренде, так как формирует высокие ожидания. И со стороны отеля необходимо сделать все возможное, чтобы ожидания превзойти и выполнить обещания бренда, создавая тем самым яркие ассоциации с брендом.

Лучший путь – занять позицию активно настроенного партнера, который с энтузиазмом стремится организовать по-настоящему незабываемое событие, наполненное интересными идеями, гибким и инновационным подходом, всегда иметь возможность подсказать, как добиться максимального эффекта от возможностей площадок, представленных в нашем отеле.

Бесценно каждое мгновение! Важно ценить время и бизнес партнеров и оперативно коммуницировать с заказчиком, уточняя цели, задачи мероприятия и учитывая все требования для формирования предложения, которое будет соответствовать ожиданиям.

Каждое отдельное мероприятие заслуживает особого внимания! Чтобы идея стала реальностью, необходимо назначить профессионального члена команды координатором мероприятия, который сосредоточит все усилия на правильном планировании, взаимодействии и поможет воплотить все идеи в жизнь в ходе мероприятия, убедиться, что заказчик остался доволен на все 100% .

Radisson Meetings – концепция нашего бренда, которая предполагает проведение безупречного мероприятия с помощью команды профессионалов, воспитанных на философии и стандартах Radisson Blu.

В рамках данной концепции на организуемых в наших отелях встречах и мероприятиях важная роль отводится еде. Ведь она помогает участникам восстанавливать силы, необходимые для напряженной работы. Мы любим удивлять гостей гастрономическим разнообразием: от необычной уличной еды до новых интерпретаций домашней кухни. Наше меню для участников мероприятий «Пища для ума», предлагаемое в перерывах между заседаниями, оптимизирует работу мозга, главное – не бояться экспериментировать и использовать креативный подход. «Интеллектуальное» меню, можно его так назвать, – это сбалансированное меню, разработанное командой бренд-шефов и диетологов, его суть заключается в том, что правильно подобранные продукты могут повысить работоспособность мозга. Комбинируя различные ингредиенты, можно повышать концентрацию внимания, стимулировать умственную деятельность и снижать уровень стресса. Мы предлагаем это меню на протяжении всего дня в перерывах на кофе-брейки, аппетитные легкие блюда и закуски восстанавливают силы и способствуют плодотворной работе. А это именно то, что нужно для успешного проведения встречи!

Особое внимание уделяем началу дня, предлагая нашим гостям супер-завтрак в Radisson Blu. Мы тщательно продумываем меню и составляем его таким образом, чтобы дать гостю заряд энергии и разбудить все органы чувств. Интерьер, схема рассадки, освещение, музыкальное сопровождение, атмосфера и ароматы. Мы стараемся создавать такое сочетание всех этих деталей, которое обеспечит хорошее настроение на весь день.

Инновационный подход и гибкость при конфигурации конференц-пространств – что это значит? Мы используем мобильную мебель, организуем play-rooms, break outs, создаем многофункциональные пространства с использованием самых последних трендов на рынке высоких технологий и информационных систем, а также мультимедийного оборудования. Организации пространства и оформлению помещения играют важную роль, в соответствии с пожеланием заказчика мы любим предлагать идеи out of the boх и выходить за рамки привычных шаблонов, чтобы у участников была возможность не только плодотворно поработать, но и незабываемо провести время.

Также неотъемлемым компонентом успешного мероприятия является организация безопасности. Наш отель является партнером альянса Safe Hotels с целью соответствия международным стандартам по безопасности и управлению кризисными ситуациями.

Исходя из своего опыта, хотелось бы отметить, что неоднократно убеждаюсь в том, что каждое мероприятие и его организация – это новый уникальный опыт для нас, отельеров. Незабываемыми останутся мгновения исторических событий, которые проходили на территории нашей страны, и к которым посчастливилось прикоснуться: Олимпийские игры 2014, Формула 1, Кубок Конфедерации, Чемпионат Мира по футболу, правительственные мероприятия Саммиты АСЕАН и ШОС.

Все мероприятия прошли успешно и на высшем уровне, а за кулисами тщательная организация и планирование. Особое внимание уделяли логистике по поставкам необходимых продуктов и напитков, формированию плана в случае кризисных ситуаций, установлению высочайшего уровня безопасности, организации проживания, питания и досуга участников при взаимодействии со спец. службами и координация с командой отеля. При этом учитывали особенности и требования по протоколу конкретного мероприятия и запросы участников (пресса, спонсоры, спортсмены, футбольные команды, гонщики, представители правительства государств-участников) индивидуальный и гибкий подход во всем!