Сетевой ритейл: новые технологии для HR

О. Машко: Несмотря на то, что подавляющее большинство наших сотрудников отличают молодость и энергичность, перед HR-подразделениями была поставлена задача – найти инструмент, который позволил бы минимизировать трудозатраты со стороны сотрудников, непосредственно не связанные с основными задачами, в частности, общением с покупателями. Необходимо было решение, которое позволило бы нам избежать волокиты в кадровых операциях, своеобразный self service. Все-таки НR – достаточно консервативная сфера, и каких-либо кардинальных перемен здесь сложно добиться, также сложно подобрать для этой сферы подходящие инновации. Тем не менее, учитывая возрастную аудиторию сотрудников компании, наш выбор остановился на SAP SuccessFactors. Не последнюю роль здесь сыграл внешний фактор – привлекательный вид интерфейса. В этом смысле он очень похож на Facebook, то есть для молодых сотрудников стал бы наиболее привычной средой. Вторым критерием выбора послужило то, что именно это решение позволяет кастомизировать многие моменты в облачном решении. Мы смогли подстроить под свои задачи очень многие направления в работе. 

R&L: Какие изменения были внесены в управление кадрами? Связано ли это с подбором сотрудников, созданием системы личностных оценок, KPI? 

О. Машко: В настоящее время компания управляет 50 магазинами. Год назад, когда мы задумались о необходимости реформирования HR-процессов, магазинов было тоже достаточно много – 40. В Decathlon работают 2,5 тысячи человек, дополнительно мы нанимаем персонал на сезонную работу. Ранее в каждом из наших магазинов на полной ставке работал HR-менеджер, отвечавший за всю кадровую работу. Для нас было важным добиться, чтобы каждый сотрудник в магазине работал с клиентом и на клиента и не занимался какой-то вспомогательной функцией, словом, бумажной работой. После запуска проекта по модернизации кадрового процесса ставки HR-менеджера были значительно сокращены, сейчас такого сотрудника в магазине нет в принципе. Решением кадровых вопросов в розничной сети Decathlon по всей России занимаются на сегодняшний день всего шесть человек. Но было бы неправильным утверждать, что на них возложены обязанности тех сорока работников. Напротив, их функционал, а также весь кадровый документооборот как раз и был переведен в систему, которую мы внедрили. 

R&L: Прием на работу, перевод сотрудников в другое подразделение, оформление отпуска или больничного теперь выполнятся в автоматическом режиме?  

О. Машко: Да, сейчас сотрудники самостоятельно смогут зайти в систему и совершить все те операции, которыми ранее приходилось заниматься HR-менеджеру: самостоятельно оформляются на работу, уходят в отпуска, оформляют командировки. Использование IT-решения позволило компании оптимизировать число занятого персонала в подразделениях HR, выполнявших работу, не нужную бизнесу напрямую. Те шесть сотрудников, которые занимаются решением кадровых вопросов, безусловно, обладают более высокими компетенциями. Основная их задача более не связана с какими-то рутинными процессами, подготовкой документации, теперь они смогут сосредоточиться, например, на разработке различных программ по развитию персонала. В исключительных случаях, когда это крайне необходимо, от них потребуется помощь в решении психологических и иных вопросов, а также консультативная поддержка. 

R&L: Предположим, сотруднику вашей компании необходимо написать заявление на отпуск. Как это выглядит на практике? 

 О. Машко: Сотрудник заходит на сайт компании, кликает кнопку «Запросить отпуск». В открывшемся календаре выбирает, в какой период он собирается провести отпуск. Система сама подставляет даты «с» и «по». Далее нужно нажать «Отправить», и запрос сразу же «уходит» менеджеру, который его проверяет и подтверждает. Это занимает всего две минуты, и никакого заполнения бланков заявлений. Разумеется, такое нововведение сотрудники восприняли как очень удобный сервис. Кстати, сотрудник компании может установить приложение на свой смартфон и не только запрашивать информацию о возможном отпуске, но и ознакомиться, например, с руководством компании. 

R&L: Может ли сотрудник быть в курсе изменений, внесенных в его трудовую книжку? Например, если ему объявили выговор?  

О. Машко: В нашей компании не существует практики вынесения выговоров сотрудникам. Поэтому данный функционал не разрабатывался. Мы кастомизировали систему, внесли в нее положения об охране труда, перевели все это в электронный вид. Напомню, охрана труда – это огромные тома документации, которые много раз переподписываются сотрудниками. Еще два года назад мы вывели охрану труда в электронные тренинги. И сейчас учет этих тренингов ведется также в электронном виде.  

О. Машко: Все, о чем идет речь, вполне применимо. Но данные функции в настоящее время в процессе разработки. Пока мы внедрили функциональности для кадрового учета и интеграции новых сотрудников, а также автоматизировали процесс рекрутинга. 

О. Машко: Мы стараемся упрощать наши процессы. И кандидату, и руководителю проще и целесообразнее сразу познакомиться и принять взаимное решение – готовы ли они работать вместе. Можно предположить, что изначально далеко не все наши потенциальные кандидаты достаточно хорошо знают о компании. Наша задача – сделать для них процесс «входа» наиболее комфортным и легким, поэтому мы не стали делать процесс собеседования сложным и многоступенчатым. Человек приходит на интервью, если он успешен и менеджер готов с ним работать, кандидат получает предложение на свою электронную почту. Вслед за оффером ему приходит ссылка на портал интеграции, где кандидат может внести свои данные, прикрепить необходимые документы для отдела кадров. После того как он это сделал, ему приходит ссылка на тренинги, которые необходимо пройти перед началом работы в компании, а также ознакомиться с локальными нормативными актами. Причем сделать это можно в режиме онлайн, так как эти акты выложены на специальном портале. В то же время менеджер получает сообщение о том, что его кандидат прислал необходимые документы, и далее происходит прием на работу. Согласно нашим опросам, это занимает от 10 до 20 минут. Менеджер заходит в систему, указывает – в какой отдел, на какую должность и зарплату он принимает сотрудника, подтверждает свои действия, и на этом процесс в целом завершен. Менеджер сможет увидеть сотрудника в день, когда тот приедет в офис подписывать трудовой договор. 

О. Машко: Окончательные итоги первого этапа проекта мы сможем подвести в конце года. Но уже сейчас можно сказать, что нам удалось значительно оптимизировать количество сотрудников HR-подразделений магазинов, функции которых не были связаны напрямую с интересами бизнеса. Теперь каждый сотрудник в нашем магазине непосредственно работает для нашего покупателя. Что касается так называемых непроизводственных процессов – приема на работу, увольнения, перехода в другое подразделение, ухода в отпуск, – сотрудники, судя по их многочисленным положительным отзывам, смогли оценить, насколько все стало проще. Также мы смогли существенно снизить трудозатраты и сэкономить время, когда новый сотрудник приходит впервые на работу. Ему не нужно тратить время на ознакомление с нормативно-правовыми актами, теперь это можно сделать в режиме онлайн, во внерабочее время.  

О. Машко: Наши сотрудники в кадровых вопросах получили большую самостоятельность, в то же время выросла степень их ответственности¬ – например, прием на работу происходит исключительно согласно их компетенции. Решение SAP позволяет сотруднику принимать кадровые решения оперативно, так что в дальнейшем мы планируем внедрять следующие функциональности данного решения, чтобы сделать оценку сотрудников более прозрачной, а отбор потенциальных кандидатов – более понятным и эффективным для всех. Кстати, SAP SuccessFactors cтал первым продуктом в HR для нашей компании, который мы приобрели отдельно для локального использования, независимо от нашей головной компании, где уже успели оценить все его преимущества.