Детализированная модель открытия магазина, или Секретные мелочи успешного бизнеса. Часть 2

Кропотливость начального планирования с лихвой окупает доскональное понимание активностей предстоящих этапов:

• 28 временных слотов по вертикали левого края рисунков – периоды относительной автономности исполнителей после получения порций задач;
• 34 уровня параллелизма в нумерации активностей за точкой определяют возможность одновременного выполнения блоков работ разными участниками;
• 161 укрупненное действие подразумевает циклы: инициация, исполнение, контроль, что помогает отслеживать результативность при следовании модели.

Присмотримся к пятому шагу алгоритма (рис. 1) – блок (E):

• 15.01 – проверить установку кондиционеров и вытяжки;
• 16.01 – произвести приемку третьего этапа ремонтных работ;
• 16.02 – смонтировать оборудование для выпечки хлебобулочных изделий;
• 16.03 – установить морозильные камеры;
• 16.04 – разместить заказ на холодильную мебель;
• 16.05 – заказать морозильные камеры, агрегат и монтаж;
• 17.01 – внести информацию о магазине на карты Яндекс и Google;
• 17.02 – добавить координаты торговой точки на сайт и в социальные сети;
• 17.03 – выполнить приемку и произвести оплату третьего этапа ремонтных работ;
• 17.04 – заказать и привезти сырье для пекарни;
• 17.05 – оплатить монтаж морозильных камер;
• 17.06 – перевести деньги за холодильную мебель;
• 17.07 – оплатить морозильные камеры, агрегат и монтаж;
• 18.01 – убрать в помещении;
• 18.02 – выпустить пробную партию хлебо-булочных изделий в пекарне;
• 18.03 – смонтировать сопутствующие механизмы для морозильных камер;
• 18.04 – договориться о сроках доставки холодильной мебели;
• 19.01 – разгрузить холодильную мебель;
• 20.01 – произвести монтаж холодильной мебели;
• 21.01 – удостовериться в корректности монтажа холодильного оборудования.

Рис. 1. Детальная модель открытия магазина. Блок (Е)

Изучим шестой шаг алгоритма (рис. 2) – блок (F):

• 15.02 – разместить заказ на мебель в торговый зал;
• 15.03 – заказать мебель в административные помещения;
• 15.04 – подобрать оборудование для клининга;
• 15.05 – выбрать стеллажи на склад и в холодильные помещения;
• 15.06 – выбрать тележки, корзинки, распродажные столы;
• 15.07 – выбрать оборудование для фасовок;
• 15.08 – подобрать вычислительную технику;
• 15.09 – договориться с провайдером на подключение к интернету;
• 15.10 – согласовать список и стоимость кассового оборудования;
• 15.11 – спланировать размещение товаров в магазине;
• 16.06 – произвести оплату мебели в торговый зал;
• 16.07 – перечислить деньги за мебель в административные помещения;
• 16.08 – оплатить оборудование для клининга;
• 16.09 – рассчитаться за стеллажи;
• 16.10 – оплатить счет на тележки, корзинки, распродажные столы;
• 16.11 – перевести деньги за нержавейку и оборудование для фасовок, гастроемкости, слайсеры, теплые столы, паяльные утюги;
• 16.12 – оплатить счет на ИТ-оборудование;
• 16.13 – заказать кассовое оборудование;
• 16.14 – заказать декоративные элементы для оформления интерьера;
• 16.15 – заказать торговое оборудование – стеллажи, кассовые боксы;
• 16.16 – заказать маркетинговое оборудование;
• 17.08 – доставить мебель в торговый зал и административные помещения;
• 17.09 – принять уборочную машину;
• 17.10 – доставить стеллажи в морозильные камеры и на склад;
• 17.11 – отгрузить корзинки, тележки и пр. в доставку;
• 17.12 – отгрузить нержавейку и оборудование для фасовок, гастроемкости, слайсеры, теплые столы, паяльные утюги в доставку;
• 17.13 – принять ИТ-оборудование;
• 17.14 – оплатить счет на кассовое оборудование;
• 17.15 – оплатить счет на декоративные элементы;
• 17.16 – оплатить счет на стеллажи, кассовые боксы;
• 17.17 – оплатить счет на маркетинговое оборудование;
• 18.05 – смонтировать стеллажи в морозильные камеры и на склад;
• 18.06 – принять корзинки и тележки;
• 18.07 – принять нержавейку;
• 18.08 – собрать и распределить вычислительную технику;
• 18.09 – доставить кассовое оборудование;
• 18.10 – доставить декоративные элементы;
• 18.11 – отгрузить стеллажное оборудование в доставку;
• 18.12 – разработать график отгрузок;
• 19.02 – проверить работу кассовых устройств;
• 19.03 – произвести монтаж элементов интерьера и экстерьера;
• 19.04 – принять стеллажное оборудование;
• 19.05 – заказать товар с длительным сроком хранения;
• 20.02 – смонтировать мебель в торговом зале и административных помещениях;
• 20.03 – смонтировать стеллажное оборудование;
• 21.02 – принять товар длительного хранения;
• 21.03 – подготовить места кассиров;
• 21.04 – расставить торговую мебель и элементы декора;
• 21.05 – подобрать музыкальное сопровождение работы магазина;
• 21.06 – получить рекламные материалы.

Рис. 2. Детальная модель открытия магазина. Блок (F)

Ознакомимся с седьмым шагом алгоритма (рис. 3) – блок (G):

• 22.01 – заказать товар скоропорт;
• 22.02 – завезти суперфреш;
• 22.03 – уведомить Роспотребнадзор о начале осуществления деятельности;
• 22.04 – смонтировать весы;
• 22.05 – произвести финальный клининг;
• 23.01 – получить товар скоропорт;
• 23.02 – получить документы на выпечку и кулинарию в Роспотребнадзоре и СЭС;
• 23.03 – протестировать бизнес-процессы на кассовом оборудовании;
• 23.04 – обучить персонал;
• 23.05 – проверить корректность заведения товара.

Рис. 3. Детальная модель открытия магазина. Блок (G)

Перейдем к восьмому шагу алгоритма (рис. 4) – блок (H):

• 24.01 – открыть магазин для обкатки работы в пилотном режиме;
• 25.01 – завести оборудование на остатки;
• 25.02 – проверить готовность к полноценному открытию;
• 26.01 – устранить последние недостатки и обнаруженные нюансы;
• 27.01 – провести официальное мероприятие открытия магазина;
• 28.01 – вернуть или переместить группу запуска торговых точек на следующий объект.

Рис. 4. Детальная модель открытия магазина. Блок (H)

Сложно выполнить детальный алгоритм, но именно педантичный подход повышает вероятность успеха начинания. Детальность, кажущаяся излишней, необходима для обеспечения параллелизма активностей – вы же не в одиночку решили открывать торговое помещение?

Чтобы отслеживать работу исполнителей, рекомендую завести локальную таблицу в Excel или облачную в Spreadsheets формате:

• № временного слота – у нас их 28;
• Задача – формулировка каждого из 161 поручения;
• Исполнитель-роль – позиция или должность;
• Исполнитель-фамилия – конкретный человек, принимающий задачу в работу;
• Постановщик поручения, он же – приемщик работ;
• Период действия – два поля: даты начала исполнения и ожидаемой отчетности;
• Номера предыдущих этапов – активности, необходимые для запуска работы;
• Номера последующих этапов – активности, которые будут разблокированы выполнением задачи;
• Вход – что должно быть выполнено перед выполнением шага;
• Выход – результат исполнения активности;
• Принять задачу – способ проверки выполнения задачи постановщиком (сообщить устно или дождаться инспекции);
• Чек-лист – перечень показателей, подлежащих контролю при проверке;
• Риски – вероятности наступления неблагоприятных событий и способы их митигации;
• Комментарий – что следует учесть в практической работе для дальнейшего совершенствования планирования и исполнения текущего шага и алгоритма целиком.

Открытие первого магазина – процесс волнительный, но распахивание дверей очередной торговой точки уже не вызывает прежнего щенячьего восторга. Исполнители обучены, подрядчики проверены, подводные камни известны – прочувствованы нутром. Тревожную мнительность сменяет понимание важности контроля, а стремление к совершенству трансформируется в страсть к операционной эффективности. Теперь вы знаете выстраданный алгоритм, по которому мы открыли полсотни магазинов, прежде чем посмели предложить на всеобщее обозрение.