Централизация и автоматизация процессов по применению ККТ: кейс «Газпром нефть»

Одним из основных нововведений стала централизованная передача сведений о продажах в ФНС в режиме онлайн. Все данные теперь хранятся на фискальном накопителе (ФН), установленном в кассе. Кроме этого, законом установлен новый участник процесса – оператор фискальных данных (ОФД). Оператор выступает в качестве посредника между организацией и ФНС и выполняет функции приема, хранения, обработки и последующей передачи фискальных данных в ФНС. Также новым законом введено понятие «электронный чек». ОФД предоставляет инструменты для отправки чека покупателю в электронном виде посредством электронной почты или SMS.

До перехода на онлайн-режим регламентные работы по обслуживанию ККТ осуществляли лицензированные центры технического обслуживания (ЦТО). Контроль полноты и корректности фискальных данных осуществлялся сотрудниками ФНС при перерегистрации кассы, которую инженеры ЦТО самостоятельно отвозили в ФНС для проведения сверки. Процесс сверки не был автоматизирован и ограничивался визуальным сравнением данных из журнала кассира-операциониста и данных с ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная), а гарантией того, что данные не были фальсифицированы, служила неповрежденная голограмма или марка-пломба.

Новые изменения Федерального закона позволили бизнесу отказаться от договоров с ЦТО и самостоятельно организовать процесс обслуживания ККТ.

Перевод фискальных данных в цифровую среду минимизирует риски некорректного применения ККТ и нарушения фискального законодательства, а также позволяет сократить издержки на техническое обслуживание касс.

Изменение фискального законодательства также повлияло на процессы компании. Функции ведения бухгалтерского и налогового учета компании выведены в ОЦО – «Газпромнефть Бизнес-сервис» (ГПН БС). Казначейская функция также централизована и осуществляется отдельным подразделением ГПН БС – Единым расчетным центром (ЕРЦ). До перехода на новый формат применения ККТ, ЕРЦ уже выполнял функционал, связанный с ведением расчетно-кассовых операций. Логичным решением стала организация нового бизнес-процесса по сопровождению ККТ в ЕРЦ.

На начальном этапе реформы изменения коснулись розничного бизнеса, поэтому более 1200 автозаправочных станций компании были приняты на обслуживание в ОЦО в первую очередь. Для поэтапного перехода на онлайн-кассы был разработан пошаговый план, включивший в себя создание тестовой среды для моделирования всех потенциально возможных ситуаций и мероприятий по их предотвращению.

Моделирование позволило:

• Подготовить план-график перехода на новый формат применения касс;
• Сформировать требования к оборудованию;
• Осуществить необходимые доработки автоматизированной системы управления АЗС;
• Реализовать инструменты централизованного управления и поддержки процессов по обслуживанию ККТ всей сети АЗС.

По результатам реализации необходимых доработок и проведения нагрузочных тестов информационных систем было принято решение о переходе в опытно-промышленную эксплуатацию. На этом этапе проработаны возможные сценарии приема оплаты и последующее отражение движения денежных средств в учете.

В результате проведенных мероприятий были пересмотрены алгоритмы обмена данными между системой управления АЗС и ККТ, а также реализованы инструменты контроля корректности передаваемых в ОФД данных. В феврале 2017 года, в рамках опытно-промышленной эксплуатации, на АЗС началось применение первых онлайн-касс. К июлю 2017 года все 2,5 тысячи касс сети АЗС компании передавали фискальные данные в ФНС по новым правилам.

Следующей важной целью для ГПН БС в части сопровождения ККТ стал переход от функционала по соблюдению требований 54-ФЗ к созданию автономной системы обслуживания касс, которая позволит перенести фокус внимания с задачи недопущения нарушений законодательства на оптимизацию и развитие процессов применения ККТ. В качестве инструмента для достижения цели выбран сформировавшийся в ЕРЦ центр экспертизы. С помощью имеющихся ресурсов и накопленных компетенций ЕРЦ занимается оптимизацией и унификацией существующих процессов, а также новыми проектами, направленными на:

• Разработку собственных решений;
• Обеспечение качества данных;
• Развитие рабочих ресурсов.

Очередные изменения 54-ФЗ обязали организации, в деятельности которых присутствуют операции реализации товаров, работ и услуг физическим лицам, применять кассы с 1 июля 2019 года. Данное требование распространяется на все способы и формы оплаты при реализации физическим лицам.

Центр экспертизы ГПН БС проанализировал изменения законодательства с учетом специфики хозяйственной деятельности дочерних обществ группы компаний. В результате был выработан единый подход по применению и обслуживанию ККТ, предполагающий централизацию функционала в ОЦО.

Применение онлайн-касс – новый бизнес-процесс для организаций, профильным направлением деятельности которых не является розничная торговля. Реализация единого подхода началась с информирования дочерних обществ о новом порядке учета операций реализации. По результатам коммуникационных встреч утвердили целевую схему по приобретению и  сопровождению техники, а также по формированию чеков. Можно выделить основные направления, без проработки которых реализация целевой схемы была бы невозможна:

• Подготовка методологической и договорной базы;
• Организация и проведение централизованных закупочных процедур по выбору поставщика техники и услуг ОФД;
• Организация инфраструктуры в соответствии с требованиями по безопасности;
• Доработка учетных систем с целью получения информации, необходимой для формирования чека;
• Подготовка операционных инструкций, наем и обучение персонала. 

На данный момент операции реализации присутствуют в деятельности более чем трети всех дочерних обществ компании. Определив периметр дочерних обществ, специфику всех используемых учетных систем, а также объем трудозатрат, ЕРЦ приступил к оптимизации бизнес-процессов. Команда экспертов пришла к выводу о том, что формирование фискальных чеков может осуществляться в автоматическом режиме.

Первым шагом стала настройка экспорта данных из всех используемых учетных систем для дальнейшей унификации информации. После обеспечения необходимого качества данных остается реализовать механизм автоматического формирования чеков. Подобный механизм может осуществляться различными способами. В качестве целевого решения выбрана модель создания кассового комплекса, который обрабатывает импортированную из учетных систем информацию и на ее основании формирует фискальные чеки. Такая модель исключает человеческий фактор, так как все процессы выполняются информационными системами, а участие человека необходимо только для поддержания исправности этих систем и мониторинга корректности информации.

Резюмируя итоги работы, можно утверждать, что бизнес-процессы группы компаний «Газпром нефть» по применению ККТ полностью адаптированы под требования законодательства.

Центр экспертизы оперативно реагирует на изменения внешней среды и предлагает оптимальные решения для интеграции изменений в текущую хозяйственную деятельность.