Как нанять сотрудника за 15 минут: автоматизированный массовый рекрутинг в ритейле

Л. Бодягина: В первую очередь это связано с большим количеством соискателей на массовые позиции, большая часть которых – продавцы магазинов. Плюс есть ежемесячная ротация. У одних сетей значительная текучесть кадров, у кого-то она едва доходит до 50%. Но так или иначе необходимо закрывать все эти вакансии достаточно быстро. Мы не можем себе позволить рассматривать кандидата в течение десяти дней или двух недель – для ритейла это неприемлемо. С гостем нужно работать ежедневно: обслуживать на кассе, выкладывать товар на полку, консультировать в зале. Так что одна из основных потребностей ритейла – получить хороший трафик, то есть поток кандидатов, которые потенциально могли бы работать в нашей сети.

Л. Бодягина: Для каждой должности существуют свои требования: где-то необходимы специальные знания либо навыки, которые выявляются в процессе тестирования, а иногда можно обойтись лишь интервью. Раньше из-за внутренних процессов, в том числе связанных с особенностями ИТ-решения, нам требовалось больше времени на работу с кандидатами. Например, согласование соискателей могло занимать несколько дней. Соответственно прием сдвигался. Кандидат мог прийти к нам, например, сегодня, а реально приступить к работе – через две недели, после всех процедур, что осложняет работу. Пандемия, безусловно, изменила практику приема. С одной стороны, вырос поток кандидатов, с другой – возникли новые варианты временного трудоустройства, которое мы предлагаем тем, кто остался без работы в других компаниях. Ситуация последних месяцев загнала нас в жесткие рамки, когда собеседования и тестирования мы должны были проводить онлайн. И мы интегрировали технологии работы с кандидатами в автоматизированную систему массового подбора – Skillaz. В результате за время карантина мы приняли и обработали данные гораздо большего числа соискателей, чем обычно. Был повышенный спрос, но и более высокая интенсивность труда. И мы трудоустроили, в том числе по срочным договорам, большее количество людей. Также у нас сократилось время закрытия вакансий. А этот фактор в ритейле – ключевой показатель для компании. Он говорит о том, насколько быстро могут комплектоваться магазины, а значит, розница готова к приему и обслуживанию гостей.

Раньше у нас случались потери кандидатов на этапе согласования, так как не все были готовы ждать по две недели, прежде чем их примут на работу. При этом не всегда была налажена качественная коммуникация между потенциальным сотрудником и работодателем. Все эти сложности помогла устранить технология Skillaz, на которую мы перевели массовый подбор персонала магазинов. Также в августе подобным образом был автоматизирован подбор в логистический блок. Всё это в целом повышает эффективность бизнеса.

Л. Бодягина: Мы смогли существенно увеличить скорость всех процессов, а за счет этого выросла конверсия трафика. Также у нас сократилась скорость закрытия вакансий. В среднем мы закрываем позицию за 3–4 дня, при этом обращу внимание на то, что 34% кандидатов у нас трудоустраиваются в день обращения. Есть позиции, не требующие очень серьезной подготовки либо предусматривающие подготовку уже на рабочем месте. Это касается, например, стартовой позиции продавца. Кандидат приходит в магазин, и если он по всем параметрам проходит, то уже к концу дня может быть трудоустроен. Раньше такое точно было невозможно. Ведь некоторые процедуры приходилось делать в ручном режиме, на что иногда уходило по нескольку дней. Сегодня системами автоматического подбора пользуются директора магазинов, а их более 16 тысяч человек. Если система настолько дружелюбна, что руководителю нанимающего подразделения комфортно с ней работать, не это ли самый главный залог успеха? Нам не нужно держать целый штат поддержки HR-процессов. Например, сейчас все процедуры по внесению данных занимают порядка 15 минут. То есть через четверть часа работник уже может приступить к своим обязанностям.

Л. Бодягина: Мы не сокращали количество персонала в магазинах и не планируем этого делать. Потому что для нас важно сохранять уровень и качество сервиса для наших гостей. При этом количество сотрудников в наших магазинах всегда планировалось исходя из реальной нагрузки. В период карантина у нас действительно была очень интенсивная работа, ведь и поток покупателей был существенно выше. Так что пришлось дополнительно нанимать сотрудников на этот период.

Я. Третьяков: «Пятёрочка» – одна из крупнейших сетей в России. Для того чтобы эффективно справиться с задачами найма, мы должны были выстроить конвейер по обработке всех данных процесса. И каждая часть его должна быть максимально устойчива и доступна в любой момент времени. Иначе весь процесс рискует оказаться под угрозой.

Кейс с «Пятёрочкой» стал для нас самым комплексным с точки зрения охвата всего процесса подбора: начиная с планирования подбора, формирования заявки на подбор и заканчивая процедурой приема. Мы интегрированы с системой кадрового учета компании, позволяющей получить информацию о том, сколько нам нужно людей набирать. У «Пятёрочки» есть карьерный портал для размещения вакансий и сбора отклика кандидатов. Кроме того, есть интеграция с системами, которые позволяют максимально быстро производить проверочные процедуры.

Технологически мы проработали эти интеграции совместно с коллегами из «Пятёрочки». В их основе используется так называемая архитектура микросервисов, которая позволяет нам в оперативном режиме развивать и оптимизировать эту интеграцию. Плюс – осуществлять за ней постоянный мониторинг.

Кроме того, мы используем в проекте наши платформенные интеграции, которые применяются с федеральными ресурсами по размещению вакансий и по сбору откликов на них: HeadHunter, Superjob, «Зарплата.ру». В ближайшее время будем подключать «Работа.ру» и «Авито». Затем мы используем интеграцию с провайдерами оценочных процедур. В целом Skillaz реализован таким образом, что любая современная технологическая платформа может быть подключена к системе в короткие сроки.

Я. Третьяков: Весь проект, начиная с пилота, заканчивая тиражированием в магазинах «Пятёрочки» по всей стране, занял 11 месяцев, разработка всего решения – порядка 3–4 месяцев. Старт проекта начался с трехмесячного пилота, затем мы приступили к «раскатке» по всей территории страны.

Я. Третьяков: Да, безусловно. Мы получили огромный опыт в ходе реализации совместного проекта с коллегами из «Пятёрочки», и хочется выразить им свою благодарность. Это действительно уникальный опыт, как на рынке ритейла, так и в целом на рынке трудоустройства, который можно пройти только совместно с клиентом.

Л. Бодягина: Прежде всего я хотела бы отметить, что подобные проекты требуют наличия сильной и самостоятельной команды со стороны заказчика. Сегодня у нас массовый подбор развивается уже с помощью владельца продукта, который полностью управляет процессом: развивает его и совершенствует.

Л. Бодягина: На распределительных центрах также есть персонал, который занимается различными операциями, связанными с погрузкой, разгрузкой, складированием, отправкой товаров, которые поступают в магазины. По­этому в этой сфере также необходим массовый подбор, т. к. численность сотрудников большая, и мы также переводим эти процессы на платформу Skillaz.

Л. Бодягина: Мы видим, что в последнее время очень сильно изменилось отношение соискателей к бренду «Пятёрочки» как к работодателю. Люди охотно откликаются на предложение работать у нас, отдавая предпочтение именно нашей сети по сравнению с другими магазинами. Снижается текучесть кадров, это означает, что люди все чаще и чаще выбирают «Пятёрочку» в качестве комфортного места работы. Что мы делаем для того, чтобы соискатели выбирали нас и затем оставались в компании? В этом смысле у нас произошла достаточно серьезная трансформация. Окрепла корпоративная культура, улучшились условия для наших сотрудников. Меняются сами магазины, среда внутри компании становится более комфортной, более доброжелательной. Мы реализуем много проектов в данном направлении, появляются комнаты психологической разгрузки, например. Кроме того, у нас много программ, которые позволяют сотрудникам участвовать в разного рода активностях, реализовывать себя. Я имею в виду спортивные и интеллектуальные мероприятия, конкурсы, где можно продемонстрировать свой профессионализм, выиграть, получить признание. Также у нас реализуется большой проект по обучению персонала. 200 тысяч сотрудников периодически проходят обязательное обучение. Есть программы по сервису, обучению новым процессам, оказанию новых видов услуг. При этом каждому сотруднику, каждому продавцу нужно предоставить курс обучения, чтобы он смог с ним ознакомиться. В условиях ограниченности по времени мы решили делать это через мобильное приложение. Работаем над системой оплаты труда, чтобы она стала более понятной и прозрачной для сотрудников. Это повышает привлекательность компании в глазах соискателей. Особенно для человека, который приходит на позицию с не самой высокой зарплатой, для него важно понимать, сколько он заработает.

Я. Третьяков: Совершенно верно. В ходе конвейерного отбора кандидатов есть несколько этапов, когда операторам и рекрутерам система дает подсказки, как эффективнее обрабатывать поток. Для кандидатов подбираются более удобные с точки зрения транспортной доступности магазины, в которых они будут работать. Здесь же мы анализируем вещи, связанные с категорией магазина. Есть магазины, которые комплектуются заранее, до открытия, персонал нужно еще обучить. Есть проблема магазинов, где низкая укомплектованность. И алгоритм сам понимает, на какую вакансию в данный момент подходит тот или иной кандидат. Более горящие вакансии закрываются в приоритетном порядке, что дает компании конкретное преимущество.