Из смартфона — в кассу: чем выгодны расшаривание кассы и мобильный кассир?

Смартфоны и планшеты можно использовать как кассу. Достаточно лишь установить кассовое приложение и расшарить уже имеющуюся у вас кассу или арендовать облачную. Всё! Можно «пробивать» где угодно: на дому у клиента, в торговом зале, за ресторанным столиком.

Что такое «мобильный кассир» и как можно «расшарить» кассу?

Мобильный кассир - опция в кассовых приложениях для мобильных устройств, которая позволяет удалённо формировать чеки и передавать их на облачную кассу для фискализации. Эту опцию могут использовать «мобильные» сотрудники — те, кто работают в зале или на выезде.

Расшаривание кассы - опция, которая делает стационарную кассу облачной. То есть касса, установленная на рабочем месте кассира, может пробивать одновременно и обычные чеки, и чеки, которые сотрудники сформировали удалённо с помощью приложения с мобильным кассиром на планшете, смартфоне или смарт-кассе. Все данные будут передаваться ОФД и в ФНС.

Если кассир пробивает товары на кассе, а консультант в то же время принял оплату в торговом зале и отправил чек на стационарную кассу, сбоя не будет. Касса по очереди пробьет два чека.

У вас нет стационарной кассы? Её можно арендовать. Кассовый аппарат с фискальным накопителем будет стоять в офисе арендатора, а вы сможете принимать платежи и пробивать чеки где угодно с помощью смартфона. Оплата будет фискализироваться на удалённой кассе арендатора.

Использование смартфона вместо ККТ. Что говорит закон?

Используя удалённую мобильную кассу, закон вы не нарушите. Вот, что сказано об этом в 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники»:

· п. 2 ст. 1.2: электронный чек приравнивается к бумажному. То есть печатать чеки необязательно. Главное — сформировать электронный чек и предоставить к нему доступ через QR-код, email или смс.

· п. 5.6 ст. 1.2: чеки разрешается пробивать вне магазина с установленной кассой. Где бы ни осуществлялся расчёт, вы можете прямо на месте сформировать и распечатать бумажный чек или отправить его электронную версию на email или в смс. Это актуально при разносной и дистанционной (онлайн) торговле, а также при расчёте по месту оказания услуги.

Кстати, в конце 2019 года разработчик кассового программного обеспечения БИФИТ Касса направил официальный запрос департаменту налоговой и таможенной политики Минфина с просьбой дать разъяснения о применении удалённой кассы для выездных сотрудников. В ведомстве подтвердили, что ИП и организации вправе применять кассу, расположенную вне места совершения расчётов. При этом необходимо в момент расчёта выдать или отправить клиенту чек одним из перечисленных ниже способов.

Четыре способа выдачи чека клиенту

54-ФЗ обязывает всех выездных сотрудников выдавать клиентам кассовый чек одним из следующих способов:

1. печатать бумажный чек с фискальными признаками, предусмотренными 54-ФЗ;

2. отправлять электронную версию чека по SMS или на email, предоставленные клиентом до момента расчета;

3. демонстрировать на смартфоне, планшете или кассе QR-код с фискальными признаками;

4. печать нефискальный документ со ссылкой, по которой будет сформирован чек.

Последний способ особенно актуален, если нет постоянного доступа к интернету. В таком случае необходимо выдать клиенту чек со ссылкой или QR-кодом. По ссылке он сможет перейти на сайт налоговой и посмотреть фискальный чек.

Применение опции «Мобильный кассир» в рознице

Вспомните любой популярный магазин одежды в выходной день. Сначала клиенты стоят в очереди в примерочную, потом — к кассе. Мотивация ждать свободную примерочную есть, ведь хочется посмотреть, как будут сидеть выбранные джинсы. А вот стоять в очереди на оплату не так интригующе, поэтому клиенты могут заскучать, устать, 10 раз передумать и вовсе отказаться от покупки.

Решение: установить на смартфоны консультантов приложение с опцией «Мобильный кассир» и подключить их к расшаренной кассе.

Большинство мобильных кассовых приложений выполняют все стандартные функции по 54-ФЗ: формирование чеков прихода/расхода/возврата/коррекции/внесения/выплаты, расчёт сдачи и скидок, поддержка бонусных программ и карт лояльности, приём смешанной оплаты (наличные+безналичные).

Используя приложение, консультанты смогут принять оплату прямо в торговом зале. Камера мобильного устройства заменит сканер штрихкодов. Чеки будут фискализированы на удалённой кассе на прилавке. Их можно будет распечатать на месте с помощью принтера чеков или направить в электронной версии на email или в SMS.

Расшаривание кассы для общественного транспорта

С 1 октября 2020 года обязательно применение ККТ при приёме оплаты за проезд в транспорте.

Покупать каждому водителю кассу невыгодно для небольшого авто- или таксопарка.

Гораздо дешевле приобрести одну стационарную кассу на автопарк и расшарить её, а на смартфоны водителей установить кассовое приложение. Как отмечено выше, это разрешено по закону. Чеки в таком случае можно выдавать любым из четырёх способов. Для печати билетов можно использовать принтер чеков или фискальный регистратор. Их стоимость значительно ниже стоимости кассы. Используя смартфон с принтером чеков/фискальным регистратором, возможно принимать как наличную, так и безналичную оплату.

Однако пробивать социальные карты или проездные билеты не получится. В таком случае выгоднее купить смарт-терминал и установить ПО, необходимое для работы с транспортными картами.

Удалённая касса для служб доставки

Чеки разрешено формировать по месту расчёта, поэтому курьеры могут принимать платежи прямо в месте передачи заказа.

Достаточно одной расшаренной кассы в офисе. При этом на смартфонах всех курьеров должно быть установлено кассовое приложение.

На рынке кассового ПО много приложений специально для курьеров. С помощью них можно не просто принимать платежи и формировать чеки, но и отслеживать информацию о заказах. Диспетчеру не нужно созваниваться с курьерами — все новые заказы отображаются в программе на смартфоне.

Ещё один плюс: использование смартфона вместо кассы экономит пространство в пункте выдачи. Если арендовать облачную кассу и заменить всё оборудование на планшет или смартфон с кассовой программой, то можно не покупать громоздкое железо: моноблок, кассовый аппарат, чековый принтер.

Каким ещё бизнесам выгодна удалённая фискализация?

Использование расшаренной ККТ актуально для интернет-магазинов — можно арендовать облачную кассу и фискализировать чеки через неё.

Пригодятся удалённые кассы и выездным сотрудникам служб ЖКХ. Они смогут вносить показатели счётчиков в приложение, формировать чеки и сразу же передавать их ОФД и в ФНС.

Мобильные кассиры незаменимы для общепита — то, что официанты смогут использовать все опции кассы прямо у столика клиента, ускорит обслуживание при большом наплыве посетителей.

В целом, расшаривание ККТ и использование кассовых приложений на мобильных устройствах выгодно бизнесу — это сэкономит пространство заведения, деньги предпринимателя и время клиентов.