Кейс БКК «Коломенский»: как логистика влияет на бизнес и клиентский сервис

Булочно-кондитерский холдинг «Коломенский» снабжает хлебом более 8 тыс. магазинов Москвы и области. За день в компании производят 400 тонн хлебобулочных изделий и 40 тонн кондитерских изделий, а месячная выручка компании достигает более миллиарда рублей.

О том, как с помощью технологий Яндекс.Маршрутизации в компании сохранили прямой контакт с клиентами, обеспечили сервис и при этом сократили логистические издержки, рассказывает Ольга Голованова, директор по логистике и закупкам БКК «Коломенский».

Главный критерий качества – свежий хлеб в магазинах

Для доставки мы используем транспортные компании и 3PL-операторов, но хотим держать основные процессы под контролем, вне зависимости от того, чьими силами осуществляются сами перевозки. Поэтому мы оставили на себе ключевые процессы построения маршрутов и контроля за их выполнением, тогда как подрядчики работают по четким инструкциям с нашей стороны.

На рынке скоропортящейся продукции очень строгие требования к своевременному прибытию продукции к ритейлеру. 70% хлеба продается в первой половине дня, и покупатели любят максимально свежие батоны, булки и буханки. Чтобы хлеб попал на полки вовремя, при построении маршрута мы должны очень четко знать и соблюдать временные окна той или иной торговой точки.

Фактически весь хлеб мы должны развести еще до обеда. Это рождает свою логистическую специфику – значительная часть доставок осуществляется ночью и ранним утром, чтобы к открытию магазина хлеб уже лежал на полках. Для этого нам нужно учитывать как время готовности хлеба, так и время приемных окон у магазинов.

Поэтому при оптимизации логистических процессов, мы, в первую очередь, навели порядок в наших клиентских данных: договорились о том, как информация о режиме работы магазинов будет актуализироваться и храниться, как с ней должны работать менеджеры коммерческого отдела. Это позволило нам при планировании маршрутов использовать самые актуальные данные, не боясь, что в них может закрасться ошибка.

Переход на динамическое планирование

Изначально мы пользовались привычной для многих производителей схемой планирования по зонам. Город был поделен на географические районы, за каждой из которых закреплялись отдельные машины – все точки в каждом районе должны были обслуживаться только ими. Плюс этой схемы в том, что водители могут использовать наработанную привычку работы в конкретном районе. Но у планирования по зонам планирования есть и минусы.

Такая схема не учитывает спрос, который меняется изо дня в день, что ведет к неоптимальному использованию ресурсов. Помимо этого, водители могут уходить на больничный, в отпуск или увольняться. Тогда преимущество в водительской экспертизе теряется, так как новому водителю нужно время на то, чтобы изучить район и познакомиться с клиентами.

Для того чтобы эффективно использовать ресурсы, мы перешли на динамическую систему планирования маршрутов, но постарались сохранить экспертизу водителей. Новая система получила название «макросекторов с гибкими границами». Вот как это работает.

Суть макросекторов в том, что они очень похожи на обычные зоны доставки, только гораздо больше по размеру. Это дает возможность для оптимизации с помощью алгоритмов автоматического планирования маршрутов. В рамках макросектора алгоритм подбирает необходимое количество водителей, исходя из текущего спроса. В первую очередь мы назначаем на маршруты тех водителей, кто уже хорошо знаком с районами текущей зоны.

Еще одной особенностью новой схемы являются гибкие границы секторов – это позволяет оптимально распределять заказы, которые находятся рядом с границами зон. Алгоритм может распределить их на машины, обслуживающие как зону А, так и зону Б, все будет зависеть от оптимальности полученных маршрутов.

Новая схема позволила пересмотреть договоренности с подрядчиками и перейти на более справедливую систему оплаты, которая зависит от реального использования машин. Помимо этого, она позволила нам отказаться от резервных машин и повысить утилизацию транспорта. В результате увеличения количества точек в одном маршруте мы прогнозируем снижение транспортных затрат на 7%.

Сервис = прозрачность поставок

Помимо Москвы, мы осуществляем доставку и в других городах ЦФО. Ежедневно на линии работают 500 машин, которые обслуживают более десяти тысяч торговых точек. Коммуникация с ними – сама по себе важная и непростая задача, в которую входят решение спорных ситуаций и оперативное информирование о времени прибытия поставки и об изменениях. На решение таких вопросов уходит до 20% времени работы коммерческой службы.

Чем дальше мы от основного склада, тем большую важность приобретает прозрачность, которая позволяет решать вопросы о времени прибытия на торговую точку и контролировать выполнение маршрутов водителями.

Для создания прозрачной системы с ритейлерами мы ведем активную работу по внедрению мониторинга. Каждый водитель будет пользоваться мобильным приложением, где он должен будет изменять статус доставки по мере выполнения маршрута. Логист на своем рабочем месте будет видеть процесс прохождения маршрутов от всех машин в режиме реального времени.

Такая автоматизация уже доказывает свою эффективность в части сокращения времени на решение вопросов по взаимодействию. После того как мониторинг будет внедрен, мы рассчитываем, что на решение подобных логистических вопросов специалисты будут тратить не более 5% своего времени.

Промежуточные результаты

1) Благодаря актуализации клиентских карт, перехода на новую схему планирования и изменения тарификации с подрядчиками мы ожидаем экономии около 7% от логистических затрат;

2) Работаем над введением полноценного мониторинга, который должен сократить временные затраты коммерческого отдела на решение вопросов взаимодействия с 20 до 5%;