Xerox возьмет на себя обработку бухгалтерских документов X5 Retail Group

Компания Xerox сообщает о подписании аутсорсингового контракта с X5 Retail Group, в рамках которого Xerox будет предоставлять X5 Retail Group услуги по обработке первичных бухгалтерских документов (FAS, Financial and Accounting Services). Внедрение услуги позволит крупнейшему в России ритейлеру существенно снизить трудозатраты на проведение платежей поставщикам, а также обеспечить высокий уровень прозрачности и управляемости процесса, достигаемый в результате учета каждого документа с момента его получения и на всех этапах его обработки.

Высокая конкуренция на рынке ритейла вынуждает его игроков постоянно искать пути повышения эффективности и снижения издержек. Так, в рамках стратегии перевода на аутсорсинг непрофильных направлений деятельности компания X5 Retail Group N.V в конце 2011г. объявила конкурс на оказание услуг по обработке бухгалтерской документации. Его победителем стала компания Xerox, которая представила наиболее проработанное и аргументированное предложение.

Обработка постоянно растущего потока документов требует не только значительных человеческих ресурсов и управленческих усилий по совершенствованию рабочих процессов, но и серьезных инвестиций в технологии автоматизации. Уже сейчас в X5 Retail Group поступает более 1 млн товарных счетов-фактур в месяц от поставщиков со всей территории Российской Федерации. При этом ввод и проверка данных выполняются персоналом бухгалтерии вручную. Услуги Xerox по обработке первичных бухгалтерских документов дадут возможность X5 Retail Group сосредоточить усилия на основном бизнесе, а инвестиции использовать для развития компании.

В рамках соглашения, рассчитанного на пять лет, Xerox организует процессинговый центр в Нижнем Новгороде. Новый процесс, внедряемый специалистами Xerox, позволит сократить время обработки, а также снизить нагрузку на сотрудников бухгалтерии, которым останется только та часть работы, которая требует профессиональных навыков, например, подготовка и оформление документов поставщиками. Весь поток бумажных счетов-фактур, поступающих в процессинговый центр Xerox, будет переводиться в электронный вид. Извлеченные в процессе автоматического распознавания данные будут проверяться на соответствие бизнес-правилам, ранее заключенным контрактам и сверяться с существующими заказами на поставку продукции. Прошедшие проверку данные будут передаваться в ERP-систему для дальнейшей оплаты, а образы отсканированных документов помещаться в электронное хранилище, что обеспечит сотрудникам бухгалтерии мгновенный доступ к ним непосредственно из приложений SAP.